Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Вопрос о необходимости оформления трудовой книжки при приёме на работу остаётся актуальным в 2026 году, поскольку законодательство России допускает два равноценных способа ведения сведений о трудовой деятельности: бумажную и электронную трудовую книжку (ЭТК). Ниже подробно рассмотрены правовые основания, практические рекомендации для работодателей и соискателей, а также примеры оформления записей в обоих форматах.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66 регулирует ведение трудовой книжки (в бумажном и электронном виде).
Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронные трудовые книжки» – ввёл обязательную возможность ведения ЭТК с .
Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – содержит образцы заполнения бумажных и электронных записей.
Инструкция по ведению трудовых книжек (Минтруда РФ, 2024) – уточняет порядок внесения записей о приёме, переводе, совместительстве и увольнении.

Согласно указанным нормам, работодатель обязан вести трудовую книжку каждого работника, но выбирает форму (бумажную или электронную) по соглашению с сотрудником. Если сотрудник не выразил предпочтения, работодатель может оформить бумажную книжку по умолчанию.

Когда трудовая книжка обязательна?

Трудовая книжка (в любой форме) требуется в следующих случаях:

Первое трудоустройство – если у гражданина ещё нет трудовой книжки, работодатель обязан её завести (бумажную или электронную) и внести первую запись о приёме на работу.
Переход с одного места работы на другое – при приёме на новую работу сотрудник предоставляет текущую трудовую книжку (или выписку из ЭТК) для продолжения ведения.
Изменение формы ведения – если сотрудник решает перейти с бумажной на электронную трудовую книжку (или наоборот), необходимо оформить соответствующее заявление и внести запись о переходе.
Ведение совместительства – записи о совместительстве вносятся в основную трудовую книжку (бумажную или электронную) по месту основной работы.

Исключения составляют только случаи, когда трудовые отношения оформляются по гражданско‑правовым договорам (подряд, авторский заказ и т.п.) – в таких ситуациях трудовая книжка не ведётся.

Бумажная трудовая книжка: плюсы и минусы

Преимущества

Простота использования для сотрудников, не имеющих доступа к интернету или электронным сервисам.
Не требует подключения к государственным информационным системам (СФР, ПФР).
Визуально подтверждает стаж работы – удобно при предоставлении справок в ПФР, банках и т.д.

Недостатки

Риск потери, повреждения или подделки документа.
Трудоёмкость внесения и хранения большого количества записей (особенно при частой смене мест работы).
Необходимость физического хранения и обеспечения конфиденциальности.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): плюсы и минусы

Мгновенный доступ к данным через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе СФР.
Снижение риска потери или повреждения документа.
Автоматическое формирование справок о стаже и выписок для предоставления третьим лицам.
Возможность ведения нескольких трудовых книжек (например, при совместительстве) в одном электронном профиле.

Требуется доступ к интернету и базовые навыки работы с электронными сервисами.
Некоторые работодатели (особенно небольшие организации) могут не иметь возможности подключиться к системе ЭТК.
В случае технических сбоев в государственных системах может возникнуть временная невозможность внесения записи.

С года все организации, имеющие более 50 сотрудников, обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном виде. Малые предприятия (до 50 человек) могут выбирать любую форму по соглашению с работником.

Как оформить запись о приёме на работу?

В бумажной трудовой книжке

Согласно Приказу № 320н, запись о приёме на работу оформляется следующим образом:

В колонке «Дата» указывается день, месяц и год приёма (например, ).
В колонке «Наименование организации, её структурное подразделение (если есть)» – полное наименование работодателя.
В колонке «Должность» – должность, на которую принят сотрудник.
В колонке «Основание» – номер и дата трудового договора (или приказ о приёме).
Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.

Пример записи:

 ООО «ТехноСтрой», отдел проектирования Инженер‑проектировщик Приказ № 12‑к от Подпись: ___________ Печать

В электронной трудовой книжке

Запись в ЭТК формируется автоматически при загрузке данных в систему СФР через личный кабинет работодателя или через интеграцию с 1С/ERP. Основные поля те же, что и в бумажной форме, но дополнительно включаются:

ИНН организации;
СНИЛС сотрудника (для идентификации в ПФР);
Код классификатора профессий (ОКПДТР).

После внесения записи сотрудник получает уведомление в личном кабинете «Госуслуги» и может скачать выписку в PDF‑формате.

Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Если гражданин устраивается на работу впервые и у него отсутствует трудовая книжка, работодатель обязан:

Запросить у сотрудника паспорт и СНИЛС (для идентификации).
Оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) в соответствии с выбранной формой.
Внести первую запись о приёме на работу.
Выдать сотруднику копию первой страницы (или выписку из ЭТК) для личного архива.

Стоимость изготовления бумажной трудовой книжки составляет около 150‑200 рублей (включая бланк и печать). Электронная книжка оформляется бесплатно через портал «Госуслуги».

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

Нарушение порядка ведения трудовой книжки (несвоевременное внесение записей, отсутствие записи о приёме, выдача недостоверных сведений) влечёт:

Административный штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Штраф для организации – от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
В случае умышленного предоставления ложных сведений – возможное привлечение к уголовной ответственности (ст. 272 УК РФ).

Поэтому важно соблюдать установленные сроки (запись вносится не позднее трёх рабочих дней с момента приёма на работу) и обеспечивать сохранность документа.

Практические рекомендации для соискателей

Уточните у работодателя форму ведения трудовой книжки (бумажная/электронная) до подписания трудового договора.
Если вы предпочитаете электронную форму, подготовьте СНИЛС и убедитесь, что у вас есть доступ к личному кабинету на «Госуслугах».
При приёме на работу впервые попросите у работодателя копию первой страницы трудовой книжки (или выписку из ЭТК) – это будет вашим подтверждением начала трудовой деятельности.
Храните бумажную трудовую книжку в безопасном месте (например, в огнеупорном сейфе) и периодически проверяйте её состояние.
При переходе с бумажной на электронную форму подайте заявление работодателю и дождитесь подтверждения внесения записи о переходе в ЭТК.

Таким образом, трудовая книжка при устройстве на работу обязательна независимо от выбранной формы (бумажной или электронной). Выбор формы зависит от соглашения между работником и работодателя, а также от размера организации и её технической готовности к ведению ЭТК. Соблюдение требований законодательства обеспечивает защиту прав сотрудников на подтверждение стажа, своевременное начисление пенсионных баллов и избежание штрафных санкций для работодателя.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки или переходу на электронный формат, рекомендуется обратиться к специалисту отдела кадров вашей организации или воспользоваться бесплатной консультацией на портале «Госуслуги».