Вопрос о том, следует ли вносить запись в трудовую книжку при назначении сотрудника на должность исполняющего обязанности заместителя директора, часто возникает у кадровых специалистов и бухгалтеров․ Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, практика оформления и примеры формулировок записей․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – в трудовую книжку вносятся сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях, связанных с трудовыми отношениями работника․
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регламентирует ведение первичной документации, в т․ч․ приказов о назначении на должность․
- Постановление Минтруда России от № 69 – содержит образцы записей в трудовой книжке и порядок их заполнения․
- Внутренние нормативные акты организации (устав, положение о заместительстве, должностные инструкции) – определяют, кто и в каких случаях может исполнять обязанности заместителя директора․
Когда запись в трудовую книжку делается?
Согласно ст․ 66 ТК РФ, запись в трудовую книжку производится только при изменении постоянной (основной) трудовой функции работника․ Если сотрудник исполняет обязанности заместителя директора временно (по приказу, на период отсутствия основного заместителя), его основная должность остаётся прежней, поэтому запись о временном исполнении обязанностей не вносится․
Исключение составляют случаи, когда:
- Сотрудник переведён на должность заместителя директора на постоянной основе (изменяется трудовая функция)․
- Исполнение обязанностей оформлено как внутреннее совмещение с сохранением основной должности, но при этом в трудовой книжке делается запись о совмещении (ст․ 60․2 ТК РФ)․
- Назначение на должность заместителя директора оформлено как временный перевод на срок более одного месяца (тогда в трудовой книжке фиксируется перевод)․
Как оформить приказ о временном исполнении обязанностей
Приказ должен содержать:
- Наименование организации;
- Номер и дату приказа;
- ФИО сотрудника, которому поручается исполнение обязанностей;
- Указание на период исполнения (с «___» по «___» или «до возвращения основного работника»);
- Перечень конкретных обязанностей, которые сотрудник будет выполнять;
- Ссылка на нормативный акт (устав, положение о заместительстве);
- Подпись руководителя, издавшего приказ․
Пример формулировки приказа:
Приказ № 123 от г․
О назначении исполняющего обязанности заместителя директора по кадрам Иванова И․И․
В связи с временным отсутствием заместителя директора по кадрам Петрова П․П․ (отпуск по уходу за ребёнком с по ) возложить на Иванова И․И․, занимающего должность ведущего специалиста отдела кадров, исполнение обязанностей заместителя директора по кадрам․
Период исполнения обязанностей: с по г․
Оклад сохраняется в размере, установленном штатным расписанием для должности ведущего специалиста отдела кадров․
Контроль за исполнением приказа возложить на генерального директора Смирнова А․А․
Как записать в трудовую книжку, если требуется постоянное изменение должности
Если сотрудник переводится на должность заместителя директора на постоянной основе, в трудовой книжке делается запись о переводе․ Пример записи:
2026 г․ 01․06 Переведён на должность заместителя директора по кадрам (приказ № 123 от )
Если оформлено внутреннее совмещение, запись выглядит так:
2026 г․ 01․06 Принят на должность заместителя директора по кадрам (внутреннее совмещение) (приказ № 123 от ) Основная должность – ведущий специалист отдела кадров
Особенности подписи документов исполняющим обязанности заместителя директора
Исполняющий обязанности заместителя директора имеет право подписывать те документы, которые относятся к его трудовым функциям, указанным в приказе о возложении обязанностей․ Это может включать:
- Кадровые приказы (о приёме, переводе, увольнении);
- Документы по учёту и движению трудовых книжек;
- Внутренние распоряжения, касающиеся отдела, которым он временно руководит․
При подписи указывается:
- Должность, указанную в приказе о возложении обязанностей (например, «исполняющий обязанности заместителя директора по кадрам»);
- ФИО и подпись;
- Дата․
Пример подписи:
Исполняющий обязанности заместителя директора по кадрам
Иванов И․И․
Подпись ___________
Что говорят официальные разъяснения
Согласно разъяснениям Минтруда и Роструда (письма от , ), запись о временном исполнении обязанностей руководителя (в т․ч․ заместителя директора) в трудовую книжку не вносится, поскольку такая должность не считается постоянной трудовой функцией․ Запись делается только при оформлении перевода, совмещения или постоянного назначения на должность․
Практический чек‑лист для кадровой службы
- Определить, является ли назначение временным или постоянным․
- Если временно – подготовить приказ о возложении обязанностей, не вносить запись в трудовую книжку․
- Если постоянно – оформить перевод (или совмещение) и сделать соответствующую запись в трудовой книжке․
- Убедиться, что в приказе указаны сроки, конкретные обязанности и ссылка на внутренние нормативные акты․
- Информировать бухгалтерию о сохранении (или изменении) размера оплаты труда․
- Обеспечить право подписи документов, связанных с возложенными функциями, в соответствии с приказом․
Запись в трудовой книжке о исполняющем обязанности заместителя директора делается только в случае постоянного изменения трудовой функции (перевод, совмещение или постоянное назначение)․ Временное исполнение обязанностей, оформленное приказом, не влечёт внесения записи в трудовую книжку, но требует правильного оформления приказа и чёткого delimitation прав и обязанностей сотрудника․ Соблюдение указанных норм позволит избежать ошибок в кадровом учёте и обеспечит законность трудовых отношений в организации․