Вопрос о приёме на работу без трудовой книжки (ТК) остаётся одним из самых частых в кадровом праве. С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) и изменением законодательства ответ стал более сложным, но однозначным в ключевых моментах. Данная статья разбирает все законные случаи, риски и алгоритм действий для работодателя.
Ключевой контекст: Электронная трудовая книжка — новая норма
С 1 января 2025 года для вновь принимаемых на работу сотрудников оформление бумажной трудовой книжки не требуется (п. 8 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ). Все сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда России (ИС ПФР).
Важно: Это не значит, что трудовой стаж не учитывается. Он фиксируется в ЭТК. Работник вправе получить выписку из неё или заказать бумажный дубликат позже.
Когда приём БЕЗ трудовой книжки ЗАКОНЕН?
Трудовой договор может быть заключён без предоставления работником бумажной трудовой книжки в строго определённых законом случаях:
Приём на работу по совместительству (на неосновное место)
Это классическое и абсолютно законное исключение. Трудовая книжка (бумажная или электронная) остаётся у работника на основном месте работы. На втором (совмещаемом) месте оформляется только трудовой договор и вносится запись в Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) или в ЭТК по желанию работника.
Первое трудоустройство в жизни (с 2025 года)
Если человек впервые в жизни устраивается на работу после 1 января 2025 года, у него физически не может быть ни бумажной, ни электронной трудовой книжки. Работодатель обязан оформить с ним трудовой договор и создать ему электронную трудовую книжку в ИС ПФР. Бумажный бланк не выдается.
Работник имеет только электронную трудовую книжку
Если сотрудник, устроившийся до 2025 года, уже получил ЭТК (заказал её в ПФР) и не имеет бумажного документа, он вправе предоставить работодателю:
- Выписку из электронной трудовой книжки (подтверждающую наличие стажа).
- Или заявление о создании ЭТК (если её ещё нет, но стаж есть).
В этом случае работодатель не вправе требовать бумажную книжку. Отсутствие у работника ЭТК при наличии стажа — это проблема, которую нужно решать через ПФР, а не отказ в приёме на работу.
Когда это НЕЗАКОННО? Риски для работодателя
Приём на работу без оформления трудового договора (в т.ч. под видом «без трудовой книжки») — это грубейшее нарушение Трудового кодекса (ст. 5, 67, 291 ТК РФ). Последствия катастрофические:
- Административная ответственность: Штраф для должностных лиц (от 5 000 до 50 000 руб.), для юридических лиц (от 30 000 до 50 000 руб.) или дисквалификация (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Признание трудовых отношений: Суд может признать факт работы даже без договора, что повлечёт выплату всех невыплаченных зарплат, компенсаций и обязательное оформление.
- Проблемы со стажем: Если не оформить запись в ЭТК, период работы не будет учтён для пенсии, что вызовет претензии от самого работника в будущем.
Алгоритм действий работодателя: что делать, если ТК нет?
Если сотрудник не предоставил бумажную трудовую книжку, действуйте по следующему плану:
- Уточните причину. Это первый опыт работы? У него только ЭТК? Он совместитель? Это определит дальнейшие шаги.
- Для совместителя: Запросите СТД-Р или выписку из ЭТК с основного места работы. Оформите трудовой договор на второе место. Никаких записей в его бумажную книжку не вносите.
- Для новичка (первое трудоустройство): Примите заявление о создании ЭТК (форма ПФР). В день приёма на работу передайте сведения в ИС ПФР через вашу бухгалтерию/сервис. Бумажную книжку не оформляйте.
- Для опытного работника без документов: Требуйте предоставить выписку из ЭТК или заявление на её создание. Если работник уклоняется, это повод для отказа в приёме, так как вы не сможете легально отразить его стаж. Не оформляйте «забывчивых» сотрудников без документов!
- Если ТК утеряна: Попросите работника получить дубликат у предыдущего работодателя. Период, когда книжка была утеряна, не будет учтён в стаже до восстановления документа.
Что НЕЛЬЗЯ делать?
- Принимать на работу «в чёрную» или по гражданско-правовым договорам (ГПХ) вместо трудового, чтобы избежать оформления. Это прямое нарушение.
- Оформлять бумажную трудовую книжку с 2025 года новичку. Это незаконно. Только ЭТК.
- Заставлять работника покупать новую бланковую книжку для внесения записей о предыдущем стаже. Это бессмысленно и незаконно. Стаж вносится только на основании документов от прежних работодателей или выписки из ЭТК.
- Утверждать, что без ТК вообще нельзя устроиться. Это устаревшее правило, не соответствующее текущему законодательству.
Трудовой договор без трудовой книжки — возможно, но только если речь идёт об электронной книжке или о совместительстве.
Бумажная трудовая книжка с 2025 года — документ по требованию, а не обязательный при приёме. Основное — наличие сведений в ЭТК.
Работодатель обязан: при приёме на работу запросить документы, подтверждающие трудовую деятельность (выписку ЭТК, СТД-Р), и самостоятельно передать сведения о новом месте работы в ПФР для занесения в электронную книжку сотрудника.
Отсутствие у работника ЭТК при наличии стажа — проблема, которую нужно решать вместе с ним через ПФР, а не игнорировать.
Главный принцип: Трудовые отношения должны быть оформлены трудовым договором, а сведения о работе — отражены в электронной трудовой книжке. Бумажный бланк — вторичен.
Статья составлена на основе анализа судебной практики и разъяснений Минтруда и ПФР по состоянию на 2026 год. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.