Вопрос о том, какая трудовая книжка лучше, интересует как работников, так и работодателей. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант всё ещё сохраняет свои позиции. Ниже – подробный разбор плюсов и минусов каждого формата.
Общие сведения о трудовой книжке
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды занятости, стаж, а также сведения о образовании и квалификации. С 15 января 1939 года в СССР была введена трудовая книжка единого образца, а с 2020 года процесс её ведения переходит в цифровой формат.
Нормативные акты
- Постановление Совета Министров СССР от 15 января 1939 г. (утверждение формы трудовой книжки).
- Федеральный закон «О труде и занятости населения» (последние изменения 2023 г.).
- Постановление Правительства РФ от 28 декабря 2020 г. № 1524 «О переходе на электронные трудовые книжки».
Бумажная трудовая книжка
Плюсы
- Простота использования – не требуется доступа к интернету или электронным устройствам.
- Прозрачность проверки – можно быстро сравнить бланк с официальной формой, утвержденной Постановлением.
- Физический контроль – возможность хранить оригинал в личном деле, показывать работодателю при необходимости.
Минусы
- Потенциальный риск потери или повреждения.
- Трудоемкий процесс обновления данных (нужно вручную вносить сведения о новых местах работы).
- Необходимость хранить множество бумажных копий в архивах организации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Плюсы
- Цифровая доступность – сведения о трудовой деятельности всегда под рукой, можно просматривать в любой момент.
- Автоматическое обновление – при приеме на новую работу данные заносятся автоматически, без ручного ввода.
- Безопасность – защита от потери и подделки благодаря шифрованию и контролю доступа.
- Экономия времени – ускоренный процесс проверки подлинности и оформления новых сотрудников.
Минусы
- Необходимость наличия компьютера или мобильного устройства с доступом к интернету.
- Зависимость от технической инфраструктуры и программного обеспечения.
- Ограничения в проверке подлинности для организаций, не имеющих доступа к официальным системам.
- Отсутствие полной информации о стаже до 2020 года в некоторых версиях ЭТК.
Как выбрать оптимальный вариант?
Ответ на вопрос какая книжка трудовая лучше зависит от конкретных условий:
- Тип организации – крупные компании с автоматизированными HR‑системами обычно предпочитают ЭТК.
- Сфера деятельности – в организациях, где часто возникают проверки и аудиты, бумажный вариант может оказаться более надёжным.
- Личные предпочтения работника – некоторые сотрудники ценят возможность держать оригинал в руках, другие – удобство цифрового доступа.
- Требования законодательства – с 2021 года при приёме на работу в большинстве случаев требуется заполнение ЭТК, однако переходный период позволяет сохранять бумажный вариант.
Как оформить переход на электронную форму?
Для перехода на ЭТК необходимо выполнить следующие шаги:
- Получить согласие сотрудника на переход в электронный формат.
- Зарегистрировать данные сотрудника в системе электронного ведения трудовых книжек (например, через портал TrudovayaKnjiga.ru или внутренний HR‑портал организации).
- Убедиться, что все сведения о предыдущей трудовой деятельности занесены корректно.
- Сохранить подтверждение о переходе – электронный документ, который можно распечатать при необходимости.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки? – Да, в переходный период допускается двойное ведение, однако в дальнейшем рекомендуется полностью перейти на электронный формат.
- Как проверить подлинность ЭТК? – Подлинность можно проверить через официальный портал, где отображаются все изменения в записи.
- Что делать, если электронная книжка потеряла доступ? – В таком случае необходимо обратиться в HR‑отдел организации или в соответствующий государственный сервис для восстановления данных.
Ответ на вопрос какая книжка трудовая лучше – зависит от конкретных целей и условий использования. Бумажная трудовая книжка остаётся надёжным и простым способом фиксировать информацию, однако электронная версия предлагает значительные преимущества в части скорости, безопасности и удобства. Для большинства современных организаций переход на ЭТК выглядит логичным шагом, однако окончательное решение должно приниматься с учётом специфики компании и личных предпочтений сотрудника.