Вопрос о необходимости оформления письменного заявления для получения копии трудовой книжки часто возникает у сотрудников‚ которым требуется подтвердить свой стаж‚ место работы или опыт. Ниже подробно рассмотрены правовые основания‚ ситуации‚ когда заявление обязательно‚ а также порядок его составления и примерный образец.
Правовая база
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ‚ работник имеет право получить от работодателя сведения о своей трудовой деятельности‚ включая копию трудовой книжки‚ выписку из неё или справку о стаже. Однако закон устанавливает‚ что такая информация предоставляется по письменному заявлению работника. То есть‚ без заявления отдел кадров не обязан выдавать копию.
Когда заявление обязательно?
- Получение копии трудовой книжки (заверенной или незаверенной) для личных целей (например‚ при оформлении кредита‚ пособия‚ трудоустройства).
- Запрос выписки из трудовой книжки (например‚ для подтверждения периода работы в определённой организации).
- Требование справки о стаже (СТД‑Р или иной формы) при увольнении или для подачи в государственные органы.
- Если работник просит выдать оригинал трудовой книжки (в этом случае besides заявления нужно указать причину и место последующего представления документа).
В случаях‚ когда сотрудник просто хочет посмотреть свою трудовую книжку в отделе кадров (без выдачи на руки)‚ письменное заявление обычно не требуется – достаточно устного запроса и присутствия уполномоченного лица.
Как оформить заявление?
Законодательство не устанавливает единой унифицированной формы заявления. Оно может быть составлено в произвольном виде‚ но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка – наименование организации‚ её адрес‚ ФИО и должность руководителя (или отдела кадров)‚ к которому обращается заявитель.
- Дата и место составления.
- ФИО заявителя‚ его должность‚ структурное подразделение‚ табельный номер (если есть).
- Название документа – «Заявление о выдаче копии трудовой книжки» (или «Заявление о выдаче выписки из трудовой книжки»‚ в зависимости от цели).
- Текст просьбы – чётко указать‚ какой именно документ требуется (копия‚ заверенная копия‚ выписка‚ справка) и для какой цели он нужен.
- Подпись заявителя с расшифровкой (ФИО) и датой.
Если требуется заверенная копия‚ в заявлении можно добавить фразу: «Прошу заверить копию трудовой книжки подписью и печатью организации».
Образец заявления
Ниже представлен примерный шаблон‚ который можно адаптировать под свои нужды.
ООО «Ромашка» Отдел кадров Иванову Ивану Ивановичу от бухгалтера Петрова Сергея Vladimiroвича г. Москва‚ 21 мая 2026 г. Заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки Я‚ Петров Сергей Vladimiroвич‚ работаю в ООО «Ромашка» на должности бухгалтера с по настоящее время (табельный № 12456). Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки для подачи в банк при оформлении ипотечного кредита. Копия трудовой книжки должна быть заверена подписью руководителя отдела кадров и печатью организации. Подпись ___________________ /Петров С.В./ Дата ___________________
При необходимости можно заменить абзац с целью выдачи на любой другой (например‚ «для подтверждения стажа при трудоустройстве в другую организацию» или «для получения пособия по безработице»).
Что делать после подачи заявления?
- Отдел кадров проверяет заявление‚ готовит запрашиваемый документ и заверяет его (при необходимости).
- Сотрудник получает документ под расписку в журнале учета выдачи трудовых книжек или в электронной системе (если таковая ведётся).
- Если требуется оригинал трудовой книжки‚ помимо заявления указывается причина выдачи и место последующего представления (например‚ «для предъявления в Пенсионный фонд РФ»).
Возможные сложности и как их избежать
- Отказ в выдаче без объяснения причин. Согласно ст. 62 ТК РФ‚ отказ без оснований незаконен. В таком случае можно потребовать письменный мотивированный ответ и‚ при необходимости‚ обратиться в трудовую инспекцию или суд.
- Неполные реквизиты в заявлении. Чтобы избежать задержек‚ проверьте‚ что все обязательные пункты (шапка‚ ФИО‚ должность‚ дата‚ подпись) присутствуют.
- Требование заверения‚ которого нет в заявлении. Если нужна заверенная копия‚ прямо укажите это в тексте просьбы.
Таким образом‚ для получения копии трудовой книжки (или выписки из неё) написание письменного заявления обязательно. Закон не предъявляет жёстких требований к форме документа‚ но соблюдение минимального набора реквизитов обеспечит быстрое и безошибочное оформление запроса. Используйте приведённый выше образец как основу‚ адаптируя его под свою ситуацию‚ и вы получите нужный документ без лишних задержек.