Вопрос о необходимости внесения сведений о награждении (поощрении) в трудовую книжку часто вызывает споры среди кадровиков и работников. Ответ на него неоднозначен и зависит от типа награды‚ формы трудовой книжки и нормативных требований. В этой статье разберем‚ что говорит действующее законодательство и практика Роструда.
Что говорит закон? Обязанность работодателя
Основным документом‚ регулирующим порядок ведения трудовых книжек‚ является «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (утвержден Постановлением Правительства РФ от № 625). Согласно п. 25 этого Порядка‚ в раздел «Сведения о поощрениях» трудовой книжки вносятся:
- Сведения о награждении государственными наградами (орденами‚ медалями‚ знаками отличия).
- Сведения о присвоении почетных званий.
- Сведения о награждении нагрудными знаками от федеральных органов государственной власти‚ органов государственной власти субъектов РФ.
- Сведения о награждении почетными грамотами и благодарственными письмами Президента РФ‚ Правительства РФ‚ федеральных органов исполнительной власти‚ органов государственной власти субъектов РФ‚ органов местного самоуправления.
Ключевой вывод: Закон обязывает работодателя вносить запись только о награждениях‚ исходящих от государственных и муниципальных органов власти (высший уровень).
А что с корпоративными наградами от работодателя?
Ситуация с наградами‚ учрежденными и врученными непосредственно работодателем (например‚ «Почетная грамота ООО «Ромашка»»‚ «Благодарность от генерального директора»‚ корпоративный знак отличия)‚ выглядит иначе.
- Закон не обязывает. В перечне п. 25 Порядка такие внутренние награды не указаны. Поэтому прямой обязанности вносить их в трудовую книжку нет.
- Закон не запрещает. Работодатель имеет право по своей инициативе внести такую запись‚ если считает это важным для сотрудника. Это будет актом признания заслуг.
- Ответственности за невнесение нет. За отсутствие записи о внутренней корпоративной грамоте или премии (не являющейся государственной наградой) работодателя не привлекут к административной ответственности.
Важное уточнение про премии
Записи о премиях‚ которые являются частью системы оплаты труда и выплачиваются на регулярной основе (ежемесячно‚ ежеквартально)‚ в трудовую книжку не вносятся. Это прямо указано в разъяснениях. Вносятся только разовые поощрения‚ имеющие характер награды.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2024 года работники имеют право на электронную трудовую книжку. В этом случае:
- Все сведения‚ которые по закону должны вноситься в бумажную ТК (в т.ч. государственные награды)‚ вносятся в ЭТК.
- Если у работника одновременно есть и бумажная‚ и электронная ТК (на период перехода)‚ записи о награждениях вносятся в электронную.
- Записи о внутренних корпоративных награждениях также могут быть внесены в ЭТК по инициативе работодателя.
Как правильно оформить запись?
Если решение о внесении записи принято (для государственных наград — обязательно)‚ её оформляют в разделе «Сведения о поощрениях».
Образец записи:
«Награжден(а) [Название награды‚ например: Почетной грамотой Министерства труда и социальной защиты РФ] за [указать основание‚ если есть: многолетнюю безупречную работу‚ внедрение новой технологии и т.д.] [Дата награждения: ]».
Важно: В запись не включается дата‚ когда её фактически вносят в книжку. Указывается только дата самого награждения.
Краткий итог в виде таблицы
| Тип награждения | Обязательность внесения в ТК/ЭТК | Основание |
|---|---|---|
| Государственная награда (орден‚ медаль) | ОБЯЗАТЕЛЬНО | П. 25 Порядка ведения ТК |
| Почетное звание (Заслуженный работник и т.д.) | ОБЯЗАТЕЛЬНО | П. 25 Порядка ведения ТК |
| Государственная/муниципальная грамота или благодарность | ОБЯЗАТЕЛЬНО | П. 25 Порядка ведения ТК |
| Корпоративная грамота/благодарность от работодателя | НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО (по желанию работодателя) | Отсутствие в перечне п. 25 |
| Регулярная премия по системе оплаты труда | НЕ ВНОСИТСЯ | Разъяснения контролирующих органов |
Практические рекомендации
- Определите источник награды. Идет ли она от государства/муниципалитета или от вашей организации?
- Для госнаград: Внесение записи — ваша прямая обязанность. Не делайте этого — возможна административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Для внутренних наград: Решайте на свое усмотрение. Если вносите‚ делайте это корректно‚ указывая полное наименование награды и дату её присвоения.
- При наличии ЭТК: Все сведения вносите в электронный формат. Бумажная книжка (если она есть) больше не ведется.
- Если награждение было в прошлом‚ а запись не внесена: Вы можете внести её задним числом‚ указав реальную дату награждения. Отдельной записи о дате внесения не требуется.
Главное правило: Вносить запись в трудовую книжку (электронную или бумажную) обязательно нужно только о тех награждениях‚ которые прямо перечислены в п. 25 Порядка ведения трудовых книжек — то есть о государственных и муниципальных наградах и поощрениях.
Все остальные награды‚ учрежденные работодателем‚ — это ваша прерогатива. Их внесение будет дополнительным жестом уважения к сотруднику‚ но юридической обязанности не несет. При этом сама запись‚ если она будет сделана‚ должна быть оформлена грамотно и содержать точные данные.
Статья составлена на основе анализа актуальной информации и разъяснений Роструда. Рекомендуется уточнять детали в локальных нормативных актах вашей организации.