Вопрос о том, кто имеет право вносить записи в трудовую книжку, часто возникает в процессе оформления трудовых отношений. Ответ прост: только работодатель (или его уполномоченное лицо) имеет право вносить в трудовую книжку сведения о трудоустройстве, переводах, увольнениях, а также о любых изменениях, связанных с трудовым договором. Ниже разъясняються основные правила, процедуры и нюансы, которые следует учитывать при работе с трудовой книжкой в 2026 году.

Правовые основы внесения записей

• Трудовой кодекс РФ (ст. 4.1, 4.2, 4.3, 4.4) устанавливает, что работодатель обязан вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о трудоустройстве, переводах, увольнениях и прочих изменениях.
• Внесение записей осуществляется после издания работодателем соответствующего приказа (трудового договора, приказа о переводе, приказа об увольнении).
• Согласно ст. 4.5 ТК РФ, запись о изменении данных сотрудника (фамилия, имя, отчество, дата рождения, место жительства) должна производиться на основании официальных документов (паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке/разводе, справка о смене имени).

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

1. Трудоустройство – дата начала работы, должность, оклад, условия труда.
2. Переводы на другую постоянную работу – дата перевода, новая должность, оклад, место работы.
3. Увольнение – дата увольнения, причина (соглашение сторон, истечение срока, сокращение, расторжение по инициативе работодателя).
4. Изменения в данных сотрудника – фамилия, имя, отчество, дата рождения, место жительства.
5. Награды и признания – премии, благодарственные письма, сертификаты.
6. Сведения о стаже – общее количество лет работы в компании.

Процедура внесения записи

Внесение записи в трудовую книжку проходит в несколько этапов:

1. Подготовка документа – работодателю необходимо подготовить приказ или иной документ, подтверждающий факт изменения (трудовой договор, приказ о переводе, приказ об увольнении).
2. Заполнение записи – в соответствующую страницу трудовой книжки заносится дата, сведения о событии и реквизиты документа.
3. Подпись – запись заверяется подписью работодателя (лицо, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации.
4. Проверка – работник проверяет правильность внесенных сведений. При обнаружении ошибки работник может подать заявление о исправлении.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за:

• своевременное внесение записей в трудовую книжку;
• корректность и достоверность данных;
• соблюдение требований законодательства о хранении и передаче трудовых книжек;
• выдачу справок о стаже и о трудовой деятельности.

В случае нарушения работодателем обязанностей по ведению трудовой книжки, работник вправе обратиться в Службу Федеральной регистрации (СФР) с заявлением о восстановлении стажа или в суд с иском о восстановлении прав.

Что делать при ошибке в записи?

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неправильная дата, неверные данные сотрудника, неверный оклад), необходимо:

1. Подать письменное заявление работодателю с просьбой исправить ошибку.
2. Предоставить подтверждающие документы (паспорт, свидетельство о рождении, договор).
3. Работодатель должен внести исправление в отдельную страницу трудовой книжки, указав дату исправления, причину и подпись.
4. Если работодатель отказался исправлять ошибку, работник может обратиться в СФР или в суд.

Пример записи в трудовой книжке

Ниже приведён образец записи о трудоустройстве и последующего перевода:

Трудоустройство
 г. – Трудоустройство на должность "Инженер по проектированию" в ООО "ТехноСервис".
 Оклад: 70 000 руб. (с г. по г.).
 Подпись работодателя: _______________________
 Печать организации: ___________________________

Перевод на другую постоянную работу
 г. – Перевод на должность "Главный инженер" в ООО "ТехноСервис".
 Оклад: 90 000 руб. (с г. по г.).
 Подпись работодателя: _______________________
 Печать организации: ___________________________

Электронная трудовая книжка

С 2023 г. в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатель обязан своевременно отразить все изменения в ЭТК, включая:

• трудоустройство, перевод, увольнение;
• изменения в данных сотрудника;
• увеличение оклада, изменение условий труда.

ЭТК обеспечивает более быстрый доступ к данным и снижает риск ошибок, связанных с ручным внесением записей.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

1. Убедитесь, что дата записи соответствует дате действия приказа.
2. Запишите точные данные: фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность, оклад, условия труда.
3. Укажите реквизиты документа, подтверждающего действие (номер, дата, орган).
4. Подпишите запись и приложите печать организации.
5. Сохраните копию документа, подтверждающего внесение записи, для внутреннего учёта.

Работодатель – единственный субъект, имеющий право вносить записи в трудовую книжку. Это включает в себя оформление трудоустройства, переводов, увольнений и всех изменений, связанных с трудовым договором. Внесение записей должно происходить в соответствии с законодательством РФ, после издания соответствующего приказа, и сопровождаться подписью и печатью работодателя. При обнаружении ошибок работник имеет право требовать их исправления, а при отказе работодателя – обращаться в СФР или суд.

Соблюдение всех правил ведения трудовой книжки обеспечивает законность трудовых отношений и защищает права как работодателя, так и работника.