Дата актуализации: 22 мая 2026 г.

В современных условиях организации часто сталкиваются с необходимостью замещать сотрудника, уходящего в отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком или по болезни. Приём временного работника оформляется срочным трудовым договором, а информация о таком приёме должна быть отражена в трудовой книжке (или в электронном трудовом книжке – ЭТК). Ниже подробно рассмотрен порядок внесения записи, нормативная база, образцы документов и типичные ошибки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1, 59, 72).
• Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями на 2026 г.).
• Постановление Правительства РФ от № 2025 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
• Разъяснения Роструда и КонсультантПлюс (готовые решения 2024‑2026 гг.).

Согласно ст. 66 ТК РФ, запись о приёме на работу вносится в день фактического допуска сотрудника к исполнению трудовых обязанностей. Если работа носит временный характер (на период отсутствия основного работника), запись делается точно так же, но в графе «Примечание» указывается срочность договора и период замещения.

Когда запись обязательна?

Запись в трудовой книжке (или ЭТК) делается в следующих случаях:

• Приём на работу по срочному трудовому договору на период отпуска по беременности и родам основного работника.
• Приём на время отпуска по уходу за ребёнком (до 1,5 лет или до 3 лет в зависимости от законодательства).
• Замещение сотрудника, находящегося на больничном листе более 5 рабочих дней (по разъяснениям Роструда, если отсутствие менее 5 дней – запись не требуется).
• Иные случаи временного замещения, предусмотренные внутренними локальными актами организации.

Если работник принимается на работу по договору гражданско‑правового характера (например, договор подряда), запись в трудовой книжке не вносится.

Порядок внесения записи

Шаги оформления

1. Оформление заявления о приёме на работу (заполняет кандидат).
2. Издание приказа о приёме на работу по срочному трудовому договору (форма Т‑1 или Т‑1а).
• срок действия договора (например, «с по »);
• условия, что работа выполняется в качестве замещения сотрудника ФИО, находящегося в отпуске по беременности и родам/по уходу за ребёнком;
• должность, оклад, режим работы.
3. Ознакомление работника с приказом и договором под подпись.
4. Внесение записи в трудовую книжку (или ЭТК) в день выхода на работу.

Что указывается в трудовой книжке

Заполняется раздел «Сведения о работе». Пример заполнения:

В электронной трудовой книжке (ЭТК) поля заполняются аналогично, но в системе указывается тип записи «Приём на работу» и выбирается причина «Временное замещение».

Образцы документов

Заявление о приёме на работу

Заявление
Я, Петров Иван Сергеевич, паспорт 45 06 123456, проживающий: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 25,
прошу принять меня на работу в ООО «Альфа‑Тех» на должность бухгалтера‑ассистента
по срочному трудовому договору на период отпуска по беременности и родам основного работника
с по .

Приказ о приёме на работу (форма Т‑1)

ПРИКАЗ
№ 45г. Москва

О приёме на работу

В соответствии с заявлением Петрова И.С. от и срочным трудовым договором № 12/2026
приказываю:

Принять Петрова Ивана Сергеевича на работу в ООО «Альфа‑Тех» на должность бухгалтера‑ассистента.
Установить испытательный срок – 1 месяц.
Оклад – 45 000 руб. в месяц.
Срок действия трудового договора – с по (замещение сотрудника Ивановой И.И.,
 находящейся в отпуске по беременности и родам).
Отдел кадров обеспечить оформление трудовой книжки (ЭТК) и внесение записи о приёме.

Директор: ______________ /Смирнов А.В./

Запись в трудовой книжке (образец)

Трудовая книжка, раздел «Сведения о работе»

 ООО «Альфа‑Тех» Бухгалтер‑ассистент
 Срочный трудовой договор (на период отпуска по беременности и родам основного работника)
 Приказ № 45 от 
 Замещение Ивановой И.И., отпуск по беременности и родам с по 

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек в электронном виде является обязательным для большинства организаций. При внесении записи о временном приёме:

• В системе выбирается тип события «Приём на работу».
• Указывается причина «Временное замещение (отпуск основного работника)».
• В поле «Комментарий» прописывается срок замещения и ФИО замещаемого сотрудника.
• После окончания срока договора вносится запись об увольнении (или переводе) с указанием причины «Окончание срочного трудового договора».

Ошибки в ЭТК исправляются путём создания корректирующей записи с указанием даты исправления и ссылки на первоначальную запись.

Ответственность за ошибки

Нарушение порядка ведения трудовых книжек (включая ЭТК) влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.
• Штраф для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, неправильная запись может привести к спорам при подтверждении стажа работы, расчёту пособий и пенсионных прав.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если работник принимается на срок менее 5 дней?

По разъяснениям Роструда, если фактическое отсутствие основного работника менее 5 рабочих дней, запись в трудовой книжке не требуется. Однако многие организации всё же вносят запись для внутреннего учёта.

Можно ли оформить приём на работу по договору ГПХ и внести запись в трудовую книжку?

Нет. Договоры гражданско‑правового характера (подряд, авторский заказ и т.д.) не порождают трудовых отношений, поэтому запись в трудовой книжке не делается.

Как оформить запись, если срок замещения продлён?

При продлении срочного трудового договора издаётся дополнительное соглашение и новый приказ. В трудовой книжке вносится дополнительная запись с указанием нового периода действия договора и ссылки на дополнительное соглашение.

Нужно ли ставить печать при внесении записи в бумажную трудовую книжку?

Да. Согласно Приказу Минтруда № 320н, каждая запись завершается подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Как быть, если организация ведёт только ЭТК?

Запись вносится непосредственно в информационную систему, отвечающую за ведение электронных трудовых книжек. Печать не ставится, но требуется электронная подпись уполномоченного лица.

Запись в трудовой книжке при приёме на работу на время отсутствия основного работника оформляется по общим правилам, но требует особого внимания к указанию срочности договора и причины замещения. Соблюдение порядка внесения записи, правильное оформление приказа и трудового договора, а также своевременное внесение данных в электронную трудовую книжку помогут избежать штрафов и обеспечат правовую защиту как работника, так и работодателя.

Для удобства рекомендуется иметь шаблоны заявления, приказа и трудового договора, а также инструкцию для кадровой службы по внесению записей в бумажную и электронную формы трудовых книжек.