Работа по совместительству — распространенная практика, позволяющая сотруднику получать дополнительный доход, а работодателю — эффективно использовать кадровый потенциал. Особый интерес представляет внутреннее совместительство, когда работник берет на себя дополнительные обязанности у того же самого работодателя. Как правильно отразить этот факт в трудовой книжке в 2026 году? Разберемся во всех нюансах и правовых тонкостях.
Главное правило: кто вносит запись?
Самое важное, что необходимо запомнить: работодатель по совместительству не имеет права вносить запись в трудовую книжку. Даже если речь идет о внутреннем совместительстве у одного и того же работодателя, трудовая книжка ведется исключительно по основному месту работы.
Таким образом, запись о совместительстве вносится в трудовую книжку только по заявлению сотрудника и исключительно основным работодателем (или работодателем по основному месту работы, если совместительство внешнее). Законодательством не предусмотрено обязательное требование о внесении такой записи, это исключительно право и желание самого работника.
Особенности внутреннего совместительства
Процедура внесения записи о внутренней совместительстве не вызывает сложностей, так как раздел «Сведения о работе» трудовой книжки уже содержит название текущего работодателя и запись о приеме на основную должность. Работнику не нужно предоставлять копии приказов из другой организации, все документы находятся в одной кадровой службе.
Пошаговая инструкция оформления
- Получение заявления от работника. Работник должен проявить инициативу и написать заявление в свободной форме. Образец заявления может выглядеть так: «Прошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО «Название» в должности [наименование должности]. Факт работы по совместительству подтверждаю прилагаемыми документами…»
- Подтверждение факта работы. При внутреннем совместительстве кадровику достаточно поднять копию приказа о приеме на работу по совместительству или трудовой договор по совместительству.
- Внесение записи. Запись вносится в хронологическом порядке в раздел «Сведения о работе».
Когда лучше вносить запись?
По общему правилу, целесообразно вносить записи в трудовую книжку о работе по совместительству уже после того, как сотрудник уволится с работы по совместительству. Это связано с тем, что совместительство часто носит временный характер, и если запись о приеме внесена, придется также вносить запись об увольнении. Однако закон не запрещает внести запись и в момент приема на работу по совместительству — это остается на усмотрение кадровика и по просьбе работника.
Как заполнить четыре графы?
Четыре графы, содержащиеся в трудовой книжке, должны отражать в себе следующие данные:
- Графа 1: Номер вносимой записи по порядку.
- Графа 2: Дата начала исполнения профессиональных обязанностей по совместительству (или дата увольнения, если вносится запись о прекращении работы).
- Графа 3: Информация о работодателе и занимаемой работником должности по совместительству. Поскольку работодатель тот же самый (при внутреннем совместительстве), его название можно не дублировать, а сразу указать: «Принят в [наименование отдела] на должность [наименование должности] по совместительству».
- Графа 4: Реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись (дата и номер).
Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?
Иногда кадровики отказываются вносить сведения о совместительстве, ссылаясь на то, что это не обязательно. Однако, если работник предоставил заявление и подтверждающие документы, работодатель обязан внести запись.
Если же он этому препятствует, работник может обратиться с жалобой в Государственную трудовую инспекцию (ГТИ) о неисполнении организацией обязанностей по ведению трудовых книжек, которые возложены на работодателей статьей 66 ТК РФ. Заявление в инспекцию оформляется в свободной форме с приложением доказательств отказа работодателя.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
С переходом на электронные трудовые книжки правила внесения сведений о совместительстве принципиально не изменились. Работодатель так же подает отчеты в Социальный фонд, и сведения о работе по совместительству отражаются в электронной базе сотрудника. При желании работник может запросить выписку из ЭТК, где будут указаны все периоды работы, включая совместительство.
Краткие итоги
- Внесение записи о совместительстве — не обязанность, а право работника.
- Запись вносит только основной работодатель.
- Для внутреннего совместителя процедура упрощена, так как не требуется предоставлять документы из другой компании;
- Основанием для внесения записи служит письменное заявление работника.
- При отказе работодателя внести запись можно пожаловаться в Трудовую инспекцию.
Соблюдение этих простых правил позволит грамотно отразить трудовой стаж сотрудника и избежать претензий со стороны проверяющих органов.