В современной российской практике всё чаще возникает вопрос: можно ли работнику иметь две трудовые книжки одновременно? С одной стороны, закон не содержит прямого запрета на это, с другой — существуют серьёзные правовые, налоговые и пенсионные риски. В этой статье мы подробно разберём все аспекты: от норм Трудового кодекса до последствий для работника и работодателя, а также — как правильно действовать, если у сотрудника уже две трудовые книжки.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю трудовую книжку — основной документ, подтверждающий трудовой стаж. В пункте 1 статьи 66 ТК РФ чётко указано: «Трудовая книжка — единственный документ, в который вносятся сведения о трудовой деятельности работника».

Таким образом, законодательство РФ исходит из принципа единства трудовой книжки. Это означает, что:

• У каждого работника должна быть только одна трудовая книжка.
• Все записи о трудовой деятельности (приём, увольнение, переводы, награды) должны вноситься только в неё.
• Ведение двух и более трудовых книжек противоречит сути законодательства, даже если прямого запрета в тексте нет.

Постановление Правительства РФ от № 1015 «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа» также подчёркивает, что трудовая книжка является основным документом для подтверждения страхового стажа. Дублирование этого документа создаёт риски для Пенсионного фонда РФ при начислении пенсий.

Почему у работника может быть две трудовые книжки?

На практике случаи наличия двух трудовых книжек у одного человека встречаются по разным причинам:

1. Утрата или порча первой книжки — работник получил дубликат, но старую не сдал.
2. Желание скрыть негативные записи — например, увольнение по статье, дисциплинарные взыскания.
3. Работа по совместительству, работник просит оформить вторую книжку, чтобы «не путать» записи, мотивируя это тем, что «это основная работа».
4. Ошибки кадровиков, при оформлении дубликата не проверили, есть ли у работника оригинальная книжка.
5. Сознательное нарушение — работник намеренно завёл вторую книжку, чтобы получать зарплату «в конверте» в одной организации и официально — в другой, избегая уплаты налогов.

Можно ли официально иметь две трудовые книжки? Ответ — НЕТ

Хотя в некоторых источниках можно встретить утверждение, что «закон не запрещает», это ошибочное толкование. Давайте разберёмся:

• Прямого запрета в ТК РФ нет — это верно. Но есть принцип единства документа, закреплённый в статье 66 ТК РФ.
• Нет и прямой ответственности для работника, закон не предусматривает штрафов за владение двумя книжками. Но это не значит, что это законно.
• Работодатель обязан вести трудовую книжку только одну — если работник предоставил вторую книжку, работодатель не вправе заводить новую, если у него уже есть первая.

Важно! Согласно позиции Минтруда и Пенсионного фонда РФ, «наличие у работника двух трудовых книжек является нарушением порядка ведения учёта трудовой деятельности и создаёт риски для формирования корректной пенсионной истории».

Чем это грозит работнику?

Последствия для работника могут быть серьёзными:

Проблемы с пенсией

Пенсионный фонд при начислении пенсии проверяет все записи в трудовых книжках. Если обнаружит дублирование (например, один и тот же период работы указан в двух книжках), он может:

• Отказать в зачёте одного из периодов стажа;
• Запросить пояснения и документы;
• Признать стаж недостоверным — и снизить размер пенсии.

Риск уголовной ответственности

Если работник намеренно использовал две книжки для:

• Получения необоснованных выплат (например, пособий, компенсаций);
• Уклонения от уплаты налогов;
• Обмана при оформлении льгот;

— это может быть квалифицировано как мошенничество по статье 159 УК РФ, что влечёт штрафы, обязательные работы или даже лишение свободы.

Потеря доверия работодателя

Если работодатель узнает, что у сотрудника две книжки — это может привести к увольнению по п. 5 ст. 81 ТК РФ (за грубое нарушение трудовых обязанностей, включая недобросовестность).

Чем это грозит работодателю?

Работодатель, который завёл вторую трудовую книжку по просьбе работника, также рискует:

• Получить штраф от Государственной инспекции труда за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ, до 50 000 руб. для юрлиц).
• Быть привлечённым к ответственности за неуплату налогов, если вторая книжка использовалась для «серой» зарплаты.
• Получить претензии от ПФР за некорректное формирование пенсионных данных.
• Потерять репутацию как ненадёжного работодателя.

Кадровик, который завёл вторую книжку, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности, а в случае умышленного нарушения — и к административной или уголовной.

Что делать, если у работника уже две трудовые книжки?

Если вы — работодатель и обнаружили, что у сотрудника две трудовые книжки, действуйте по следующему алгоритму:

Шаг 1: Проведите беседу с работником

Уточните, почему у него две книжки. Возможно, это ошибка — например, он потерял первую и получил дубликат, не зная, что старая всё ещё действительна.

Шаг 2: Попросите письменное заявление

Попросите работника написать заявление, в котором он:

• Подтверждает, что имеет две трудовые книжки;
• Выбирает одну из них как основную (ту, в которую внесены все или большинство записей);
• Просит уничтожить вторую книжку (с согласия работника и с оформлением акта уничтожения).

Шаг 3: Уничтожьте вторую книжку

Вторую трудовую книжку не храните в архиве «на всякий случай» — это может быть расценено как сокрытие нарушения. Вместо этого:

• Оформите акт уничтожения (по форме, утверждённой Минтрудом);
• Приложите к акту заявление работника;
• Заверьте акт подписями работника и ответственного лица (кадровика).

Шаг 4: Внесите все записи в одну книжку

Если в уничтожаемой книжке были записи, которых нет в основной, внесите их в основную книжку на основании:

• Справок с предыдущих мест работы;
• Копий приказов;
• Договоров и других подтверждающих документов.

Запись делается в разделе «Сведения о работе» с указанием: «Запись внесена на основании справки (документа) от [дата]».

Как избежать подобных ситуаций в будущем?

Работодателям и кадровым службам рекомендуется:

• Проверять наличие трудовой книжки при приёме на работу, не просто брать документ, а сверять с паспортом и, при необходимости, проверять наличие дубликатов через ПФР (по запросу).
• Не заводить новую книжку, если работник уже имеет действующую (даже если он говорит: «у меня её нет»).
• Обучать сотрудников кадровой службы правилам ведения трудовых книжек.
• Использовать электронные трудовые книжки, с 2020 года они являются альтернативой бумажным, и в них невозможно создать дублирующие записи.

Электронная трудовая книжка, решение проблемы?

Да. С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). В ней:

• Все записи ведутся в единой базе ПФР;
• Невозможно создать дубликат;
• Работник может в любое время посмотреть свою историю трудовой деятельности на портале Госуслуг;
• ПФР автоматически сопоставляет все периоды работы — исключая ошибки и манипуляции.

Если работник ещё не перешёл на ЭТК — рекомендуем предложить ему подать заявление на переход. Это защитит его и вас от будущих проблем.

Хотя в российском законодательстве нет прямой статьи, которая бы гласила: «Запрещается иметь две трудовые книжки», это противоречит сути и целям трудового и пенсионного законодательства. Наличие двух книжек:

• Нарушает принцип единства учёта трудового стажа;
• Создаёт риски для получения пенсии;
• Может быть расценено как попытка обмана;
• Ставит работодателя под угрозу проверок и штрафов.

Правильный путь — одна трудовая книжка, все записи в ней, и переход на электронную форму.

Если вы — работник, у которого две книжки — не ждите, пока ПФР обнаружит дубли. Сами инициируйте процесс устранения нарушения: обратитесь к текущему работодателю, напишите заявление и уничтожьте лишнюю книжку. Это защитит ваше будущее.

Помните: честность сегодня, это стабильная пенсия завтра.