Вопрос о необходимости бумажной трудовой книжки в 2026 году остаётся актуальным как для работодателей, так и для самих сотрудников. С одной стороны, законодательство постепенно отходит от бумажного формата, с другой — в ряде случаев бумажный документ всё ещё обязателен. В этой статье разберём, когда можно обойтись без трудовой книжки, а когда она остаётся обязательной.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65–66) – определяет трудовую книжку как «основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».
• Закон 439‑ФЗ «О государственной системе электронных документов» – закрепляет возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Постановления Минтруда РФ – уточняют порядок оформления и закрывающих записей.

Согласно ст. 5 п. 2 Закона 439‑ФЗ, работник имеет право в любое время перейти на ЭТК. При этом он обязан подать письменное заявление, после чего работодатель оформляет закрывающую запись в бумажной книжке и выдаёт её сотруднику.

Практика применения в 2026 году

Работники, которые начали работать до 2021 года

Такие сотрудники могут:

• продолжать пользоваться бумажной трудовой книжкой;
• перейти на электронную версию, если захотят.

При устройстве на новую работу они обязаны предъявить бумажную трудовую книжку, если она есть. В бумажной книжке будет записана информация о переходе на ЭТК, которую новый работодатель обязан проверить.

Работники, которые впервые устроились после 2021 года

Для них возможен только электронный формат:

• Бумажный документ в этом случае не оформляется;
• Ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется только в ЭТК.

Это правило применимо к новым сотрудникам, которые никогда ранее не вели трудовую книжку.

Переход на ЭТК

Процесс перехода выглядит так:

1. Сотрудник подаёт письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Работодатель оформляет закрывающую запись в бумажной книжке.
3. Выдаётся бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.
4. Сведения о трудовой деятельности переходят в электронный формат.

После перехода работник может использовать только ЭТК для всех последующих трудовых отношений.

Утрата бумажной трудовой книжки

Если работник не может предоставить бумажную трудовую книжку из‑за её утраты, работодатель обязан вести сведения о сотруднике только в электронном виде. Это подтверждается письмом Минтруда РФ от 3 июня 2022 г. (ссылка: Гарант;ру).

Когда нужна бумажная трудовая книжка?

• При приёме на работу нового сотрудника, если у него уже есть бумажная трудовая книжка.
• При заключении трудового договора с учеником, если с ним подписан трудовой договор и он фактически работает (ученический договор без трудового договора не требует записи).
• При дистанционной работе, если работник просит о внесении записи и передаёт книжку работодателю.

В остальных случаях, особенно для новых сотрудников, бумажная трудовая книжка не требуется.

Когда можно обойтись без трудовой книжки?

• Для новых сотрудников, которые впервые устроились после 2021 года – только ЭТК.
• Для работников, которые уже перешли на ЭТК и не предъявляют бумажную книжку при смене работодателя.
• При работе в рамках дистанционных проектов, если работник не требует внесения записи.

Практические рекомендации для работодателя

1. Проверяйте наличие бумажной трудовой книжки при приёме нового сотрудника. Если она есть – убедитесь, что в ней есть запись о переходе на ЭТК.
2. Если работник впервые работает после 2021 года, проверьте, оформлена ли у него только ЭТК. В этом случае бумажной книжки не требуется.
3. При утрате бумажной трудовой книжки работника, обеспечьте ведение сведений в ЭТК и оформите закрывающую запись в бумажной, если она была ранее.
4. Регулярно обновляйте внутренние инструкции по оформлению трудовой книжки, учитывая изменения в законодательстве.

Трудовая книжка в 2026 году остаётся обязательным документом, но её бумажный формат уже не является единственным способом ведения трудовой истории. Для новых сотрудников, которые впервые работают после 2021 года, электронная трудовая книжка является единственным допустимым вариантом. При приёме на работу с уже существующей бумажной книжкой работодатель обязан проверить её наличие и соответствие требованиям закона. При утрате бумажной книжки работник может полностью перейти на электронный формат без потери прав на трудовой стаж.

Таким образом, можно сказать, что работнику не нужна бумажная трудовая книжка, если он впервые работает после 2021 года и полностью использует электронный формат. Однако в ряде случаев, особенно при приёме на работу с уже существующей бумажной книжкой, её наличие остаётся обязательным.