Вопрос использования факсимильной подписи (штампа, имитирующего собственноручную подпись руководителя) в кадровом делопроизводстве остается одним из самых дискуссионных․ Особое беспокойство он вызывает при оформлении увольнения сотрудников․ Можно ли ставить факсимиле в трудовой книжке заверяя увольнение работника? Давайте разберем эту ситуацию с точки зрения действующего законодательства и судебной практики․
Что говорит закон о заверении трудовой книжки
Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225, при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть заверены:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печатью работодателя;
- Подписью самого работника․
Обратите внимание: в нормативном акте используется термин «подпись», что подразумевает именно собственноручное проставление реквизита․ Трудовое законодательство РФ не раскрывает понятия факсимиле и, что самое главное, не предусматривает возможность его применения при подписании каких-либо кадровых документов․
Прямой запрет или правовой пробел?
Несмотря на то, что в Трудовом кодексе РФ нет статьи, которая бы буквально гласила «на трудовых книжках запрещено ставить факсимиле», судебная практика и разъяснения ведомств сформировали однозначную позицию․
Позиция судов и контролирующих органов
В соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст․ 160), факсимиле может использоваться в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон․ Однако трудовые отношения регулируются не ГК РФ, а ТК РФ․ Трудовое законодательство использовать факсимиле не разрешает․
Суды часто признают документы с факсимильной подписью не обладающими юридической силой․ В судебной практике есть прецеденты (подтвержденные информационными системами вроде КонсультантПлюс), когда документы за факсимильной подписью обоснованно не принимались судами во внимание, так как не отвечали признакам достоверности․
Исключения из правил: парадокс судебной практики
Следует отметить любопытный нюанс․ В некоторых единичных судебных делах суды указывали, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и само по себе не свидетельствует о незаконности увольнения․ Однако!
- Это касается именно приказов (внутренних актов организации), а не трудовой книжки, которая является строгой отчетности и основным документом о стаже․
- Такая позиция судов — скорее исключение, чем правило, и опираться на нее при оформлении трудовых книжек крайне рискованно․
Что касается именно трудовых книжек, то специалисты Роструда и Правила ведения исходят из того, что применение факсимиле в них исключено․ Факсимиле на кадровых документах, таких как трудовые книжки и приказы, не рекомендуется․
Что делать, если в трудовой книжке уже стоит факсимиле?
Если работник принес трудовую книжку с предыдущего места работы, где увольнение заверено факсимиле руководителя и печатью, или если ваша компания допустила такую ошибку, возникает логичный вопрос: является ли это нарушением и как это исправить?
Является ли это нарушением?
Да, является․ Запись об увольнении, заверенная факсимиле, считается ненадлежащим образом оформленной․ В будущем это может создать серьезные проблемы для работника при оформлении пенсии, так как пенсионный фонд может усомниться в достоверности записи и не зачесть этот стаж․
Как исправить ошибку?
Исправить такую запись может только работодатель, который ее допустил․ Порядок действий следующий:
- Признание записи недействительной․ Работодатель издает приказ о внесении изменений в трудовую книжку․
- Внесение правильной записи․ В разделе «Сведения о работе» под следующим порядковым номером делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (причина увольнения)»․
- Собственноручное заверение․ Правильная запись заверяется уже настоящей (собственноручной) подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью работника (если он еще работает в компании или может расписаться при получении книжки)․
Если же компания-работодатель уже ликвидирована, исправить запись невозможно, и работнику придется доказывать стаж через суд (например, предоставляя справки из архива, расчетные ведомости и т․д․)․
Что делать новому работодателю?
Если к вам устраивается сотрудник, в трудовой книжке которого стоит факсимиле при увольнении с прошлого места работы, вы не можете самостоятельно исправить эту запись — это право принадлежит только прежнему работодателю․
Однако вы обязаны принять такую трудовую книжку․ Для подстраховки работника можно порекомендовать ему обратиться на прежнее место работы для внесения исправлений, либо запросить у него справку с прежнего места работы, подтверждающую факт и дату увольнения, чтобы приложить ее к личному делу на случай будущих вопросов от пенсионного фонда․
Электронная подпись как альтернатива
В 2026 году на смену факсимиле постепенно приходит электронный документооборот․ Если руководителю нужно подписать кадровые документы на расстоянии, электронная подпись (УКЭП) является удобной и, что самое главное, законной альтернативой факсимиле․ Электронная подпись имеет полную юридическую силу и может использоваться для подписания приказов о приеме, увольнении и других кадровых документов․ Получить электронную подпись можно в удостоверяющих центрах (например, от ФНС через СберБизнес)․
Но важно помнить: даже при наличии ЭЦП у руководителя, бумажная трудовая книжка требует исключительно собственноручной синей подписи․
Резюме
Ставить факсимиле в трудовой книжке при заверении увольнения работника категорически не рекомендуется․ Трудовое законодательство не содержит норм, разрешающих такую практику, а Правила ведения трудовых книжек прямо требуют подписи работодателя и работника․ Использование факсимиле делает запись юридически ничтожной, что в перспективе может лишить сотрудника части пенсионного стажа․ Во избежание проблем руководитель должен подписывать трудовые книжки лично, либо делегировать это право другому сотруднику (кадровику, бухгалтеру) на основании доверенности и приказа, который также должен быть подписан собственноручно․