Вопрос о том, что делать, когда работник не получил уведомление о необходимости получения (или передачи) трудовой книжки, часто возникает в практике как крупных компаний, так и небольших фирм. Неправильное оформление или отсутствие такого уведомления может привести к административной ответственности работодателя, а также к спорам в суде.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок выдачи и получения трудовой книжки, а также обязательность уведомления работника:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от № 197‑ФЗ (ред. от , с изменениями от ). В частности, статья 66 ТК РФ устанавливает порядок выдачи трудовой книжки при приёме на работу и её возврата при увольнении.
• Постановление Правительства РФ от № 1599 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 140н «Об утверждении формы уведомления работника о необходимости получения (выдачи) трудовой книжки».

Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. Если работник отказывается от получения книжки, работодатель обязан зафиксировать отказ в письменной форме.

Обязанности работодателя

1. Подготовить уведомление в соответствии с образцом, установленным нормативными актами.
2. Отправить уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении (или иным способом, позволяющим подтвердить факт отправки и получения).
3. Сохранить копию отправленного уведомления и подтверждение его получения (квитанцию, акт приема‑передачи, электронный след).
4. В случае отказа работника от получения трудовой книжки оформить акт отказа и приложить его к трудовой книжке.

Если работник не пришёл за книжкой в установленный срок, работодатель может направить повторное уведомление с указанием нового срока (не менее 5 рабочих дней).

Содержание и форма уведомления

Уведомление должно включать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации, её ИНН, ОГРН и реквизиты (адрес, телефон).
• ФИО работника, должность, дата увольнения (или иной повод выдачи книжки).
• Текст с указанием:
  • Необходимости явиться за трудовой книжкой;
  • Возможности дать согласие на её отправку по почте;
  • Срока, в течение которого работник должен выполнить требование (не менее 5 рабочих дней с даты получения уведомления);
  • Последствий неявки (например, невозможность получения справки о трудовой деятельности).
• Подпись ответственного лица и печать организации.
• Номер и дата уведомления.

Пример формы уведомления (см. ниже) соответствует требованиям КонсультантПлюс и Гарант.ру.

Что делать, если работник не получил уведомление?

Ситуация «неполучения» может возникнуть по разным причинам: ошибочный адрес, отказ от получения, технические сбои. Работодатель обязан предпринять дополнительные шаги, чтобы доказать, что он исполнил обязанность.

1. Проверить корректность адреса. Убедиться, что в базе данных организации указаны актуальные почтовый и/или электронный адрес работника.
2. Отправить повторное уведомление другим способом (например, электронным письмом с подтверждением прочтения, факсимильным сообщением, курьерской доставкой).
3. Зафиксировать факт попытки доставки – сохранить копии всех отправленных писем, скриншоты электронных сообщений, квитанции о доставке.
4. Если после повторных попыток работник всё равно не реагирует, оформить акт отказа (работник подписывает, что отказывается от получения книжки) и приложить его к трудовой книжке.
5. В случае, если работник полностью недоступен (например, переехал, не отвечает), работодатель может направить трудовую книжку по почте после получения письменного согласия (если оно получено) либо после документального подтверждения невозможности личного вручения.

Эти действия позволяют работодателю доказать, что он исполнил свои обязательства, и избежать административной ответственности.

Порядок направления уведомления

Для большинства работодателей предпочтительным считается заказное письмо с уведомлением о вручении, так как именно такой способ признан в судебной практике (см. решения Гарант.ру, 2025‑12‑24).

Судебная практика

Ниже приведены ключевые решения, которые помогают понять, как суды трактуют отсутствие получения уведомления:

• Гарант.ру, 2025‑12‑24 – если работник предоставил только электронные сведения о трудовой деятельности, а в них нет записи о переходе в электронную трудовую книжку, работодатель обязан запросить у работника бумажную трудовую книжку. При отказе работника следует направить уведомление о необходимости её передачи.
• КонсультантПлюс, 2026‑02‑06 – уведомление дистанционному работнику считается исполненным, если оно направлено заказным письмом не в последний день работы, а в срок, согласованный в трудовом договоре.
• Бух.1С, 2024‑06‑14 – работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте; отсутствие такого уведомления влечёт административную ответственность.

Эти решения подтверждают, что доказательство отправки и получения уведомления является ключевым элементом защиты интересов работодателя.

Образец уведомления работнику о необходимости получения трудовой книжки

ООО "Пример"
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67

№ ___ / 2026‑03‑23

УВЕДОМЛЕНИЕ
Работнику: Иванову Ивану Петровичу,
должность: менеджер,
трудовой договор № 45 от г.

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации,
сообщаем Вам о необходимости явиться за трудовой книжкой
в отдел кадров ООО "Пример" в течение 5 (пяти) рабочих дней
с даты получения настоящего письма (до г.).
В случае невозможности личного получения книжки, Вы имеете право
дать согласие на её отправку заказным письмом по адресу:
г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 10.

Если Вы откажетесь от получения трудовой книжки, прошу
подписать акт отказа, который будет приложен к трудовой книжке.

С уважением,
_____________________/ Петрова Мария Сергеевна
Директор по персоналу

Данный образец соответствует требованиям, изложенным в нормативных актах и судебной практике.

Последствия для работодателя при отсутствии уведомления

• Административная ответственность – штраф за нарушение порядка выдачи трудовой книжки (по статье 5.27 КоАП РФ штраф может составлять от 5 000 до 30 000 рублей).
• Гражданско‑правовая ответственность – работник может потребовать компенсацию морального вреда за задержку в получении справки о трудовой деятельности.
• Риск судебного спора – без подтверждения отправки уведомления суд может признать, что работодатель не исполнил свои обязательства, что приведёт к признанию нарушения трудового законодательства.

Поэтому необходимо документировать каждый шаг – от подготовки письма до получения подтверждения о вручении.

Рекомендации работодателям

1. Вести актуальную базу контактных данных сотрудников (почтовый, электронный, телефон).
2. Использовать только проверенные формы уведомлений (образцы из официальных источников).
3. Отправлять уведомления заказным письмом с уведомлением о вручении и сохранять копии всех документов.
4. При отсутствии реакции работника – повторить попытку другими способами (email, курьер).
5. Вести журнал отправки уведомлений, где фиксируются даты, способы, номера отправлений и полученные подтверждения.
6. При отказе работника от получения книжки оформить акт отказа и приложить его к трудовой книжке.
7. Регулярно проводить внутренний аудит кадровой документации, чтобы своевременно выявлять подобные ситуации.

Отсутствие у работника уведомления о необходимости получения трудовой книжки – ситуация, которую можно и нужно предотвратить. Правильное оформление, своевременная отправка и надёжное документирование всех действий позволяют работодателю выполнить свои обязательства, избежать штрафов и судебных разбирательств, а также сохранить положительные трудовые отношения.

Помните: доказательство отправки уведомления – ваш главный аргумент в случае спора.