Вопрос о необходимости ведения трудовой книжки на генерального директора компании является одним из самых частых среди предпринимателей и кадровиков. Эта ситуация осложняется множеством нюансов: является ли директор наемным сотрудником или единственным учредителем? Как оформить прием на работу руководителя? Разбираемся во всех тонкостях действующего законодательства.
Общие правила: директор как наемный работник
С точки зрения Трудового кодекса РФ, генеральный директор — это такой же работник, как и остальные сотрудники организации. С ним заключается трудовой договор, на него распространяются все гарантии и обязанности, предусмотренные трудовым законодательством.
Согласно действующим нормативным актам, в частности Постановлению Правительства РФ от № 225, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, при условии, что данная работа является для сотрудника основной.
Таким образом, если генеральный директор принят на работу по срочному или бессрочному трудовому договору и не является единственным учредителем, трудовая книжка на него должна быть заведена и оформлена в обязательном порядке.
Кто делает запись в трудовой книжке директора?
Здесь возникает логичный вопрос: кто подписывает приказ о приеме на работу и вносит запись в трудовую книжку, если директор — это главное лицо в компании? В зависимости от ситуации процедура выглядит так:
- Если у компании есть учредители: решение о назначении генерального директора принимает общее собрание учредителей или совет директоров (что фиксируется в протоколе). На основании этого протокола издается приказ о приеме на работу, который директор подписывает сам на себя. В трудовую книжку запись вносит кадровик или иное уполномоченное лицо.
- Если директор — единственный учредитель: он принимает решение единолично (оформляется Решение единственного учредителя), подписывает приказ и сам вносит запись в свою трудовую книжку, если в компании нет штатного кадровика.
Особый случай: генеральный директор — единственный учредитель
Долгое время ведутся споры о том, нужен ли вообще трудовой договор и, соответственно, трудовая книжка руководителю, который является единственным учредителем ООО. Минфин и Роструд в своих разъяснениях неоднократно указывали, что с единственным учредителем нельзя заключить трудовой договор с самим собой, так как стороны договора (работник и работодатель) должны быть разными лицами.
Однако судебная практика (в частности, определения Верховного Суда РФ) говорит об обратном: трудовые отношения возникают в момент фактического допуска к работе, и отсутствие письменного договора не лишает руководителя права на оплату труда и трудовые гарантии.
Нужна ли трудовая книжка единственному учредителю?
Ответ на этот вопрос зависит от того, какая именно трудовая книжка имеется в виду:
- Бумажная трудовая книжка: Если единственный учредитель впервые устраивается на работу и у него нет бумажной трудовой книжки, заводить ее необязательно. Закон не принуждает работодателя (даже если это сам директор) заводить на себя бумажный документ. Однако, если бумажная книжка уже существует и находится на руках у работника, работодатель обязан внести в нее запись о работе;
- Электронная трудовая книжка (ЕФС-1): С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Работодатель обязан сдавать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР) на всех застрахованных лиц, с которыми заключены трудовые договоры. Поэтому, даже если единственный учредитель не заводит бумажную книжку, отчетность в СФР по нему сдавать необходимо, чтобы у человека формировался пенсионный стаж.
Как правильно внести запись в трудовую книжку директора?
При заполнении трудовой книжки генерального директора необходимо учитывать специфические формулировки. Запись должна отражать суть его полномочий.
Примеры формулировок в графе 3 раздела «Сведения о работе»:
- «Принят в общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» на должность генерального директора».
- «Избран на должность генерального директора общества с ограниченной ответственностью «Ромашка»» (если это предусмотрено уставом).
- «Назначен на должность генерального директора…»
В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись: Протокол общего собрания учредителей (или Решение единственного учредителя) и Приказ о приеме на работу.
Ответственность за отсутствие трудовой книжки
Если генеральный директор является наемным менеджером, а работодатель (компания) не завел на него трудовую книжку или не внес в нее запись, это является прямым нарушением трудового законодательства.
За нарушение правил ведения, хранения и учета трудовых книжек предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц (в т.ч. для самого директора или кадровика) — штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
- При повторном нарушении суммы штрафов существенно увеличиваются, а должностным лицам может грозить дисквалификация.
- Да, трудовая книжка должна быть, если генеральный директор — наемный работник, принятый по трудовому договору. Работодатель обязан вести как бумажную (если она есть), так и электронную (ЕФС-1) форму.
- Если директор — единственный учредитель, бумажную трудовую книжку можно не заводить (если она не существовала ранее), но при этом обязательно нужно сдавать отчетность в СФР для формирования электронного стажа. Если бумажная книжка у директора уже есть, запись в нее внести все равно необходимо.
Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечит сохранение непрерывного трудового и пенсионного стажа руководителя.