Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В неё вносятся не только сведения о приёме, переводе и увольнении, но и информация о наградах и поощрениях за трудовые заслуги. Ниже подробно рассмотрено, какие поощрения подлежат занесению, как оформить запись и какие нормативные акты регулируют этот процесс.

Нормативная база

Основным источником, регулирующим внесение сведений о поощрении в трудовую книжку, является Трудовой кодекс Российской Федерации:

• Статья 66 ТК РФ – определяет, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги.
• Часть 4 статьи 66 ТК РФ устанавливает порядок и сроки внесения таких записей.

Дополнительно следует учитывать:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
• Локальные нормативные акты работодателя (коллективный договор, положения о премировании, внутренние регламенты);
• Инструкции по заполнению трудовой книжки, утверждённые Минтруда России.

Какие поощрения заносяться в трудовую книжку?

Согласно законодательству, в трудовую книжку вносятся сведения о поощрениях, которые:

1. Предусмотрены трудовым законодательством (например, государственные награды, почётные звания);
2. Предусмотрены коллективным договором или иным локальным актом работодателя;
3. Связаны с трудовыми заслугами работника (заслуги перед предприятием, высокие показатели труда, выслуга лет и т.п.).

К таким поощрениям относятся:

• Государственные награды (ордена, медали, почётные звания);
• Ведомственные и отраслевые награды;
• Почётные грамоты, благодарности, объявления о благодарности;
• Премии, выплачиваемые разово за особые достижения (не входящие в систему регулярной оплаты труда);
• Иные виды поощрений, предусмотренные локальными актами (например, вручение ценного подарка, путёвки, сертификата).

Важно: Записи о премиях, которые являются составной частью заработной платы и выплачиваются регулярно (например, monthly bonus, квартальная премия, предусмотренная системой оплаты труда), не вносятся в трудовую книжку. Это подтверждается разъяснениями Минтруда России и позицией судебной практики.

Как оформить запись о поощрении?

Процедура внесения сведения о поощрении включает несколько этапов:

1. Издание приказа (распоряжения) о поощрении работника. Обычно используется форма № Т-11 (о поощрении работника) или Т-11а (о поощрении группы работников).
2. Ознакомление работника с приказом под подпись в течение трёх рабочих дней.
3. Внесение записи в трудовую книжку (и в личную карточку формы Т-2/Т-2ГС(МС)) не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа (часть 4 ст. 66 ТК РФ).
4. Заполнение разделов трудовой книжки:
1. В колонке «Дата» указывается дата внесения записи (дата приказа или дата, когда запись фактически внесена).
2. В колонке «Наименование организации» – полное и, при наличии, сокращённое наименование работодателя.
3. В колонке «Должность ( профессия, специальность) » – должность работника на момент поощрения.
4. В колонке «Основание» – реквизиты приказа (номер, дата).
5. В колонке «Сведения о поощрении (награждении)» – краткое описание поощрения (например: «Почётная грамота за высокие показатели труда», «Премия за успешное выполнение проекта», «Ценный подарок за выслугу лет 10 лет»).

Пример записи:

Наименование организации: ООО «ТехноПром» (ТехноПром)
Должность: Инженер‑конструктор
Основание: Приказ № 45 от 
Сведения о поощрении: Почётная грамота за внедрение новой технологии снижения брака на 15%

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек. Внесение сведений о поощрении в ЭТК осуществляется аналогично бумажному варианту:

• Работодатель формирует электронный документ (запись) в личном кабинете работника на порале «Работа в России»;
• Запись должна содержать те же реквизиты, что и бумажная трудовая книжка;
• Срок внесения – не позднее пяти рабочих дней с момента издания приказа.

Преимущества ЭТК:

• Сокращение времени на оформление;
• Возможность оперативного предоставления выписок работнику;
• Снижение риска потери или повреждения документа.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись о разовой денежной премии?

Если премия выплачивается разово за конкретное достижение и не входит в систему регулярной оплаты труда, то запись о ней вносится в трудовую книжку. Если же премия является частью оклада и выплачивается периодически, запись не делается.

Какие документы необходимы для внесения записи?

Основание – приказ о поощрении (форма Т-11/Т-11а). Дополнительно могут потребоваться: положения о премировании, коллективный договор, локальные акты, подтверждающие право на поощрение.

Что делать, если работник отказался подписывать приказ?

Отказ подписания не освобождает работодателя от обязанности внести запись. В таком случае делается отметка о refusals (например, «Работник с приказом ознакомлен, подпись не поставил в связи с отказом»). Запись в трудовую книжку всё равно вносится.

Можно ли вносить запись о поощрении задним числом?

Запись должна соответствовать фактической дате издания приказа. Внесение с обратной датой допускается только в случае восстановления утерянной трудовой книжки и при наличии подтверждающих документов (копия приказа, выписка из личной карточки).

Таким образом, запись о поощрении работника обязательно вносится в трудовую книжку (или электронную трудовую книжку), если поощрение предусмотрено трудовым законодательством, коллективным договором или локальными актами работодателя и связано с трудовыми заслугами. Регулярные премии, включённые в систему оплаты труда, в трудовую книжку не заносятся. Соблюдение установленного порядка и сроков (издание приказа, ознакомление работника, внесение записи не позднее пяти рабочих дней) гарантирует корректность ведения трудовой документации и защищает права как работника, так и работодателя.