Вопрос о необходимости ведения трудовых книжек микропредприятиями остаётся одним из самых актуальных для малого бизнеса в 2026 году. С развитием цифровых технологий и переходом на электронный документооборот многие работодатели задаются вопросом: обязаны ли микропредприятия вести бумажные трудовые книжки? Ответ — неоднозначный, но основанный на чётких нормах законодательства.

Общая ситуация: переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2024 года в России вступили в силу ключевые изменения в трудовом законодательстве, связанные с отменой выдачи бумажных трудовых книжек новым сотрудникам. Это означает, что:

• Если работник впервые устраивается на работу после 1 января 2024 года, ему не выдаётся бумажная трудовая книжка — вместо этого формируется электронная трудовая книжка (ЭТК).
• Дубликаты бумажных трудовых книжек выдаваться не могут — даже при утере оригинала сотруднику оформляется только электронная версия.
• Работники, уже имеющие бумажные трудовые книжки на 2024 год, могут выбрать: оставить бумажный вариант или перейти на электронный.

Таким образом, с 2026 года электронная трудовая книжка стала стандартом, а бумажная — исключением для тех, кто сохранил её до 2024 года и не перешёл на цифровой формат.

Микропредприятия: особый статус или общие правила?

Несмотря на то, что микропредприятия (с численностью до 15 человек и годовым доходом до 120 млн рублей) часто пользуются льготами в налоговой и административной сферах, в вопросе ведения трудовых книжек они не имеют специальных исключений.

Важно: законопроект об отмене трудовых книжек для микропредприятий НЕ принят

В 2025–2026 годах в Государственной Думе рассматривался законопроект, предполагавший освобождение микропредприятий от обязанности вести трудовые книжки (бумажные или электронные) вовсе. Однако этот законопроект не был принят. На 22 мая 2026 года официальная позиция Минтруда и Росударственной инспекции труда остаётся следующей:

Микропредприятия обязаны вести трудовые книжки в соответствии с общими правилами — то есть оформлять электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников, начиная с 2024 года.

Это означает, что даже если у вас всего 3 сотрудника — вы всё равно обязаны:

• Зарегистрироваться в системе электронного документооборота (ЭДО) через ПФР или аккредитованного оператора;
• Передавать в Пенсионный фонд РФ сведения о приёме, переводе, увольнении сотрудников в форме ЕФС-1;
• Назначить ответственное лицо за ведение ЭТК;
• Обеспечить доступ сотрудников к своим электронным трудовым книжкам через портал Госуслуг или личный кабинет ПФР.

Что делать, если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник устраивается на работу в микропредприятие и уже имеет бумажную трудовую книжку (полученную до 2024 года), то:

• Вы не обязаны заводить ему новую бумажную книжку — это запрещено с 2024 года.
• Вы обязаны оформить для него электронную трудовую книжку на основе данных из его бумажной книжки.
• Ваша задача, внести информацию о приёме на работу в ЭТК через систему ПФР, а не вносить запись в бумажную книжку.

При этом бумажная трудовая книжка сотрудника остаётся у него — вы не забираете её и не уничтожаете. Но все дальнейшие изменения (переводы, увольнения, премии и т.д.) фиксируются только в электронном виде.

Ответственное лицо и документы

Даже в микропредприятии без отдела кадров необходимо назначить ответственного сотрудника за ведение ЭТК. Это может быть директор, бухгалтер или любой другой работник, имеющий доступ к системе ЭДО.

Для этого оформляется приказ о назначении ответственного лица. Образец приказа можно найти на сайтах КонсультантПлюс, Гарант или на портале ПФР. В приказе указываются:

• ФИО ответственного;
• Должность;
• Обязанности: ведение ЭТК, передача данных в ПФР, информирование сотрудников;
• Срок полномочий.

Также микропредприятие должно вести:

• Журнал учёта движения электронных трудовых книжек (в электронном виде);
• Протоколы передачи данных в ПФР;
• Документы, подтверждающие согласие сотрудников на обработку персональных данных (в соответствии с ФЗ-152).

Что будет, если не вести ЭТК?

Нарушение требований по ведению электронных трудовых книжек, это административное правонарушение. Штрафы по статье 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для ИП, от 10 000 до 20 000 рублей;
• Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, ПФР может отказать в принятии отчёта ЕФС-1, что повлечёт нарушение сроков формирования пенсионных прав сотрудников — а это уже риск судебных исков от работников.

Исключения: когда микропредприятие может не вести ЭТК?

Единственное исключение — если сотрудник сам письменно отказался от электронной трудовой книжки и потребовал бумажную. Но с 2024 года это невозможно: новые трудовые книжки на бумаге заводить запрещено даже по просьбе работника.

Единственная возможность получить бумажную трудовую книжку — если сотрудник уже имел её до 2024 года и не подавал заявление на переход на ЭТК. В этом случае вы ведёте бумажную книжку, но только как архивный документ — все новые записи вносятся в ЭТК.

Практические рекомендации для микропредприятий в 2026 году

1. Перейдите на электронный документооборот — выберите оператора ЭДО (например, Сбер, Тинькофф, Контур, ПФР-сервис).
2. Назначьте ответственного сотрудника и оформите приказ.
3. Обучите сотрудников — объясните, как им проверять свою ЭТК через Госуслуги.
4. Не заводите бумажные трудовые книжки, даже если сотрудник «привык к бумаге».
5. Своевременно сдавайте отчёт ЕФС-1 — не реже одного раза в месяц.
6. Храните бумажные трудовые книжки старых сотрудников — как минимум 75 лет (по архивным нормам).

В 2026 году микропредприятия обязаны вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников, как и крупные компании. Льготы по упрощённому налогообложению, упрощённой отчётности или сокращённым проверкам не распространяются на трудовое законодательство в части ведения трудовых книжек.

Электронная трудовая книжка — это не просто нововведение, а стандарт будущего. Отказ от неё — это риск штрафов, жалоб сотрудников и нарушения трудовых прав. Даже если у вас один сотрудник — вы обязаны соблюдать закон.

Самое главное помнить: Ведение трудовых книжек — это не вопрос размера компании, а вопрос соблюдения трудового права каждого работника. Микропредприятие — не повод игнорировать закон.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления — обратитесь в Пенсионный фонд РФ или к кадровому консультанту. Лучше потратить 1 час на консультацию, чем 50 000 рублей на штраф.