Вопрос о том, какие именно поощрения и награды должны находить отражение в трудовой книжке сотрудника, является одним из самых частых у кадровиков и бухгалтеров. С одной стороны, работодатель хочет отметить заслуги добросовестного сотрудника, а с другой — боится нарушить законодательство, вписав лишнюю информацию. Разберемся подробно, все ли виды поощрений записываются в трудовую книжку работника, а какие выплаты и отметки там совершенно не нужны.
Что говорит закон: общие правила
Согласно части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги. Порядок ведения трудовых книжек (в частности, пункт 25 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н) четко регламентирует, что запись о поощрении делается только в том случае, когда данный вид поощрения предусмотрен законом или является разовым.
Таким образом, ответ на главный вопрос, нет, далеко не все виды поощрений заносятся в трудовую книжку. Регулярные выплаты и поощрения, являющиеся частью системы оплаты труда, в ней не отражаются.
Какие поощрения ОБЯЗАТЕЛЬНО вносятся в трудовую книжку
В раздел «Сведения о награждении» (или «Сведения о поощрении») трудовой книжки вносятся следующие виды поощрений:
- Государственные награды — в т.ч. о присвоении почетных званий (например, «Заслуженный работник»).
- Награды от работодателя, вручение грамот, дипломов, знаков отличия, присвоение званий (например, «Лучший по профессии»).
- Объявление благодарности, если это предусмотрено законодательством РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), уставами и положениями о дисциплине.
- Разовые премии, за конкретные трудовые заслуги (например, за успешное выполнение важного проекта), выплачиваемые на основании индивидуального приказа руководителя.
- Иные виды поощрений, которые прямо предусмотрены законодательством РФ или локальными нормативными актами компании (коллективными договорами, уставами).
Какие поощрения НЕ СЛЕДУЕТ вносить в трудовую книжку
Существуют виды поощрений, которые отражают финансовую сторону труда, но не являются отметкой за выдающиеся заслуги в рамках дисциплины или статуса. В трудовую книжку не вносятся:
- Премии, предусмотренные системой оплаты труда. По мнению Минтруда России, записи о премиях, которые включены в состав заработной платы (например, ежемесячные, квартальные, годовые премии, выплачиваемые на регулярной основе), в трудовые книжки не вносятся.
- Регулярные выплаты и прочие премии, которые являются частью оклада или тарифной ставки и носят систематический характер;
Несмотря на то, что некоторые правоприменители считают разъяснения Роструда по вопросу премий противоречивыми, сложилась устойчивая практика: премия отражается в трудовой книжке только тогда, когда она определена у работодателя именно как вид поощрения (разовая выплата за конкретный подвиг), а не как часть зарплаты.
Как правильно внести запись о поощрении
Если поощрение подлежит внесению в трудовую книжку, кадровику необходимо строго соблюдать правила заполнения соответствующего раздела:
- Графа 1: указывается порядковый номер записи (нарастающей нумерацией в течение всего периода трудовой деятельности работника у данного нанимателя).
- Графа 2: вносится дата награждения и (или) поощрения.
- Графа 3: в виде заголовка указывается полное наименование нанимателя. Под заголовком пишется: кем награжден и (или) поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением.
- Графа 4: указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение с указанием даты и номера).
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки принципы отражения поощрений не изменились. Сведения о награждении (поощрении) вносятся в ЭТК в соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ; Те же самые правила действуют и в 2026 году: системные премии в электронном отчете не фигурируют как поощрения, а вот государственные награды, благодарности и разовые премии за трудовые заслуги должны быть отражены в системе электронного документооборота.
Резюме
Чтобы не совершить ошибку при заполнении трудовой книжки, запомните главное правило: в трудовой книжке не указывают сведения о премиях и прочих регулярных выплатах, являющихся частью заработной платы. Запись делается только тогда, когда поощрение носит разовый характер, зафиксировано индивидуальным приказом и предусмотрено ТК РФ, коллективным договором или локальным актом организации.