Внесение записи в трудовую книжку (ТК) – обязательная процедура для работодателей, ведущих трудовые книжки в бумажном виде. При приёме на работу временного сотрудника (например, для замещения отсутствующего основного работника) важно соблюсти требования ТК РФ и внутренних нормативных актов. Ниже представлен пошаговый алгоритм, правовые основания, типичные ошибки и образцы записей.
Нормативная база
- Статья 66 ТК РФ – работодатель (за исключением физических лиц‑неИП) обязан вести трудовую книжку каждому работнику, проработавшему у него более пяти дней, если работа является для него основной.
- Статья 66.1 ТК РФ – в случаях, когда работа носит временный характер и не является основной для работника, запись в трудовую книжку не вносится.
- Постановление Минтруда России № 320н (Порядок ведения трудовых книжек) – регламентирует заполнение разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».
- КонсультантПлюс – готовые решения и образцы записей о приёме на работу на время отсутствия основного работника (2024‑2026 гг.).
Когда запись обязательна?
Запись в трудовую книжку временного работника делается, если выполняются все три условия:
- Работник принят по срочному трудовому договору (или по договору о выполнении конкретной работы).
- Для него эта работа является основной (т.е. он не совмещает её с другой основной занятостью).
- Работодатель ведёт трудовую книжку в бумажном виде (электронные ТК не требуют ручного внесения записи).
Если хотя бы одно из условий не выполняется (например, работа – совместительство, или договор заключён на менее чем 5 дней), запись вносить не требуется.
Пошаговая инструкция по внесению записи
Шаг 1. Подготовка документов
- Трудовой договор (с указанием срока действия, должности, условий оплаты).
- Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или аналогичная).
- Трудовая книжка работника (если она уже ведётся у данного работодателя).
- Личная карточка сотрудника (форма Т‑2).
Шаг 2. Заполнение раздела «Сведения о работе»
В трудовой книжке заполняются графы 1‑4 раздела «Сведения о работе»:
| Графа | Что указывается | Пример |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | 01 |
| 2 | Дата фактического начала исполнения обязанностей (день, месяц, год) | |
| 3 | Наименование организации, структурного подразделения, должность (профессия), род работы | ООО «Альфа», отдел логистики, специалист по учёту грузов |
| 4 | Основание для приёма (номер и дата приказа, номер трудового договора) | Приказ № 123 от , трудовой договор № 45/2026 |
Шаг 3. Завершение оформления
- Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или директор) и печать организации.
- Внесение записи в личную карточку сотрудника (форма Т‑2) с теми же данными.
- Хранение трудовой книжки в личном деле работника.
Особенности записи при временном переводе
Если временный работник принимается для замещения отсутствующего основного сотрудника, но позже его перевод признаётся постоянным, запись вносится в соответствии с пунктом 10 Порядка № 320н:
- Графа 1 – порядковый номер записи (продолжает нумерацию).
- Графа 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом.
- Графа 3 – сведения о новом месте работы (подразделение, должность).
- Графа 4 – основание (приказ о переводе, номер и дата).
При этом не делается отдельная запись о самом временном переводе, если он не привёл к изменению основного места работы.
Когда запись не вносится
Согласно ст. 66.1 ТК РФ и разъяснениям КонсультантПлюс, запись в трудовую книжку отсутствует в следующих случаях:
- Работник принят на работу по договору о выполнении конкретной работы продолжительностью менее пяти дней.
- Работа является совместительством (внутренним или внешним).
- Временный перевод носит чисто производственный характер и не меняет основное место работы сотрудника (например, выполнение отдельных поручений в другом отделе на срок до одного месяца).
- Трудовая книжка ведётся в электронном виде (в этом случае данные вносятся в ЭТК автоматически).
Образец записи в трудовой книжке
01 ООО «Альфа», отдел логистики, специалист по учёту грузов Приказ № 123 от , трудовой договор № 45/2026
При оформлении в печатном виде рекомендуется использовать чёткий шрифт (например, Times New Roman, размер 12) и выравнивание по левому краю.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания основания – всегда в графе 4 прописывайте номер и датa приказа или трудового договора.
- Неправильная дата – дата должна соответствовать фактическому дню выхода на работу, а не дате подписания договора.
- Смешивание с записями о совместительстве – если работа является совместительством, запись в трудовую книжку не делается; оформляется отдельное соглашение о совместительстве.
- Отсутствие печати – без печати организации запись считается недействительной.
- Нарушение нумерации – порядковый номер следует продолжать общую нумерацию записей в трудовой книжке.
Полезные ссылки и ресурсы
- КонсультантПлюс: «Нужно ли вносить в трудовую книжку запись об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника» (2026).
- Министерство труда РФ, Постановление № 320н от «Порядок ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности».
- Формы Т‑1 (приказ о приёме), Т‑2 (личная карточка), Т‑3 (трудовая книжка) – доступны на официальном сайте Минтруда.
Внесение записи в трудовую книжку временного работника – процедура, регламентированная трудовым законодательством. Соблюдение всех условий (срочный договор, основная работа, бумажный вид ТК) гарантирует законность оформления и защищает права как работника, так и работодателя. Следуя представленной пошаговой инструкции, используя образцы и избегая типичных ошибок, кадровик сможет корректно оформить запись и избежать возможных споров с инспекцией труда.