Вопрос о наличии у работника двух трудовых книжек встречается довольно часто.
Многие сотрудники, работая одновременно в нескольких организациях, либо теряют оригинал, либо получают новую книгу от другого работодателя. Что делать в таком случае? Как правильно оформить стаж, чтобы не потерять права и не нарушить закон?
Что говорит законодательство?
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) в статье 66, часть третьей, устанавливает, что трудовая книжка ведётся только по основному месту работы. Это значит:
- У работника должна быть одна основная трудовая книжка, в которой фиксируются все периоды работы.
- Если работник имеет несколько рабочих мест, то только основное место работы ведёт книгу.
- Наличие двух (или более) трудовых книжек не запрещено напрямую, но это противоречит принципу единой регистрации трудовой деятельности.
Согласно ПФР и ПФУ, при расчёте страхового стажа учитывается только один период, выбранный работником. Если периоды совпадают, то учитывается только один из них.
Когда может возникнуть ситуация с двумя книжками?
- Потеря оригинала. Работник пишет заявление о потере и получает новую книгу от работодателя.
- Работник одновременно работает в двух компаниях, и каждая из них выдает свою книгу.
- Перевод в другую организацию, где не было передано данные из предыдущей книги.
Что делать, если у вас две трудовые книжки?
Установите «основное» место работы
Выберите, какое из ваших мест работы будет основным. Это может зависеть от:
- Суммы заработной платы.
- Длительности работы.
- Уровня ответственности.
Перенесите записи в одну книгу
Если у вас есть две книги, перенесите все записи из «неосновной» в «основную». Это можно сделать в письменной форме, подписав акт о передаче данных. Важно:
- Сохранить копии обеих книг.
- Подписать акт о передаче с обеих сторон.
- Указать даты, названия работодателей и должностей.
Обратитесь в ПФУ
После объединения записей необходимо подать заявление в Пенсионный фонд России (ПФУ) с копией новой книги и актом о передаче. ПФУ подтвердит корректность стажа.
Если вы не можете объединить книги
В случае, если объединение невозможно (например, одна из книг потеряна и нет копии), оформите заявление о восстановлении трудовой книжки. ПФУ может восстановить стаж на основании трудовой книжки, справок от работодателей и других документов.
Что делать работодателю?
- Проверить наличие у сотрудника только одной трудовой книжки.
- При обнаружении двух книг – оформить акт о передаче данных.
- Убедиться, что новая книга хранится в соответствии с требованиями ТК РФ.
- Соблюдать порядок записи в книге: дата начала работы, должность, оклад, причины увольнения.
Возможные последствия
- Нарушение порядка ведения трудовой книжки может привести к штрафу для работодателя (по статье 303 ТК РФ).
- Работник может потерять часть стажа, если периоды не учтены правильно.
- В случае злоумышленного создания двух книг возможны уголовные последствия (согласно статье 159 Уголовного кодекса РФ – «преступление, связанное с подделкой документов»).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли иметь две трудовые книжки? Закон не запрещает, но это противоречит нормам ТК РФ. Лучше иметь одну книгу.
- Что делать, если одна из книг потеряна? Подача заявления о потере и получение новой книги от работодателя.
- Как учесть стаж, если книги имеют разные периоды? ПФУ учитывает только один период, выбранный работником.
- Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной? Да, с 2022 года электронная трудовая книжка (ЭТК) является официальным документом.
Практический чек‑лист
- Определите основное место работы.
- Соберите обе трудовые книжки и сопроводительные документы.
- Составьте акт о передаче данных (подписи обеих сторон).
- Перенесите записи в одну книгу.
- Подача заявления в ПФУ с копией новой книги.
- Сохраните копии всех документов.
Соблюдение этих шагов поможет избежать конфликтов с работодателем и Пенсионным фондом, а также защитит ваши права как работника.
Наличие двух трудовых книжек – не редкость, но это не решает проблему. Главное – правильно оформить стаж, объединить данные в одну книгу и сообщить об этом ПФУ. Следуя простым правилам, вы сможете сохранить свои права и избежать юридических осложнений.