В процессе трудовых отношений иногда случается, что в трудовой книжке работника пропускаеться важная запись – например, о переводе, повышении, командировке или даже о приёме на работу. Пропуск может быть обнаружен уже после того, как сотрудник уволился. Возникает вопрос: можно ли добавить эту запись задним числом? Ниже – пошаговое руководство, правовые основания и рекомендации, которые помогут решить проблему без риска для работодателя и работника.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, 67, 71, 73. В них говорится о порядке ведения трудовой книжки, о том, что запись должна вноситься в хронологическом порядке и в срок, установленный законодательством.
• Приказ Минтруда России № 3н от г. «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования трудовых книжек» – регламентирует порядок внесения исправлений и дополнений.
• Федеральный закон № 273-ФЗ от г. «Об исполнительном производстве» (в части ответственности за фальсификацию документов).

В законодательстве нет прямого запрета на внесение записи задним числом, однако запись должна соответствовать реальному хронологическому порядку и быть подтверждена документами, на основании которых она делается.

Когда допускается внесение записи задним числом?

1. Пропуск произошёл по вине работодателя. Если кадровик не внес запись, а работник в течение срока трудового договора не заметил ошибку.
2. Запись относится к периоду, предшествующему увольнению. Например, перевод, повышение, командировка, изменение условий труда.
3. У работника нет оснований оспаривать запись. Трудовая книжка уже закрыта записью об увольнении, но в ней нет ошибок, которые могли бы повлиять на пенсионные права.

Если запись касается основного основания увольнения (например, причина увольнения), её менять нельзя – это считается изменением основания увольнения задним числом, что запрещено (см. ТК РФ ст. 81).

Какие документы нужны?

Все документы должны быть подписаны руководителем организации и, при необходимости, заверены печатью.

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Выяснить причину пропуска

Проверьте архивные кадровые документы (приказы, табели, расчётные листки). Установите точную дату и основание события, которое должно было быть записано.

Шаг 2. Подготовить приказ о внесении записи

Образец приказа (см. ниже). В приказе указываются:

• Наименование организации;
• Дата и номер приказа;
• Текст: «Внести в трудовую книжку работника Иванова И.И. запись о переводе с должности «инженер‑технолог» на должность «старший инженер‑технолог» с по на основании приказа № 45 от »;
• Подпись руководителя и печать.

Шаг 3. Оформить справку о допущенной ошибке

Справка из отдела кадров должна содержать:

• ФИО работника;
• Краткое описание пропущенной записи;
• Дата обнаружения ошибки;
• Подпись главного специалиста отдела кадров.

Шаг 4. Внести запись в трудовую книжку

Запись вносится под последней существующей записью (в данном случае – под записью об увольнении). При этом:

1. Указывают следующий порядковый номер (например, если последняя запись имела номер 85, то новая будет 86).
2. В поле «Дата» пишут фактическую дату события (не дату внесения).
3. В поле «Основание» указывают название и номер приказа, а также дату его издания.
4. Под записью ставят подпись и печать ответственного лица (обычно руководителя отдела кадров).

Шаг 5. Подтвердить согласие работника (по желанию)

Если работник ещё жив и доступен, рекомендуется получить его письменное согласие (заявление) о том, что запись внесена в его трудовую книжку и не противоречит его интересам.

Шаг 6. Сохранить копии всех документов

Для аудита и возможных проверок сохраняйте в личном деле работника:

• Копию приказа о внесении записи;
• Справку об ошибке;
• Копию исправленной страницы трудовой книжки;
• Заявление работника (если получено).

Образцы документов

5.1 Приказ о внесении записи

ООО «Пример» 
Приказ № 112/2026 от г.

О внесении пропущенной записи в трудовую книжку

В целях исправления допущенной ошибки в кадровом учете
приказываю:

Внести в трудовую книжку Иванова Ивана Ивановича (трудовой
 номер 123456) запись о переводе с должности «инженер‑технолог» 
 на должность «старший инженер‑технолог» с по 
 на основании приказа № 45 от г.

Ответственному за ведение трудовых книжек (начальнику отдела
 кадров) обеспечить подписание записи и печать организации.

Контроль исполнения – главный бухгалтер.

Генеральный директор ___________________ /Петров П;П./

5.2 Справка из отдела кадров

ООО «Пример» 
Справка № 07/2026 от г.

Настоящая справка выдана в подтверждение того, что в трудовой
книжке Иванова И.И; была пропущена запись о переводе, произошедшем
 г. Ошибка обнаружена при проверке кадровых документов
в мае 2026 г.

Главный специалист отдела кадров ___________________ /Сидорова А.А./

Возможные риски и как их избежать

• Подозрение в фальсификации. Чтобы избежать обвинений, запись должна соответствовать реальному событию и подкрепляться документами.
• Нарушение порядка хронологии. Запись всегда ставится после последней записи, даже если она относится к более раннему периоду.
• Изменение основания увольнения. Запрещено менять причину увольнения задним числом – это может привести к административной ответственности.
• Отсутствие согласия работника. Если работник отказывается, запись может быть оспорена в суде. Поэтому лучше получить его согласие.

При соблюдении всех требований и наличии подтверждающих документов риск юридических последствий практически отсутствует.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли добавить запись, если трудовая книжка уже закрыта записью об увольнении?

Да. Пропущенную запись можно добавить под записью об увольнении, указав следующий порядковый номер. При этом в поле «Дата» указывается реальная дата события, а в поле «Основание» – документ, подтверждающий событие.

Можно ли использовать «номер 85/1», как предложено в некоторых источниках?

Практика допускает добавление «дополнительного» номера (например, 85/1), но официально в ТК РФ такой нумерации нет. Лучше использовать простой последовательный номер (86, 87 и т.д.). Если же в организации уже применяется система «/1», её можно сохранить, но запись должна быть чётко объяснена в сопроводительных документах.

Что делать, если работник уже получил пенсию, а запись может повлиять на её размер?

В таком случае необходимо проконсультироваться с ПФР. Если запись изменит стаж, то работодатель обязан оформить корректирующие документы и, при необходимости, выплатить недостающие суммы.

Можно ли внести запись без приказа, только по справке?

Нет. Приказ (или иное официальное решение работодателя) – обязательное основание для любой записи в трудовой книжке. Справка может служить лишь подтверждением факта ошибки.

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку задним числом после увольнения – процесс, требующий внимательного подхода к документальному оформлению. Ключевые моменты:

• Наличие официального приказа, подтверждающего событие.
• Соблюдение хронологического порядка (запись ставится после последней).
• Подпись и печать ответственного лица.
• Сохранение всех сопроводительных документов в личном деле работника.
• При возможности – согласие самого работника.

Соблюдая эти правила, работодатель устраняет ошибку, сохраняет правовую чистоту документации и избегает возможных проверок со стороны трудовой инспекции.

Дата публикации:   |  Автор: юридический отдел «Пример»