Вопрос о внесении в трудовую книжку записей о благодарности, грамотах или поощрениях регулярно возникает и у работников, и у специалистов по кадрам. Ответ на него неоднозначен и зависит от типа награждения и внутренних правил организации. Данная статья объединяет актуальные разъяснения контролирующих органов и практические рекомендации на 2026 год.
Краткий ответ: да, но не всегда и не обязательно
Главное правило: Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя вносить в трудовую книжку записи о благодарностях, объявленных в устной форме или врученных в виде благодарственного письма без специального приказа. Однако, если награждение оформлено официальным приказом (распоряжением) как вид поощрения, запись вносится в раздел «Поощрения».
Правовая основа: что говорит ТК РФ и Роструд?
Основным документом является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России). Согласно ей, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- Поощрениях (п. 24).
- Награждениях (государственных, ведомственных, муниципальных).
Ключевой момент: Благодарность, объявленная приказом по организации, формально является видом поощрения. Следовательно, такая запись подлежит внесению.
Роструд в своих разъяснениях подтверждает: если благодарность оформлена приказом (распоряжением) и содержит конкретные реквизиты (номер, дату), она заносится в раздел «Сведения о награждении» (если это первая запись о награждении) или в раздел «Поощрения» (если ранее были записи именно о поощрениях).
Какие благодарности можно и нужно записывать?
Запись вносится только при наличии документального основания:
- Приказ (распоряжение) работодателя о поощрении в виде объявления благодарности; Это самый частый и правильный вариант.
- Благодарственное письмо от вышестоящей организации или государственного органа (например, от Избирательной комиссии, как в примере из 2021 года), если оно вручено официально и с copies приказа.
Не подлежат записи:
- Устная благодарность от руководства.
- Благодарность в виде простого письма без связи с приказом по вашей организации.
- Благодарности, врученные на общественных мероприятиях без последующего издания локального документа.
Порядок оформления и внесения записи
Процедура строго регламентирована и должна быть выполнена в течение пяти рабочих дней с даты издания приказа.
Пошаговая инструкция:
- Издание приказа (распоряжения). Руководство организации издает документ с формулировкой: «За успешное выполнение задачи… объявить благодарность…».
- Ознакомление сотрудника. Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.
- Заполнение записи в трудовой книжке. Запись делается кадровым специалистом на основании приказа. Порядок заполнения граф:
| Графа | Что вносить | Пример |
|---|---|---|
| 1 (Дата) | Дата издания приказа о поощрении | |
| 2 (Сведения о награждении) | Текст записи: «Объявлена благодарность за…» | Объявлена благодарность за активное участие в организации корпоративного мероприятия «День семьи» |
| 3 (Номер документа) | Номер и дата приказа | Приказ № 125-к от |
Запись завершается подписью ответственного лица (начальник отдела кадров) и печатью организации.
Образец записи в трудовой книжке
Запись: Объявлена благодарность за безупречное выполнение служебных обязанностей и высокие показатели в работе в I квартале 2026 года.
Основание: Приказ по организации № 78-к от
Подпись: _______________ / Иванова А.П. /
Печать организации
Что дает эта запись работнику?
С юридической точки зрения, запись о благодарности:
- Не является основанием для повышения оклада, изменения условий трудового договора или предоставления дополнительных гарантий.
- Не имеет правовых последствий при увольнении или разрешении трудовых споров.
- Является подтверждением положительной оценки вашей деятельности конкретным работодателем в конкретный период.
Однако на практике такая запись:
- Укрепляет позицию при внутреннем конкурсе или повышении.
- Является аргументом при получении рекомендации для нового работодателя.
- Создает положительный образ в кадровой истории.
Частые вопросы и ответы
Может ли работодатель отказать во внесении записи?
Да, если:
- Благодарность была объявлена устно или вручена без издания приказа.
- Нет документального подтверждения (приказа).
Нет, если: благодарность оформлена приказом по организации. В этом случае отказ является нарушением.
Что делать, если запись не вносится, хотя приказ есть?
Письменно обратиться к работодателю с требованием внести запись (заявление).
2. При отказе — обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав.
Куда вносить первую запись: в раздел «Поощрения» или «Награждения»?
Если благодарность объявлена приказом работодателя — в раздел «Поощрения». Если вы получили государственную или муниципальную награду (например, медаль, знак отличия), в раздел «Награждения». Благодарственное письмо от внешней организации, если оно вручено с приказом по вашему месту работы, также чаще оформляется как поощрение.
Важно! Если в вашей трудовой книжке уже есть записи в разделе «Награждения» (например, за многолетний безупречный труд), а новая благодарность — от вашего же работодателя, ее корректнее вносить в раздел «Поощрения», чтобы не смешивать разные категории наград.
Запись о благодарности в трудовую книжку — это не формальность, а официальное признание заслуг работника, оформленное в установленном порядке. Для ее внесения необходимо наличие приказа (распоряжения) работодателя. Работник, получивший такую благодарность, имеет право требовать ее занесения. Отсутствие записи при наличии приказа, нарушение, которое можно оспорить.
Помните: ваша трудовая книжка — это официальный документ, отражающий вашу профессиональную историю. Каждая запись в ней должна быть обоснована и правильно оформлена.
Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства и разъяснений контролирующих органов по состоянию на май 2026 года.