Внутреннее совместительство – это форма трудовой деятельности, при которой сотрудник выполняет работу по одной и той же должности (или по другой) у того же работодателя, но в дополнение к своей основной работе. Оформление таких отношений требует особого внимания к документам, в т.ч. к трудовой книжке (или её электронному аналогу). Ниже представлен пошаговый гид, как правильно внести запись о внутреннем совместительстве в трудовую книжку.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст; 282 – внутреннее совместительство);
- Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей на 2026 г.);
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и хранении их копий»;
- Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (применяется и к электронным трудовым книжкам).
Что нужно подготовить перед внесением записи
- Заявление сотрудника о приёме на внутреннее совместительство (в письменной форме).
- Приказ о приёме на внутреннее совместительство (с указанием должности, подразделения, режима работы, срока действия и оплаты труда).
- Трудовая книжка (или электронная трудовая книжка – ЭТК) сотрудника.
- Документ, подтверждающий основное место работы (выписка из трудовой книжки или справка от отдела кадров).
Пошаговая инструкция по внесению записи в бумажную трудовую книжку
Определение места для записи
Запись о внутреннем совместительстве делается в разделе «Сведения о работе» (стр. 2‑3 трудовой книжки) после последней записи о основном месте работы. Если у сотрудника уже есть записи о совместительстве, новая запись помещается сразу после них.
Формулировка записи
Запись состоит из четырёх обязательных частей:
- Дата – день, месяц, год поступления на внутреннее совместительство (соответствует дате приказа).
- Номер и дата приказа – например, «Приказ № 123 от ».
- Наименование организации – полное название работодателя (как в основном месте работы).
- Должность, подразделение и характер работы – указывается точно так же, как в приказе (например, «инженер‑конструктор, отдел проектирования, внутреннее совместительство»).
Пример записи
Приказ № 123 от ООО «ТехноПром» Инженер‑конструктор, отдел проектирования, внутреннее совместительство
Запись делается черными чернилами, без сокращений, кроме общепринятых (например, «г.» для года, «№» для номера). После записи ставится подпись уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров) и печать организации.
Завершение оформления
- Проверьте, что все поля заполнены корректно и нет опечаток.
- Сделайте копию записи для личного дела сотрудника.
- Если у сотрудника ведётся электронная трудовая книжка, передайте информацию в систему ЭТК (см. раздел 4).
Особенности внесения записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 г. ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. Процедура аналогична бумажному варианту, но выполняется через личный кабинет работодателя на портале «Работа в России» или через специализированные кадровые системы (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и т.д.).
- В разделе «Сведения о работе» выберите опцию «Добавить запись».
- Укажите тип занятия – «Внутреннее совместительство».
- Заполните поля: дата приказа, номер приказа, наименование организации, должность, подразделение.
- Прикрепите скан приказа и заявления сотрудника (если требуется системой).
- Подтвердите запись электронной подписью уполномоченного лица.
- Система автоматически сформирует выписку, которую можно предоставить сотруднику по его запросу.
Возможные ошибки и их последствия
- Отсутствие ссылки на приказ – запись может быть признана недействительной, что влечёт сложности при подтверждении стажа.
- Неправильное указание должности – может привести к спорам при начислении выплат, связанных с совместительством (например, надбавки за вредность).
- Отсутствие подписи и печати – запись не считается оформленной надлежащим образом.
- Смешивание основной работы и совместительства в одной строке – нарушает структуру трудовой книжки и затрудняет чтение.
Для избежания таких ошибок рекомендуется использовать проверочный чек‑лист перед внесением записи и проводить периодический аудит трудовых книжек в отделе кадров.
Оформление записи о внутреннем совместительстве в трудовой книжке требует точного соблюдения нормативных требований и внимательного отношения к деталям. Следуя представленной инструкции, кадровик сможет корректно зафиксировать факт совместительства, обеспечить правовую защиту как работника, так и работодателя, а также избежать возможных споров в будущем. При переходе на электронные трудовые книжки процесс становится более прозрачным и менее подверженным механическим ошибкам, однако основные принципы остаются теми же: наличие приказа, точное указание должности и подпись уполномоченного лица.
Соблюдая эти правила, вы обеспечите надёжное документирование трудовой деятельности внутреннего совместителя и сохраните непрерывность его трудового стажа.