Вопрос о том, как правильно вести трудовые книжки в сфере индивидуального предпринимательства (ИП), часто вызывает недоразумения. Ниже приведена подробная разборка нормативных требований, практических нюансов и рекомендаций по ведению трудовой документации для ИП.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые договоры, должности, заработная плата, продолжительность работы и прочие сведения о трудовой деятельности работника. Она обязательна для всех работодателей, включая индивидуальных предпринимателей, которые нанимают сотрудников.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 309 устанавливает, что «обязательна запись в трудовой книжке на каждого работника».
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. – «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
- Постановление Минтруда РФ от 28 января 2020 г. – переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).
- Постановление Минтруда РФ от 1 января 2021 г. – обязательность ведения только электронных трудовых книжек для новых сотрудников.
Кому нужно вести трудовую книжку?
Трудовая книжка ведется работодателем (или нанимателем) для всех сотрудников, которые проработали у него более 5 календарных дней. Это включает как физические лица, так и юридические лица, если они оформлены как работники.
Может ли ИП записать себя в трудовую книжку?
Ответ – нет. ИП не может заключать трудовой договор с самим собой, следовательно, он не может быть одновременно работодателем и работником. Трудовой договор – это договор, по которому работник выполняет трудовые обязанности и получает оплату от работодателя. ИП не может быть «работником» своего собственного бизнеса.
В статье 309 ТК РФ сказано: «Трудовые книжки ведутся на работников, с которыми работодатель заключил трудовые договоры». ИП не может заключить трудовой договор с самим собой, поэтому запись о себе в трудовой книжке невозможна.
Что делать, если ИП хочет отразить свою собственную деятельность?
- Ведение бухгалтерского учета и налоговой декларации – это основной способ отражения доходов и расходов.
- Если ИП имеет сотрудников, то он обязан вести трудовые книжки только для них.
- Для собственных записей можно использовать рабочую книгу или отчёт о работе, но это не заменяет трудовую книжку.
Как правильно вести трудовые книжки для сотрудников ИП?
Бумажные трудовые книжки (до 1 января 2021 г.)
До перехода на электронные трудовые книжки работники, которые были трудоустроены до 1 января 2021 г., должны иметь бумажные записи. В них фиксируются:
- Дата приема на работу.
- Должность и обязанности.
- Заработная плата.
- Дата увольнения и причина увольнения.
- Подпись работодателя, печать организации (если применимо).
Электронные трудовые книжки (с 1 января 2021 г.)
Начиная с 1 января 2021 г., для всех новых сотрудников ИП обязано вести сведения только в электронном виде. Это упрощает контроль и обеспечивает доступность данных для государственных органов.
- Запись в ЭТК осуществляется через портал «Электронный сервис «Госуслуги»».
- Ведущий ИП обязан подписать электронную запись и поставить печать (если у него есть печать).
- При необходимости можно вывести печатную копию для личного архива.
Печать и подпись
В соответствии с ТК РФ, запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации, если таковая имеется. Для ИП это может быть собственная печать, если он ее оформил.
Практические рекомендации для ИП
- Определите, кто из ваших сотрудников требует трудовой книжки. Это все, кто проработал более 5 дней.
- Выберите формат ведения. Если сотрудник был принят до 1 января 2021 г., используйте бумажную трудовую книжку. Для новых сотрудников – электронную.
- Подготовьте необходимые документы. Для бумажной книги – договор, справка о доходах, копии паспорта. Для ЭТК – данные о сотруднике, договор, данные о зарплате.
- Соблюдайте сроки. Запись в трудовую книжку должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с даты начала работы.
- Храните копии. Для бумажных записей храните оригинал в бухгалтерском архиве. Для электронных – убедитесь, что данные доступны в системе «Госуслуги».
- Проверяйте актуальность. Периодически проверяйте, что все записи в трудовых книжках актуальны и соответствуют действительности.
Ответ на главный вопрос
Индивидуальный предприниматель не обязан и не может делать запись в трудовую книжку о себе. Он обязан вести трудовые книжки только для своих сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. Для собственных записей ИП использует бухгалтерский учет и налоговую отчетность.
- Трудовые книжки ведутся только для сотрудников, а не для ИП.
- С 1 января 2021 г. новые сотрудники регистрируются в электронных трудовых книжках.
- Для сотрудников, принятых до 1 января 2021 г., обязательна бумажная трудовая книжка.
- Запись в трудовую книжку должна быть заверена подписью и печатью работодателя.
- ИП не может заключить трудовой договор с самим собой, поэтому запись о себе невозможна.
Таким образом, если вы – индивидуальный предприниматель, ваш фокус должен быть на правильном ведении трудовых книжек для ваших сотрудников, а не на записи о собственной деятельности.