Вопрос о необходимости предъявления трудовой книжки при приёме на работу остаётся актуальным в 2026 году. Ниже рассмотрены законодательные нормы‚ практические рекомендации и особенности оформления как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек (ЭТК).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – устанавливает обязанность работника представить документы‚ подтверждающие трудовую деятельность‚ при заключении трудового договора.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регулирует ведение трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от  № 825н – вводит электронную трудовую книжку как основной формат учёта трудовой деятельности.
• Постановление Правительства РФ от  № 12‑п – с этой даты при первом трудоустройстве оформляется только ЭТК; бумажная книжка требуется лишь в случае её отсутствия по объективным причинам.

Когда трудовая книжка обязательна?

1. Первое трудоустройство после – работодатель обязан оформить только электронную трудовую книжку. Предъявление бумажного документа не требуется‚ если у сотрудника нет ЭТК.
2. Отсутствие электронной трудовой книжки – если у работника по какой‑то причине (утрата‚ повреждение‚ технические сбои) нет доступа к ЭТК‚ он должен предоставить бумажную трудовую книжку или написать заявление об её отсутствии. В этом случае работодатель оформляет новую бумажную книжку по письменному заявлению сотрудника.
3. Сохранение бумажного варианта по желанию сотрудника – если работник ранее вёл бумажную трудовую книжку и не подал заявление о переходе на электронный формат‚ он имеет право продолжать пользоваться бумажным документом. При этом сведения о работе вносятся одновременно и в бумажную‚ и в электронную книжку.
4. Трудоустройство по гражданско‑правовым договорам (подряд‚ оказание услуг‚ авторский договор и т.п;) – запись в трудовой книжке не делается‚ поэтому предъявление книжки не требуется.
5. Ученический договор – также не влечёт запись в трудовой книжке.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или повреждена?

Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ при отсутствии трудовой книжки работник должен подать письменное заявление с указанием причины отсутствия (утрата‚ повреждение‚ кража и т.д.). На основании этого заявления работодатель:

• оформляет новую трудовую книжку (бумажную или электронную‚ в зависимости от выбранного формата);
• вносит в неё сведения о предыдущих местах работы‚ основанные на предоставленных документах (справки с предыдущих мест работы‚ выписки из ПФР‚ копии приказов и т.п.);
• при наличии электронной трудовой книжки одновременно передаёт данные в ЭТК.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): плюсы и особенности

С года в России действует система электронных трудовых книжек. Основные преимущества:

• Доступность – сведения можно получить в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через работодателя.
• Надёжность – исключён риск физической утраты или повреждения документа.
• Скорость оформления – при приёме на работу достаточно предоставить СНИЛС и согласие на обработку данных; работодатель вносит запись в ЭТК в течение одного рабочего дня.
• Единый учёт – все периоды трудовой деятельности храняться в одном месте‚ что упрощает расчёт пенсии и получение социальных выплат.

Если сотрудник впервые устраивается на работу после ‚ работодатель обязан завести только ЭТК. Бумажная книжка оформляется лишь по заявлению сотрудника‚ если он желает вести её параллельно.

Практические рекомендации для соискателя

1. Проверьте наличие ЭТК – войдите в личный кабинет на «Госуслугах» и убедитесь‚ что сведения о предыдущей работе отражены корректно.
2. Подготовьте справки с предыдущих мест работы – они понадобятся‚ если потребуется восстановить трудовую стаж в случае отсутствия книжки.
3. Согласуйте формат ведения книжки с работодателем – если вы хотите сохранить бумажный вариант‚ сообщите об этом при приёме на работу и получите письменное подтверждение.
4. Храните копии всех документов – скан‑копии трудовой книжки‚ справок‚ приказов о приёме и увольнении помогут быстро восстановить информацию при необходимости.
5. Следите за сроками подачи заявления о переходе на ЭТК – если вы ранее вели только бумажную книжку и хотите перейти на электронный формат‚ подайте заявление в отдел кадров текущего работодателя.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Нужно ли предъявлять трудовую книжку при заключении договора подряда?

Нет. Гражданско‑правовые договоры не влекут записи в трудовой книжке‚ поэтому предъявление книжки не требуется.

Можно ли отказаться от ведения бумажной трудовой книжки‚ если я уже её веду?

Да. Достаточно подать заявление о переходе на электронный формат. После этого работодатель ведёт только ЭТК‚ а бумажная книжка может быть возвращена вам или храниться у работодателя по вашему желанию.

Что делать‚ если работодатель настаивает на предоставлении оригинала бумажной трудовой книжки‚ хотя у меня есть ЭТК?

Требовать оригинал бумажной книжки unlawful. Вы можете предоставить выписку из ЭТК (доступно в личном кабинете «Госуслуг») либо справку с места работы‚ подтверждающую периоды занятости.

Нужно ли вносить запись о трудоустройстве‚ если я проработал менее пяти дней?

Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ запись вносится только после пяти дней фактической работы. Если срок меньше‚ запись не делается‚ но сведения о приёме могут быть отражены в других внутренних документах компании.

На сегодняшний день трудовая книжка остаётся важным документом‚ подтверждающим трудовую деятельность‚ но её форма и обязательность зависят от ряда факторов:

• Для первого трудоустройства после достаточно электронной трудовой книжки.
• Бумажная книжка требуется лишь при отсутствии доступа к ЭТК или по личному желанию сотрудника.
• При гражданско‑правовых договорах‚ ученических договорах и работе менее пяти дней запись в трудовой книжке не делается.
• В случае утраты или повреждения книжки необходимо подать письменное заявление о её отсутствии‚ после чего работодатель оформляет новый документ (бумажный или электронный) на основании предоставленных справок.

Таким образом‚ ответ на вопрос «Нужна ли трудовая книжка при трудоустройстве?» звучит так: Да‚ но только в электронном виде‚ кроме случаев‚ когда у сотрудника нет доступа к ЭТК или он желает вести бумажный вариант параллельно. Следуя рекомендациям выше‚ вы сможете избежать недоразумений при приёме на работу и обеспечить корректный учёт своего трудового стажа.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и информации из открытых источников на дату 23 мая 2026 года.