Вопрос о необходимости внесения записи в трудовую книжку при приёме на работу остаётся актуальным как для работодателей, так и для сотрудников. Ниже рассмотрены нормативные основания, порядок оформления, ответственные лица и особенности учёта в условиях перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК).

Нормативная база

Основные положения, регулирующие ведение трудовой книжки, содержатся в:

• Трудовом кодексе Российской Федерации (статьи 65‑66, 66.1‑66.3);
• Постановлении Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности»;
• Федеральном законе от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовой деятельности» (введение ЭТК).

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку (или электронный аналог) для каждого работника, с которым заключён трудовой договор, за исключением случаев, когда трудовые отношения оформлены по гражданско‑правовым договорам.

Кто отвечает за запись?

Обязанность по внесению записи в трудовую книжку возлагается на работодателя. На практике эту функцию выполняет:

• служба кадров (отдел кадров, HR‑подразделение);
• уполномоченное лицо (например, секретарь, бухгалтер) в небольших организациях, где отсутствует отдельный кадровый отдел.

Запись делается только на основании приказа работодателя о приёме, переводе или увольнении. Без такого приказа внесение данных в трудовую книжку запрещено.

Когда запись считается обязательной?

Запись в трудовую книжку (или ЭТК) обязательна в следующих ситуациях:

1. При первом приёме на работу (когда у сотрудника ещё нет трудовой книжки).
2. При каждом последующем приёме на работу после увольнения или перерыва в трудовой деятельности.
3. При переводе на другую должность внутри одной организации, если это сопровождается изменением трудовой функции и требует нового приказа.
4. При увольнении (по любой причине) – запись о прекращении трудового договора.

Если сотрудник принимается на работу по срочному трудовому договору, запись также делается в день начала работы.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Сведения о приёме, переводе и увольнении передаются работодателем в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через систему «Союз».

В этом случае:

• Физическая трудовая книжка может не вестись, если сотрудник дал согласие на ведение ЭТК;
• Запись в бумажную книжку делается только по требованию работника (например, для предоставления справки о трудовой деятельности).

Однако, если работник отказался от ЭТК или у него нет доступа к личному кабинету на портале «Госуслуги», работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку в полном объёме.

Сроки внесения записи

Согласно п. 2 Постановления № 225, запись о приёме на работу должна быть внесена:

• В день приёма на работу (то есть в первый рабочий день);
• Или не позднее трёх рабочих дней с даты издания приказа о приёме.

Задержка более трёх дней считается нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность.

Образец записи о приёме на работу

Запись должна точно соответствовать тексту приказа и содержать следующие реквизиты:

• Дата приёма (число, месяц, год);
• Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
• Должность, на которую принят сотрудник;
• Подразделение (отдел, служба) – при наличии;
• Номер и дата приказа о приёме;
• Подпись уполномоченного лица и печать организации (если используется).

Пример оформления (бумажная трудовая книжка):

2026 г. 15 мая Принят на работу в ООО «ТехноСервис»
 на должность инженера‑программиста отдела разработки
 согласно приказу № 45 от г.

В электронной форме данные передаются в ПФР в виде XML‑сообщения с теми же полями.

Особенности первого трудоустройства

Если у сотрудника никогда не было трудовой книжки, дата приёма на работу в разделе «Сведения о работе» может быть раньше даты выдачи самой книжки на титульном листе. Это допустимо, так как титульный лист заполняется после фактического начала трудовой деятельности.

Ответственность за нарушение порядка ведения

Нарушение требований по ведению трудовой книжки (несвоевременное внесение записей, отсутствие записи при наличии приказа, внесение неверных данных) влечёт:

• Предупреждение или штраф для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Штраф для организации (ст. 5.27 КоАП РФ, размер зависит от тяжести нарушения);
• Возможные трудовые споры с работником, связанные с невозможностью подтвердить стаж.

Практический чек‑лист для кадровика

1. Получить signed трудовой договор и приказ о приёме.
2. Проверить соответствие данных приказа (ФИО, должность, дата) с данными в трудовом договоре.
3. Внести запись в трудовую книжку (или сформировать XML‑сообщение для ЭТК) в день приёма или не позднее трёх рабочих дней.
4. Проверить запись на отсутствие опечаток и соответствие формулировкам ТК РФ (например, «Принят на работу» без лишних уточнений).
5. Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется).
6. При наличии согласия сотрудника на ведение ЭТК – передать сведения в ПФР и уведомить работника о возможности получения выписки из ЭТК через личный кабинет на «Госуслугах».
7. Архивировать копию приказа и трудового договора в личном деле сотрудника.

Запись в трудовую книжку при приёме на работу является обязательной для всех работодателей, у которых с работником заключён трудовой договор. Исключение составляют случаи, когда сотрудник дал согласие на ведение исключительно электронной трудовой книжки и работодатель исполняет свои обязанности по передаче данных в ПФР. В остальных ситуациях запись должна быть сделана своевременно, на основании приказа, и соответствовать установленному формату. Соблюдение этих требований гарантирует законность трудовых отношений и защищает права как работника, так и работодателя.