Вопрос хранения трудовых книжек остается одним из самых важных для кадровых служб и работодателей. Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки, бумажный документооборот никуда не исчез, а требования к сохранности документов строгой отчетности остаются высокими. В данной статье мы подробно разберем, где должны храниться трудовые книжки действующих и уволенных сотрудников, какие существуют требования к условиям хранения и что гласит законодательство РФ на текущий момент (май 2026 года).
Где хранится трудовая книжка в период работы сотрудника?
Согласно действующему законодательству и сложившейся практике, основным местом хранения трудовой книжки в период трудовой деятельности работника является рабочее место работодателя. Это прямо следует из правил ведения и хранения трудовых книжек.
Ключевые принципы хранения действующих книжек:
- Ответственное лицо: Трудовые книжки должны находиться у лица, ответственного за их ведение и хранение (обычно это сотрудник отдела кадров или бухгалтерии).
- Безопасность: Документы не должны лежать на открытых столах или в общедоступных шкафах. Они должны быть защищены от постороннего доступа, потери, порчи огнем или водой.
- Отсутствие жестких требований к сейфам: Важно отметить, что законодательство не устанавливает прямого требования о хранении трудовых книжек именно в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом шкафу с решетками на окнах. Однако работодатель обязан обеспечить их сохранность.
На практике это означает, что трудовые книжки должны храниться в запираемых металлических шкафах или сейфах в помещении отдела кадров. Это считается надлежащим исполнением обязанности работодателя по обеспечению сохранности документов.
Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей
Отдельного внимания требуют чистые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним. Согласно пункту 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, эти документы классифицируются как документы строгой отчетности (БСО).
Требования к хранению бланков более строгие:
- Бланки должны храниться у работодателя в условиях, исключающих доступ посторонних лиц.
- Рекомендуется (и часто требуется внутренними инструкциями) хранить их в сейфах или металлических шкафах.
- Выдача бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, производится по заявлению и под отчет.
Нарушение правил хранения бланков может привести к серьезным последствиям, включая штрафы и проблемы с учетом строгой отчетности.
Что делать с трудовыми книжками уволенных сотрудников?
Самая сложная ситуация возникает, когда сотрудник увольняется, но не забирает свою трудовую книжку. По закону работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Если это невозможно (сотрудник отсутствует, отказывается получать), работодатель должен направить уведомление о необходимости явиться за документом.
Порядок хранения невостребованных трудовых книжек:
- Срок хранения: Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя в течение 2 лет со дня увольнения.
- Место хранения: В этот период они должны храниться в отделе кадров организации отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников. Это необходимо для удобства поиска и учета.
- Условия: Как и активные документы, они должны находиться в запираемых шкафах или сейфах.
Если по истечении двух лет сотрудник так и не забрал свою трудовую книжку, работодатель обязан передать ее в архив (государственный или муниципальный, в зависимости от типа организации и региональных правил), где она будет храниться уже 50 или 75 лет в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от № 236).
Особенности хранения в филиалах и у ИП
Существуют нюансы хранения в зависимости от организационно-правовой формы работодателя:
Филиалы организаций
Если у организации есть филиал, трудовые книжки сотрудников филиала могут храниться непосредственно в филиале, если там налажен кадровый учет и есть ответственное лицо. Однако юридическая ответственность за сохранность все равно лежит на головной организации. При изменении наименования филиала или его закрытии вопрос передачи и хранения книжек решается через внесение соответствующих записей и передачу документов в центральный офис или архив.
Индивидуальные предприниматели (ИП)
У индивидуальных предпринимателей (ФЛП) правила могут отличаться в зависимости от страны, но в РФ ИП обязан хранить трудовые книжки своих работников так же, как и организации. Однако, если ИП работает один или использует труд работников без оформления трудовых книжек (например, по договорам ГПХ, где это не требуется), то и хранить их негде. Но при наличии трудового договора — хранение у работодателя обязательно.
Архивное хранение и сроки
После истечения 2-летнего срока хранения невостребованных книжек в организации, они передаются в архив. Согласно Приказу Росархива № 236, личные документы (включая трудовые книжки) имеют длительные сроки хранения:
- 50 лет — для документов, созданных после 2003 года.
- 75 лет — для документов, созданных до 2003 года.
Передача в архив оформляется актом приема-передачи. Это снимает с работодателя ответственность за физическую сохранность документа, но не освобождает от обязанности выдать его работнику по первому требованию (архив сделает запрос или выдаст справку).
Чек-лист для работодателя: как организовать правильное хранение
Чтобы избежать штрафов и проблем с сотрудниками, проверьте свою систему хранения по следующим пунктам:
- Назначено ли приказом лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек?
- Хранятся ли книжки работающих сотрудников в запираемом металлическом шкафу или сейфе?
- Выделено ли отдельное место (папка, ящик, полка) для невостребованных книжек уволенных сотрудников?
- Ведется ли журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей?
- Соблюдается ли порядок выдачи бланков строгой отчетности под отчет?
- Сформирован ли план передачи невостребованных книжек в архив по истечении 2 лет?
Правильное хранение трудовых книжек — это не просто бюрократическое требование, а гарантия защиты прав работников и безопасности бизнеса. Несмотря на то, что закон не требует обязательного наличия сейфа с кодовым замком для каждой папки, использование надежных металлических шкафов и строгий учет являются стандартом де-факто для любой уважающей себя организации в 2026 году. Помните: потеря трудовой книжки влечет за собой обязанность работодателя восстановить ее, что часто является сложной и длительной процедурой.
Статья подготовлена с учетом актуального законодательства РФ и нормативных актов, действующих на май 2026 года.