Вопрос о том, как оформить и заверить копию трудовой книжки, часто возникает у работников и работодателей.
Неправильное оформление может привести к отказу в приёме документов, необходимости их повторного изготовления и даже к административной ответственности.
В этой статье мы подробно разберём порядок создания, прошивки и заверения копии трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством и рекомендациями ГОСТ.

Что такое копия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки – это точная фотокопия (или скан) всех страниц оригинального документа, выполненная в полном объёме, независимо от того, заполнены они полностью или частично. Копия может потребоваться:

• при трудоустройстве в новую организацию;
• для оформления государственных пособий, кредитов, субсидий;
• в судебных разбирательствах;
• при переоформлении пенсионных прав.

Правовые основы

Согласно Трудовому кодексу РФ и постановлению Правительства РФ № 153 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек», копию трудовой книжки может выдать только работодатель или лицо, уполномоченное им приказом (распоряжением).
Для заверения копии необходимо соблюсти требования ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документация. Копии документов. Общие требования».

Кто имеет право заверять копию?

Заверять копию трудовой книжки вправе:

1. руководитель организации;
2. уполномоченный сотрудник (например, главный специалист отдела кадров), назначенный приказом работодателя;
3. лицо, имеющее печать организации.

Без письменного заявления работника копию получить нельзя.

Как правильно сделать копию трудовой книжки

Для получения корректной копии следует выполнить несколько простых шагов:

1. Подготовка оригинала – убедитесь, что в трудовой книжке нет скрытых страниц, которые могут быть не отсканированы.
2. Сканирование/копирование – используйте чёрно‑белый или цветной режим с разрешением не менее 300 dpi, чтобы все подписи и печати были читаемы.
3. Проверка количества листов – сравните количество страниц копии с оригиналом.
4. Печать копий – если копия делается на бумаге, используйте плотность не менее 80 г/м².
5. Нумерация страниц – пронумеруйте каждую страницу в правом нижнем углу (1, 2, 3 …).

Как прошить копию трудовой книжки

Прошивка – обязательный элемент, если копия состоит более чем из одного листа. Существует два основных способа:

Степлер (скрепка) + опломбирование

• Соберите листы в правильном порядке.
• Скрепите их в левом верхнем углу степлером (не менее 3‑х скобок, если листов более 10).
• Наклейте опломбирующую печать (штамп «Копия верна») на место скрепки.

Профессиональная прошивка (нитка)

1. Разместите листы по порядку.
2. С помощью прошивочной машины (или вручную) прошейте листы вдоль левого края.
3. На обратной стороне последнего листа приклейте небольшую полоску клейкой бумаги (или маленький листок) – это будет место для заверительной надписи.

Важно: если копия содержит более 30 листов, рекомендуется использовать металлическую пружину (спираль) и дополнительно опломбировать её печатью организации.

Как оформить заверение копии

После прошивки необходимо сделать заверительную надпись. По ГОСТу она может быть размещена:

• на последнем листе (на обороте) — самый распространённый вариант;
• на каждой странице, если копия не прошита (в этом случае надпись делается внизу каждой листа).

Образец заверительной надписи

Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов.
Руководитель организации ______________________ (должность)
Подпись ______________________ (расшифровка подписи)
Печать организации

Эту надпись следует написать чёрными чернилами (ручкой) или распечатать и подписать. После подписи ставится печать организации.

Пошаговый алгоритм «от начала до конца»

1. Получить письменное заявление работника о выдаче копии трудовой книжки.
2. Сделать фотокопию (скан) всех страниц оригинала.
3. Проверить количество листов и их соответствие оригиналу.
4. Нумеровать каждую страницу.
5. Выбрать способ прошивки (степлер + опломбирование или профессиональная прошивка).
6. Прошить листы в правильном порядке.
7. На обороте последнего листа написать заверительную надпись (см. образец).
8. Поставить подпись, расшифровку подписи, дату и печать организации.
9. Выдать копию работнику, зафиксировать выдачу в журнале учёта трудовых книжек.

Частые ошибки и как их избежать

Вопросы и ответы

• Можно ли выдать копию без подписи работника? – Да, подпись работника не требуется, но необходимо его письменное заявление.
• Сколько листов может быть в одной копии? – Ограничений нет, однако при более чем 30 листах рекомендуется использовать спиральную прошивку.
• Можно ли заверить копию электронным способом? – В 2026 году допускается заверение электронных копий через сервис «Госуслуги», но для большинства организаций всё ещё требуется бумажный вариант.
• Что делать, если оригинальная трудовая книжка повреждена? – Оформить выписку из трудовой книжки и заверить её копию в порядке, описанном выше.

Правильное оформление, прошивка и заверение копии трудовой книжки – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований.
Следуя описанному алгоритму, вы избежите типичных ошибок, ускорите процесс выдачи копии и гарантируете её юридическую силу.

Помните: каждый лист должен быть пронумерован, все листы – прошиты (или скреплены), а заверительная надпись – размещена в соответствии с ГОСТом. Тогда копия будет принята в любой инстанции без вопросов.

Дата публикации: