Вопрос о сроках подачи заявления на получение бумажной или электронной трудовой книжки волнует как работодателей, так и сотрудников. С 2021 года в России действует переходный период, в течение которого можно выбирать формат трудовой книжки. В 2026 году этот период завершается, и правила меняются. Ниже вы найдете подробный разбор всех сроков, требований и нюансов, связанных с заявлением на трудовые книжки.
Что такое заявление на трудовую книжку?
Заявление – это официальный документ, который сотрудник подает работодателю с просьбой оформить трудовой стаж в бумажной или электронной форме. В заявлении указываються:
- ФИО сотрудника
- Дата рождения
- Номер и серия трудовой книжки (если есть)
- Выбор формата (бумажная/электронная)
- Дата начала работы в компании
Для электронных трудовых книжек (ЭТК) заявление подается через портал «Работник.ру» или через приложение «Электронная трудовая книжка».
Основные сроки подачи заявления
Срок уведомления сотрудников о выборе формата
Согласно законодательству, работодатели обязаны до 30 июня уведомить всех сотрудников о возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки. Это уведомление должно содержать:
- Информацию о переходном периоде
- Права и обязанности сотрудников
- Сроки подачи заявлений
Если уведомление не было сделано до 30 июня, работодатель может быть привлечён к штрафу за нарушение трудового законодательства.
Срок подачи заявления после уведомления
После получения уведомления сотрудник имеет 30 дней на подачу заявления. То есть, если уведомление было сделано 30 июня, последний день для подачи заявления – 31 июля.
Однако в некоторых случаях срок может быть продлен по согласованию с работодателем, но это должно быть оформлено в письменной форме.
Переходный период и окончание 2026 года
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:
- Новые сотрудники могут выбирать только электронный формат.
- Бумажные трудовые книжки сохранятся только для тех, кто уже имел их до 1 января 2026 года.
- Сотрудники, которые не подали заявление до окончания переходного периода, автоматически получают электронную трудовую книжку.
Таким образом, если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку, обязательно подайте заявление до 30 июня 2026 года (с учетом 30‑дневного срока после уведомления).
Как правильно оформить заявление?
Ниже приведён пример шаблона заявления, который можно использовать как в бумажной, так и в электронной форме.
Заявление
Я, ФИО сотрудника, прошу оформить мой трудовой стаж в бумажной/электронной трудовой книжке;
Дата начала работы в компании: DD.MM.YYYY
Номер и серия трудовой книжки (если есть): №/серия
Подпись: ______________________
Для электронного заявления заполните форму на портале Работник.ру и загрузите скан копии необходимых документов.
Что делать, если срок пропущен?
Если вы не успели подать заявление до 30 июня или 30‑дневного срока после уведомления, но хотите получить бумажную трудовую книжку, обратитесь к работодателю с письменным запросом. В большинстве случаев работодатель согласится оформить бумажную книжку, но это не гарантировано – решение остаётся за ним.
Если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку, просто подайте заявление в любой момент после 1 января 2026 года. Это будет автоматический переход.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить бумажную трудовую книжку после 1 января 2026 года? – Нет, только если вы уже имели бумажную книжку до этого срока.
- Что если я не получил уведомление до 30 июня? – В таком случае вы можете подать заявление в любой момент, но работодатель может отказать в бумажной форме;
- Как узнать, какой формат выбран? – В личном кабинете на портале «Работник.ру» вы увидите статус вашей трудовой книжки.
- Можно ли изменить формат после подачи заявления? – Да, но только при наличии письменного согласия работодателя.
Сроки подачи заявления на трудовые книжки в России определены законодательством и требуют внимательного соблюдения. Не забывайте:
- Уведомление о выборе формата должно быть сделано до 30 июня.
- После уведомления у вас есть 30 дней на подачу заявления.
- С 1 января 2026 года переходный период заканчивается, и только электронные трудовые книжки доступны новым сотрудникам.
Соблюдение этих сроков поможет избежать конфликтов с работодателем и обеспечит правильное оформление вашего трудового стажа.