Вопрос о том, имеет ли право работодатель производить удержание стоимости вкладыша в трудовую книжку из заработной платы работника, является одним из самых частых в кадровой практике. Несмотря на кажущуюся простоту, здесь кроется множество юридических нюансов, нарушение которых может привести к штрафам со стороны трудовой инспекции.
В данной статье мы подробно разберем, что говорит закон, можно ли удерживать деньги без заявления работника и как правильно оформить возврат средств.
Что такое вкладыш и кто его оплачивает?
Вкладыш в трудовую книжку заводится в том случае, если все страницы одного из разделов основной трудовой книжки заполнены. Согласно действующему законодательству РФ, трудовая книжка и вкладыш к ней являются бланками строгой отчетности.
Ключевой нормативный акт, регулирующий этот вопрос, — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225). В пункте 44 данных Правил четко сказано:
- Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
- При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату по стоимости, объявленной изготовителем бланков.
- Сумма, уплаченная работником, должна вноситься в кассу организации или в приходный ордер к бухгалтерскому отчету.
Таким образом, законодатель прямо указывает: работник оплачивает стоимость бланка. Однако механизм этого платежа часто вызывает споры.
Может ли работодатель удержать стоимость из зарплаты?
Здесь кроется главный юридический момент. Многие работодатели ошибочно полагают, что раз работник обязан заплатить, то работодатель имеет право автоматически вычесть эту сумму из первой зарплаты.
Это неверно.
Согласно статье 137 Трудового кодекса РФ, удержания из заработной платы работника могут производиться только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Перечень таких случаев является закрытым (исчерпывающим). В этом списке нет пункта об удержании стоимости бланков трудовой книжки или вкладыша.
Ссылка на Гражданский кодекс РФ (ст. 359 ГК РФ об удержании вещи), которую иногда приводят в пример, в трудовых отношениях применяется крайне ограниченно и не дает права на безакцептное списание денег с зарплаты за бланки документов.
Правильный алгоритм действий
Чтобы не нарушить закон, работодатель должен действовать следующим образом:
- Работник пишет заявление о выдаче ему вкладыша в трудовую книжку.
- Работодатель выдает бланк.
- Работник вносит денежные средства в кассу организации или на расчетный счет (через банк) и получает подтверждающий документ (квитанцию, приходный ордер).
Если работник отказывается вносить деньги добровольно, работодатель не имеет права удерживать их из зарплаты в одностороннем порядке. Взыскание стоимости бланка в таком случае возможно только через суд, что на практике для сумм в несколько сотен рублей нецелесообразно.
Исключение: письменное заявление работника
Существует единственный легальный способ произвести удержание из зарплаты — это наличие письменного заявления самого работника с просьбой удержать стоимость вкладыша из его заработной платы;
В заявлении должна быть указана конкретная сумма и основание (компенсация стоимости бланка вкладыша). Только при наличии такого документа удержание не будет считаться нарушением ст. 137 ТК РФ, так как оно производится по волеизъявлению самого работника, а не по инициативе работодателя.
Ответственность за нарушения
Неправомерное удержание денежных средств из заработной платы грозит работодателю серьезными последствиями:
- Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).
- Обязанность вернуть работнику незаконно удержанные средства с процентами за задержку выплаты (ст. 236 ТК РФ).
- Возможность проверки со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ).
Оптимальная и безопасная схема для работодателя, выдача бланка после внесения работником наличных средств в кассу или перевода их на счет организации. Это позволит избежать конфликтов с сотрудниками и проблем с контролирующими органами.
Помните: соблюдение процедур оформления документов так же важно, как и правильное ведение самого учета.