Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, вносится ли запись в трудовую книжку о работе, возникает у сотрудников, кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже подробно рассмотрены нормативные требования, порядок внесения сведений, особенности бумажных и электронных трудовых книжек, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 66.1 (общие положения о ведении трудовых книжек и электронных трудовых книжек).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О электронной трудовой книжке».

Эти документы прямо указывают, что в трудовую книжку вносятся сведения о работе (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда и т.д.).

Какие сведения о работе вносятся в трудовую книжку

Согласно ст. 66 ТК РФ и приказу Минтруда, в трудовую книжку заносятся следующие записи:

1. Приём на работу – дата, наименование организации, должность, подразделение, основание (приказ о приёме).
2. Перевод на другую постоянную работу – дата, новая должность/подразделение, основание (приказ о переводе).
3. Изменение условий труда (например, изменение оклада, режима работы) – при наличии соответствующего приказа.
4. Увольнение – дата, основание (приказ об увольнении), формулировка основания (по соглашению сторон, по инициативе работника и т.д.).
5. Награждения и поощрения – если они связаны с трудовыми достижениями (например, объявление благодарности, награждение грамотой).
6. Сведения о работе по совместительству – вносятся по желанию работника на основании справки с места работы.

Все записи делаются на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя. Запись о приёме на работу должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа; запись об увольнении – в день увольнения.

Как правильно оформить запись о работе

Элементы записи

• Порядковый номер записи – заполняется в графе 1.
• Дата события – заполняется в графе 2 (для приёма – дата приёма; для перевода – дата перевода; для увольнения – дата увольнения).
• Сведения о работе – графа 3: полное наименование организации, её сокращённое наименование (если есть), должность, структурное подразделение.
• Основание записи – графа 4: номер и дата приказа (распоряжения), а также его наименование (например, «Приказ № 123 от о приёме на работу»).

Пример заполнения (бумажная трудовая книжка)

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: ООО «ТехноСтрой», сокращённо «ТехноСтрой», инженер‑проектировщик, отдел проектирования
Графа 4: Приказ № 45 от «О приёме на работу»

Если запись содержит ошибку, неправильная строка зачёркивается одной чертой, сверху пишется фраза «Запись не действительна», а ниже вносится исправленная версия с новым порядковым номером.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С в России функционирует электронная трудовая книжка, хранящаяся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Основные положения:

• ЭТК является юридически равнозначной бумажной книжке.
• Сведения о работе вносятся работодателем в электронную форму через личный кабинет на портале «Госуслуги» или напрямую в СФР.
• Сроки внесения такие же: не позднее пяти рабочих дней с даты приказа (кроме увольнения – в день увольнения).
• Работник может получить выписку из ЭТК в бумажном виде (заверенной подписью СФР) или в электронном формате с усиленной квалифицированной электронной подписью.

При переходе с бумажной на электронную форму работодатель обязан:

1. Оформить заявление работника о выборе способа ведения трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ).
2. Перенести все существующие записи из бумажной книжки в электронную форму (сделать выписку и загрузить её в СФР).
3. Продолжать вносить новые записи исключительно в электронный формат, если работник выбрал ЭТК.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись о работе по совместительству?

Да, но только по желанию работника. Для этого требуется справка с места работы по совместительству, на основании которой делается запись в графе 3 с указанием «совместитель».

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Сотрудник может обратиться в суд для восстановления трудового стажа (см. ст. 65 ТК РФ). Суд, основываясь на показаниях свидетелей, приказах и иных документах, может восстановить трудовую книжку или выдать справку о стаже.

Можно ли вносить запись о работе без приказа?

Нет. Все записи о работе должны основываться на документе,issued by the employer (приказ, распоряжение, иное решение). В исключительных случаях (например, при приёме по гражданско‑правовому договору, который не требует трудовой книжки) запись не делается.

Как отразить изменение наименования организации?

Если изменилось только наименование организации (например, ребрендинг), в трудовой книжке делается запись об изменении реквизитов: зачёркивается старое название, пишется новое, с ссылкой на внутреннюю сторону обложки и подписью уполномоченного лица.

Нужно ли ставить печать при внесении записи?

При наличии печати организации (или печати кадровой службы) она ставится рядом с подписью уполномоченного лица. Если печать отсутствует, достаточно подписи.

Таким образом, ответ на вопрос «Вносится ли запись в трудовую книжку о работе» однозначен: да, запись о работе обязательно вносится в соответствии с трудовым законодательством. Записи делаются на основании приказов работодателя, в строго определённые сроки, и содержат конкретные реквизиты организации, должности и основания документа.

С учётом перехода на электронные трудовые книжки, порядок внесения остаётся прежним, меняется лишь форма хранения и способ предоставления сведений. Соблюдение установленных правил гарантирует юридическую значимость трудовой книжки как доказательства трудового стажа и защищает права как работника, так и работодателя.