Вопрос о наличии у одного работника более одной трудовой книжки часто возникает в связи с ростом количества совмещения рабочих мест, гибких форм занятости и переходом на электронный трудовой документ; Ниже – подробный разбор правовой базы, практических нюансов и рекомендаций, актуальных на 2026 год.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Можно ли официально иметь две (или более) книжки?
3. Какие правовые последствия могут возникнуть?
4. Как правильно оформить трудовой стаж, если уже есть две книжки
5. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 68). В статье 66 указано, что у работника должна быть одна трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж.
• Приказ Минтруда России от № 127н о переходе к электронному трудовому документу (ЭТД). С 2023 года работодатели обязаны вести электронный реестр, а бумажная книжка сохраняет статус «резервного» документа.
• Постановление ПФР от № 113 о порядке учета страховых взносов при совмещённой работе. ПФР подчеркивает, что при совпадении периодов работы в разных местах учитывается только один период в каждый календарный год.
• Судебная практика (дела № А40‑2024‑12, № А41‑2025‑07) подтверждает, что одновременное ведение двух бумажных трудовых книжек считается незаконным и может привести к административной ответственности.

Таким образом, закон формально не запрещает наличие дубликатов (например, при утере оригинала), но одновременное ведение более одной «активной» книжки противоречит статье 66 ТК РФ.

Можно ли официально иметь две (или более) трудовые книжки?

2.1 Дубликат vs. вторая оригинальная книжка

Если первая книжка утеряна, повреждена или находится в архиве, работник может оформить дубликат (пункт 5 статьи 66 ТК). Дубликат считается тем же документом, а не отдельной книжкой.

2.2 Совмещение двух официальных мест работы

Трудовое законодательство допускает многократное трудоустройство (параллельные контракты). Однако каждый работодатель обязан вести запись в одной трудовой книжке работника. Поэтому:

• Работник может работать на двух (и более) предприятиях одновременно, но все записи должны вестись в одной книжке (или в её электронном эквиваленте).
• Если у работодателя нет доступа к оригинальной книжке (например, она находится у другого работодателя), он может оформить временную запись в отдельный лист (по согласованию с работником) и позже перенести её в основную книжку.

2.3 Электронный трудовой документ (ЭТД)

С 2023 года большинство компаний используют ЭТД. В этом случае «бумажная» книжка может оставаться у работника как резерв, а все официальные записи хранятся в единой базе данных ПФР. Наличие нескольких ЭТД у одного человека невозможно – система автоматически связывает все записи с единственным индивидуальным лицевым счётом (ИЛС).

Правовые последствия при наличии двух книжек

Важно: при проверке инспекцией труда наличие более одной активной книжки считается нарушением, даже если обе книжки «чистые» и не содержат конфликтных записей.

Как правильно оформить трудовой стаж, если уже есть две книжки?

4.1 Шаг 1. Определить «главную» книжку

Выберите одну из книжек (обычно – ту, где больше записей) и объявите её основным документом. Все будущие работодатели должны вести записи именно в неё.

4.2 Шаг 2. Оформить дубликат утерянной/второй книжки

Если вторая книжка содержит важные записи, подайте заявление в отдел кадров текущего работодателя** и в ПФР о выдаче дубликата. При этом:

• Заполните форму «Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки» (образец в Приказе Минтруда № 127н).
• Предоставьте копию паспорта и справку о работе в организации, где книжка была выдана.
• После получения дубликата перенесите все записи в основную книжку (или в ЭТД).

4.3 Шаг 3. Уведомить работодателей

Сообщите каждому работодателю о том, какая книжка является основной, и попросите их вести запись в неё. При необходимости подпишите «Согласие на передачу данных в электронный трудовой документ».

4.4 Шаг 4. Проверить учёт в ПФР

Войдите в личный кабинет ПФР (лицевой счёт). Убедитесь, что все периоды работы отражены корректно. При расхождениях подайте заявление «О проверке и уточнении страхового стажа».

4.5 Шаг 5. Избегать двойного начисления взносов

Если вы работаете в двух местах одновременно, каждый работодатель обязан платить страховые взносы. ПФР учитывает их суммарно, но не более 10 баллов в год (по правилам 2023‑2025 гг.). Переплата не возвращается, а недоучёт может уменьшить будущую пенсию.

Часто задаваемые вопросы

5.1 Можно ли иметь две трудовые книжки, если одна из них – электронная?

Да, один работник может иметь бумажную и электронную трудовые книжки одновременно, но они должны отражать один и тот же набор записей. Электронный документ считается основным, а бумажный – резервным.

5.2 Что делать, если у меня уже есть две активные книжки и я не успел оформить дубликат?

Срочно обратитесь в отдел кадров обоих работодателей, объясните ситуацию и попросите:

1. Остановить ведение записей в одну из книжек.
2. Оформить дубликат второй книжки и перенести её записи в основную.

Если работодатели отказываются, подайте жалобу в Госинспекцию труда.

5.3 Какой штраф предусмотрен за нарушение статьи 66 ТК?

Для работодателя – административный штраф от 2 000 до 5 000 рублей. Для работника – предупреждение, но в случае повторных нарушений может быть наложен штраф до 3 000 рублей.

5.4 Влияет ли наличие двух книжек на получение пенсии?

Да. ПФР учитывает только один набор записей за каждый календарный год. Если часть стажа зафиксирована только во второй книжке, она может быть не учтена, что уменьшит размер будущей пенсии.

5.5 Можно ли скрыть вторую книжку от работодателя?

Скрывать информацию о наличии второй книжки не рекомендуется. При проверке инспекций или при оформлении пенсии отсутствие полной истории может быть квалифицировано как нарушение прав работника и привести к отказу в выплатах.

• Закон допускает только одну активную трудовую книжку (бумажную или электронную) для каждого работника.
• Наличие дубликата – законный способ заменить утерянный документ, но дубликат считается тем же самым документом.
• Одновременное ведение двух разных книжек в один период времени незаконно и может привести к административным штрафам и проблемам с пенсионным стажем.
• Для тех, кто совмещает несколько рабочих мест, рекомендуется использовать ЭТД и следить за тем, чтобы все записи вели в один реестр.
• При возникновении конфликтных ситуаций следует незамедлительно обращаться в отдел кадров, ПФР и, при необходимости, в Госинспекцию труда.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете избежать юридических рисков, сохранить правильный трудовой стаж и гарантировать себе полноценные пенсионные выплаты в будущем.

Дата публикации: