Запись в трудовую книжку задним числом – это один из способов исправления пропусков или ошибок в документообороте организации. Такие записи допускаются лишь в строго регламентированных случаях и должны оформляться согласно требованиям Трудового кодекса РФ и нормативных актов.
Когда допускается внесение записи задним числом
Согласно ч. 3, 5 ст. 66 ТК РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (ПП № 320н), запись может быть сделана задним числом в следующих ситуациях:
- Обнаружение ошибки в уже существующей записи (например, пропущен перевод, неверно указанный период работы).
- Заполнение пропусков, связанных с совместительством, дополнительными должностями или изменениями в трудовом статусе.
- Исправление опечаток или неверных данных, которые не влияют на основание увольнения.
Важно: работодатель не вправе самостоятельно менять основание увольнения задним числом после издания приказа и внесения записи в трудовую книжку.
Порядок внесения записи
Для корректного оформления используется следующая последовательность действий:
- Сверка документов. Сначала проверяются все имеющиеся справки, приказы, договоры и иные подтверждающие документы.
- Определение места записи. Запись размещается в графе 1 (номер записи) сразу после последней правильной записи.
- Указание даты внесения. В графу 2 вписывается дата, когда была сделана запись (не дата фактического события).
- Обоснование. В графу 3 указывается формулировка: «Запись за номером … от … недействительна», после чего дублируется правильная запись.
- Подпись и печать. Запись завершается подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Если в ьном листе допущена ошибка (неверный номер, неправильная подпись), поврежденный бланк уничтожается с составлением акта, а вместо него выдается новый.
Примеры оформления
Ниже приведены типичные варианты заполнения полей:
- Графа 1: «Запись № 15» (следом за последней записью № 14).
- Графа 2: «» – дата внесения записи.
- Графа 3: «Запись за номером 14 от недействительна. Запись о переводе на должность менеджера от ».
Для визуального представления:
Графа 1: Запись № 15 Графа 2: Графа 3: Запись за номером 14 от недействительна. Запись о переводе на должность менеджера от .
Что нельзя делать
В процессе внесения записи задним числом следует избегать следующих ошибок:
- Записывать данные, которые не подтверждены документами.
- Изменять дату фактического события (например, дату начала работы), а можно указывать только дату внесения записи.
- Вносить изменения в основание увольнения после его официального оформления.
- Использовать «записные» страницы без подписи и печати.
Неправильное оформление может привести к оспариванию прав работника и к административной ответственности работодателя.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли внести запись о совместительстве задним числом?
Да, согласно ПП № 320н и ст. 66 ТК РФ, запись о совместительстве допускается вносить задним числом, если это подтверждается соответствующими документами.
- Как оформить исправительную запись, если в графе 1 уже стоит номер 10?
Новый номер ставится сразу после последней правильной записи (в данном случае № 11). В графе 3 указывается, что предыдущая запись недействительна, и дублируется правильная запись.
- Нужна ли подпись руководителя при внесении записи задним числом?
Да, запись должна быть подписана уполномоченным лицом (чаще всего – руководителем отдела кадров) и заверена печатью организации.
Внесение записи в трудовую книжку задним числом – легальный способ исправления пропусков и ошибок, но только при соблюдении строгих формальностей:
- наличие подтверждающих документов;
- правильное нумерацию и датировку;
- оформление в соответствии с ПП № 320н;
- подпись и печать.
Только при соблюдении всех требований запись будет считаться действительной и не вызовет возражений со стороны контролирующих органов.
Если у вас возникнут сомнения в правильности оформления, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или в консультационный центр.