Вопрос о том, что работник пришёл на работу без трудовой книжки, актуален как никогда. С переходом большинства организаций на электронную трудовую книжку (ЭТК) ситуация изменилась, но требования к работодателю остаются строгими. Ниже приведена подробная инструкция, как действовать в такой ситуации, какие документы нужны, какие риски могут возникнуть и как их избежать.
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – глава 5, статья 65. В ней прописано, что если у соискателя нет трудовой книжки из‑за утраты, повреждения или иной причины, работодатель обязан по письменному заявлению оформить новую.
- В 2025 году ЭТК стала обязательной для всех новых сотрудников. Работник может отказаться от бумажной книжки, но только добровольно.
- Согласно Письму Минтруда от N 14‑6/ООГ‑3682, при приёме сотрудника без трудовой книжки работодатель обязан оформить новую, если у него есть письменное заявление с указанием причины отсутствия.
Что делать, если работник не принес трудовую книжку?
Запросить письменное заявление
Сотрудник должен предоставить письменное заявление, в котором указать причину отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, и т.д.). Это необходимо для оформления новой книги.
Оформить новую трудовую книжку
После получения заявления работодатель оформляет новую трудовую книжку в соответствии с регламентом. В бумажной форме – в обычном процессе; в электронном – в системе ЭТК.
Учет стажа
Если работник имеет предыдущий стаж, но не может предоставить бумажную книгу, можно использовать выписку из Госуслуг или сертификат о переходе на ЭТК. В таком случае стаж фиксируется в личной карточке сотрудника, а сам документ отдается ему.
Приём на работу без трудовой книжки – формальное нарушение?
Если вы «механически» примете заявление о переходе на ЭТК и отразите это в ЕФС‑1, не заводя бумажную трудовую книжку, это будет формальным нарушением порядка перехода на ЭТК. Поэтому важно соблюдать процедуру оформления новой книги.
Что нужно запрашивать у сотрудника?
- Письменное заявление о причинах отсутствия трудовой книжки.
- Если работник ранее работал в другой компании, выписка из Госуслуг или справка о переходе на ЭТК.
- Согласие на ведение ЭТК (необязательно, но желательно).
Как избежать проблем с расчётом и пенсией?
Сохранение трудовой книжки (бумажной или электронной) важно для корректного расчёта зарплаты, начисления отпускных и пенсионных прав. В 2025 году ЭТК оформляют для всех работников, а сотрудники с бумажной книжкой могут отказаться от неё только добровольно. Поэтому храните все документы в надёжном месте и обязательно фиксируйте стаж в системе.
Шаги при приёме сотрудника без трудовой книжки
- Проверьте наличие письменного заявления соискателя.
- Оформите новую трудовую книжку (бумажную или электронную).
- Запишите стаж в личной карточке сотрудника.
- Сдайте бумажную книгу сотруднику (если она была оформлена).
- Отразите данные в системе ЭТК и в ЕФС‑1.
- Убедитесь, что все документы подписаны и сохранены в архиве.
Что делать, если работник отказываеться от бумажной трудовой книжки?
Согласно ТК РФ, работодатель не обязан получать согласие работника о ведении ЭТК в момент приёма. Однако, если сотрудник добровольно отказывается от бумажной книги, вы можете оформить его только в электронном виде. В таком случае все записи будут в системе ЭТК, а бумажная книга не будет выдаватся.
При приёме сотрудника без трудовой книжки важно:
- Получить письменное заявление с указанием причины отсутствия.
- Оформить новую трудовую книжку в соответствии с законодательством.
- Фиксировать стаж в личной карточке и системе ЭТК.
- Соблюдать порядок перехода на электронную трудовую книжку, чтобы избежать формальных нарушений.
Следуя этим рекомендациям, вы защитите компанию от юридических рисков и обеспечите корректный расчёт трудовых прав сотрудника.