Внешнее совместительство — это популярная форма занятости, при которой сотрудник выполняет регулярную оплачиваемую работу у другого работодателя в свободное от основной работы время. Однако вопрос внесения записей о такой работе в трудовую книжку часто вызывает затруднения как у кадровиков, так и у самих работников. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали стандартом, а бумажные сохранились лишь для отдельных категорий граждан, важно четко понимать алгоритм действий.
В этой статье мы подробно разберем, кто, когда и на основании каких документов вносит запись о внешнем совместительстве, а также в чем разница между оформлением бумажного и электронного вариантов.
Кто вносит запись: основной работодатель
Самое главное правило, которое нужно запомнить: работодатель, у которого вы работаете по совместительству, не имеет права вносить запись в вашу трудовую книжку. Он не хранит вашу трудовую (ни в бумажном, ни в электронном виде в качестве основной) и не ведет ваш основной трудовой стаж.
Запись вносит только работодатель по основному месту работы. Именно туда стекается вся информация о дополнительном заработке сотрудника, если он сам того желает.
Ключевые принципы оформления:
- Запись вносится исключительно по желанию работника.
- Инициатива должна исходить от самого сотрудника (обычно подается письменное заявление).
- Основанием служат документы, предоставленные работником с места работы по совместительству.
Необходимые документы для внесения записи
Чтобы основной работодатель мог легально внести запись о внешнем совместительстве, работник должен предоставить подтверждающие документы. Просто словесной просьбы или копии трудовой договора недостаточно.
Список необходимых документов:
- Заявление работника. В нем должна содержаться просьба внести запись о работе по совместительству.
- Заверенная копия приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству или копия самого трудового договора. Документ должен быть заверен подписью руководителя или печатью организации-совместителя (если она используется).
- При увольнении с работы по совместительству — заверенная копия приказа об увольнении.
Без этих документов основной работодатель не имеет права делать какие-либо отметки, так как он не обладает полной информацией о характере работы, должности и датах начала/окончания труда у другого юридического лица.
Особенности ведения бумажной трудовой книжки
Для работников, чьи трудовые книжки ведутся в бумажном виде (например, те, кто подал соответствующее заявление до 2021 года или не выбрал электронную форму), процедура выглядит следующим образом:
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Важно соблюдать хронологию и нумерацию записей. Даже если между основной работой и совместительством прошел большой промежуток времени, запись о совместительстве вписывается следующей по порядку после последней записи об основной работе.
Примерная структура записи:
- Графа 1: Порядковый номер записи (продолжает нумерацию основной работы).
- Графа 2: Дата приема на работу по совместительству (указывается дата из приказа совместителя).
- Графа 3: Наименование должности и структурного подразделения (как в приказе), название организации-совместителя. Обязательно добавляется фраза: «принят на работу по совместительству».
- Графа 4: Номер и дата приказа о приеме на работу у внешнего работодателя.
При увольнении с работы по совместительству вносится аналогичная запись со ссылкой на приказ об увольнении.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и совместительство
В 2026 году большинство работников перешло на электронные трудовые книжки. Механизм внесения данных о внешнем совместительстве в ЭТК имеет свои нюансы:
Основной работодатель формирует отчетность в Социальный фонд России (СФР). Однако, данные о работе у другого работодателя (внешнего совместителя) в единую базу автоматически не попадают, так как внешний работодатель сдает отчетность отдельно и не видит, где у сотрудника основное место.
Как это работает на практике:
Работник предоставляет основному работодателю документы (копии приказов), как и в случае с бумажной книжкой. Основной работодатель вносит эти сведения в свою базу кадрового учета и отражает их в форме отчетности ЕФС-1 (или актуальной на 2026 год форме), которую отправляет в СФР. Таким образом, в электронной трудовой книжке появляется полная картина трудового пути сотрудника, включая периоды работы у других компаний.
Частые вопросы и сложные ситуации
Что если работник сменил основное место работы?
Если сотрудник уволился с основной работы, где велась его трудовая, и устроился на новую, он должен предоставить новому основному работодателю документы о прошлых местах работы по совместительству, если хочет, чтобы они были отражены в трудовой. Новый основной работодатель внесет эти записи (если они не были внесены ранее) на основании предоставленных копий приказов.
Можно ли внести запись задним числом?
Да, если работник ранее не предоставил документы, а теперь решил это сделать. Запись вносится текущей датой, но в графе с датой приема указывается фактическая дата начала работы по совместительству. В графе «Основание» указываются реквизиты оригинала приказа, изданного в прошлом.
Нужно ли вносить запись, если совместительство было краткосрочным?
Законодательство не устанавливает минимального срока, после которого нужно вносить запись. Это право работника. Если работа была разовой или очень короткой, работник может не просить о внесении записи, чтобы не загромождать трудовую книжку, однако для подтверждения стажа и опыта это может быть важно.
Правильное оформление записей о внешнем совместительстве, это гарантия того, что весь ваш трудовой стаж будет учтен при назначении пенсии и подтверждении опыта работы. Помните: вносит запись только основной работодатель, и только на основании ваших документов. Не забывайте запрашивать заверенные копии приказов о приеме и увольнении у работодателей-совместителей, чтобы своевременно актуализировать свою трудовую книжку, будь она бумажной или электронной.