Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), в 2025‑2026 гг. многие организации продолжают вести бумажные варианты, а также вносят сведения о работе по различным видам договоров (трудовому, срочному, гражданско‑правовому). В данной статье подробно рассмотрен порядок внесения записей о работе по договору, нормативные основания, практические примеры и рекомендации по оформлению как в бумажной, так и в электронной форме.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66 (ведение трудовой книжки), ст. 66.1 (электронная трудовая книжка), ст. 77 (основания прекращения трудового договора).
Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» – определяет, что с  г. трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу, не оформляются; все сведения формируются исключительно в электронном виде.
Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – содержит подробные правила внесения записей, включая формулировки и порядковые номера.
Постановление Правительства РФ от № 1845 – с  г. в электронную трудовую книжку вносятся сведения о некоторых гражданско‑правовых договорах (ГПХ), если они соответствуют критериям, установленным нормативным актом.

Когда требуется внесение записи о работе по договору?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

При приёме на работу по трудовому договору (срочному или бессрочному) – указываются дата приёма, наименование организации, должность, вид договора (срочный/бессрочный) и его срок (если срочный).
При переводе внутри организации – фиксируется новая должность, структурное подразделение и дата перевода.
При увольнении – указывается основание прекращения трудового договора (по статье 77 ТК РФ) и дата увольнения.
При совместительстве (внешнее или внутреннее) – запись делается в отдельном разделе «Сведения о работе» с пометкой «совместитель».
При работе по гражданско‑правовому договору (ГПД) – с  г. в ЭТК допускается внесение сведений о ГПД, если договор относится к видам, указанным в Постановлении № 1845 (например, договоры о выполнении работ, оказании услуг, авторском заказе). В бумажной трудовой книжке такие записи не вносятся.

Порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку

Шаг 1. Подготовка документа

Перед внесением записи необходимо:

Проверить наличие свободных строк в разделе «Сведения о работе».
Если места недостаточно – оформить вкладыш (лист формата А5, прошитый в трудовую книжку) согласно п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Подготовить необходимые документы: трудовой договор, приказ о приёме/переводе/увольнении, паспорт сотрудника (для сверки личных данных).

Шаг 2. Формулировка записи

Запись состоит из четырёх колонок:

Порядковый номер – последовательный номер записи в трудовой книжке.
Дата – день, месяц, год внесения записи (обычно совпадает с датой приказа).
Наименование организации и её структурное подразделение – полное наименование работодателя, при необходимости – отдел, служба, филиал.
Сведения о работе – включают:
- Дата приёма (или перевода, увольнения).
- Должность (профессия, специальность).
- Вид трудового договора (срочный на X месяцев/лет, бессрочный).
- При увольнении – основание прекращения договора (ст. 77 ТК РФ, п. 1‑11) и дата увольнения.

Пример записи о приёме на работу по срочному трудовому договору:

ООО «ТехноСервис», отдел разработки
 Принят на работу инженер-программист по срочному трудовому договору на 12 месяцев с по .

Пример записи об увольнении по истечении срока срочного договора:

ООО «ТехноСервис», отдел разработки
 Уволен по истечении срока трудового договора (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с .

Шаг 3. Подпись и печать

Запись завершается подписью уполномоченного лица (обычно специалиста отдела кадров) и печатью организации. При наличии электронной подписи в ЭТК подпись ставится в виде ЭЦП.

Внесение записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)

С  г. для лиц, впервые поступающих на работу, трудовые книжки не оформляются; все сведения формируются в ЭТК, доступной через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе работодателя.

Основные особенности:

Записи вносятся автоматически при формировании кадровых приказов в системе кадрового учёта (например, 1С:ЗУП, SAP HR).
Каждая запись получает уникальный идентификатор (UID) и timestamp.
В ЭТК допускается внесение сведений о ГПД с  г., если договор соответствует перечню, утверждённому Постановлением № 1845.
Сотрудник может в любой момент выписать справку из ЭТК (форма СТД‑Р) и предъявить её работодателю.

Пример записи в ЭТК о работе по гражданско‑правовому договору:

UID: 2026-04-10-00123
Вид договора: Гражданско‑правовой договор о выполнении работ (разработка программного модуля)
Стороны: Заказчик – ООО «ТехноСервис»; Исполнитель – Иванов Иван Иванович (ИНН 770101234567)
Период действия: – 
Результат: Сдача рабочего модуля «Авторизация» в тестовой среде.

При необходимости сотрудник может распечатать выписку из ЭТК и приложить её к бумажной трудовой книжке (если такая ведётся).

Особенности внесения записей при разных видах договоров

Срочный трудовой договор

В трудовой книжке указывается не только факт приёма, но и срок действия договора. При увольнении по истечении срока делается запись с указанием пункта 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ («истечение срока трудового договора»).

Бессрочный трудовой договор

Срок не указывается. При увольнении запись делается согласно соответствующему основанию (например, по соглашению сторон, по инициативе работника и т.д.).

Внешнее совместительство

Запись делается в отдельном блоке «Сведения о работе» с пометкой «совместитель». Указывается основное место работы (если известно) и должность совместителя.

Гражданско‑правовой договор (ГПД)

До  г. в трудовую книжку (бумажную) такие записи не вносились. С указанной даты в ЭТК допускается фиксировать ГПД, если они относятся к видам, перечисленным в Постановлении № 1845 (например, договоры о выполнении работ, оказании услуг, авторском заказе, комиссии). В бумажной книжке запись о ГПД не делается.

Дистанционная (удаленная) работа

Форма трудового договора не меняется; запись в трудовой книжке оформляется как обычное приёмо‑увольнение, но в приказе делается пометка о режиме удалённой работы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о работе по ГПД в бумажную трудовую книжку?: Нет. До  г. такие записи не вносились. После этой даты в бумажную книжку всё ещё не вносятся сведения о ГПД; они фиксируются только в ЭТК.
Можно ли сделать запись о работе по срочному договору без указания его срока?: Нет. Согласно п. 8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, при срочном трудовом договоре обязательно указывается срок действия (дата начала и дата окончания).
Что делать, если в трудовой книжке закончилось место для новых записей?: Оформить вкладыш (лист формата А5, прошитый в книжку) и продолжить нумерацию записей с учётом уже существующих.
Кто отвечает за корректность внесения записей в ЭТК?: Ответственность лежит на работодателе, который формирует кадровые приказы в своей информационной системе и передаёт данные в ПФР (через СЗВ‑ТД). Сотрудник может проверить свои данные через личный кабинет на Госуслугах.
Нужно ли заверять запись в трудовой книжке печатью организации?: Да. Согласно п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, каждая запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации. В ЭТК печать заменяется электронной подписью.

Практическое руководство: пошаговая инструкция для кадровика

Получить документы – трудовой договор, приказ о приёме/переводе/увольнении, паспорт сотрудника.
Проверить наличие места в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки (или подготовить вкладыш).
Сформировать запись согласно шаблону (порядковый номер, дата, организация, сведения о работе).
Внести запись в бумажную трудовую книжку (ручка чёрного или синего цвета, разборчивый почерк).
Подписать и поставить печать – подпись специалиста отдела кадров, печать организации.
Обновить электронную трудовую книжку (если используется ЭТК) – загрузить приказ в кадровую систему, проверить корректность UID и timestamp.
Выдать справку сотруднику (по запросу) – форма СТД‑Р из ЭТК или заверенная выписка из бумажной книжки.
Архивировать документы – сохранить копию приказа и трудового договора в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет).

Внесение записи о работе по договору в трудовую книжку – процесс, требующий знания нормативных актов, внимательности при заполнении полей и соблюдения установленного порядка. Независимо от того, ведётся ли бумажная или электронная трудовая книжка, ключевыми моментами являются:

Своевременное оформление приказов и их соответствие трудовому договору.
Точное указание даты, должности, вида договора и, при срочном договоре, срока его действия.
Заверение записи подписью и печатью (или ЭЦП в ЭТК).
Соблюдение специальных правил для гражданско‑правовых договоров (внесение только в ЭТК с  г.).

Следуя представленной инструкции и учитывая актуальные изменения законодательства, кадровики и руководители отделов кадров смогут обеспечить корректное ведение трудовых книжек, минимизировать риски споров и гарантировать защиту прав работников.