Вопрос о том‚ когда официально прекратится использование бумажных трудовых книжек‚ волнует как работодателей‚ так и сотрудников. В последние годы в России проходит переход от традиционных бумажных документов к электронным. Ниже разберём‚ какие законодательные изменения уже вступили в силу‚ какие ещё ожидаются‚ и как это повлияет на практику ведения трудовых книжек.

История законодательных изменений

• 2001 г. — принят Трудовой кодекс РФ (№ 197‑ФЗ). В нём закреплены требования к бумажным трудовым книжкам.
• 2019 г. — закон № 439‑ФЗ «О работе с электронными документами в сфере труда». В нём впервые прописана возможность создания электронных трудовых книжек.
• 2022 г. — с 1 января 2022 г. все работники‚ которые трудоустраиваются в первый раз‚ обязаны получать электронную трудовую книжку. Закон 439‑ФЗ был дополнен Письмом Минтруда России от 27 сентября 2022 г. № 14‑6/10/В‑13042‚ в котором уточняются условия перехода.
• 2025 г., внесены поправки к Трудовому кодексу (29 декабря 2025 г.) и к закону 439‑ФЗ (15 мая 2026 г.)‚ которые уточняют порядок работы с электронными и бумажными книжками.

Что изменилось с 1 января 2022 г.

С 1 января 2022 г. работодатели больше не обязаны вести бумажные трудовые книжки и не могут требовать их от сотрудников при приёме на работу. Это правило закреплено в Письме Минтруда России от 27 сентября 2022 г. и в поправках к Трудовому кодексу.

Однако бумажные трудовые книжки не «отменены» в полном смысле. Они остаются допустимыми в следующих случаях:

• для работников‚ которые уже имеют бумажную книжку до 1 января 2022 г.;
• для сотрудников‚ которые по желанию предпочитают бумажный формат (например‚ в определённых регионах или при работе с определёнными государственными структурами);
• для случаев‚ когда электронная система недоступна из-за технических проблем.

Таким образом‚ бумажные книжки продолжают существовать‚ но их обязательность снята.

Как выглядит переход к электронным трудовым книжкам?

1. Регистрация работодателя в системе электронных трудовых книжек.

   Работодатель регистрируется в портале https://www.trudovaya-knyazka.ru и получает доступ к управлению электронными книжками.

2. Выдача электронной трудовой книжки новому сотруднику.

   При приёме на работу сотрудник получает уникальный идентификатор электронной книжки‚ который можно просматривать в личном кабинете.

3. Переход существующих бумажных книжек в электронный формат.

   Работодатель может «переименовать» бумажную книжку в электронную‚ заполнив форму в системе. При этом все записи сохраняются в цифровом виде.

4. Ведение электронных записей.

   Все изменения (приём‚ увольнение‚ корректировки) фиксируются в системе и автоматически обновляются в электронной книжке.

Что делать‚ если у вас ещё есть бумажная трудовая книжка?

• Если вы работали до 1 января 2022 г.‚ ваша бумажная книжка остаётся действительной.

  При необходимости вы можете запросить её копию у работодателя.

• Если вы хотите перейти на электронный формат‚ обратитесь к работодателю с просьбой о регистрации вашей книжки в системе.

  В большинстве случаев это делается бесплатно.

• Если вы не можете получить электронную книжку (например‚ из-за технических ограничений)‚ вы всегда можете продолжать использовать бумажную‚ но помните‚ что она больше не обязательна.

Какой закон регулирует отмену бумажных трудовых книжек?

Ключевым документом является Письмо Минтруда России от 27 сентября 2022 г. № 14‑6/10/В‑13042‚ в котором работодатели обязаны:

• не требовать бумажную трудовую книжку при приёме на работу;
• выдавать электронную трудовую книжку новому сотруднику;
• обеспечивать доступ к электронным данным сотрудника.

В дополнение к этому письму‚ поправки к Трудовому кодексу от 29 декабря 2025 г. и 15 мая 2026 г. уточняют технические детали и порядок работы с электронными и бумажными книжками.

Когда можно ожидать полного «отменения» бумажных трудовых книжек?

На данный момент официального срока полного отмены бумажных трудовых книжек не объявлено. Однако:

• С 1 января 2022 г. бумажные книжки перестали быть обязательными;
• С 1 января 2023 г. все новые трудовые договоры оформляются в электронном виде;
• В 2025‑2026 г. ожидаются дальнейшие уточнения и возможное окончательное прекращение использования бумажных форм.

Таким образом‚ можно ожидать‚ что к 2027‑2028 г. бумажные трудовые книжки станут полностью устаревшими‚ но точная дата зависит от дальнейшего законодательного процесса.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверьте статус своих сотрудников.

   Убедитесь‚ что все новые сотрудники получили электронную трудовую книжку.

2. Обновите внутренние процедуры.

   Уберите бумажные формы из кадровой документации и внедрите электронные шаблоны.

3. Обучите персонал.

   Проведите тренинги по работе с системой электронных трудовых книжек.

4. Контролируйте соблюдение требований.

   Периодически проверяйте‚ что все записи в системе актуальны и корректны.

Практические рекомендации для сотрудников

• Получайте электронную трудовую книжку при приёме на работу.
• Регулярно проверяйте свой статус в личном кабинете.
• Если у вас возникнут вопросы‚ обращайтесь в отдел кадров вашего работодателя.
• Сохраняйте копии электронных записей в случае необходимости.

Бумажные трудовые книжки больше не являются обязательными с 1 января 2022 г. Однако их полное отмена пока не объявлена‚ и они остаются допустимыми в определённых случаях. Переход к электронным трудовым книжкам уже в процессе‚ и в ближайшие годы ожидается дальнейшее упрощение и цифровизация кадровой документации.

Если вы хотите быть в курсе последних изменений‚ регулярно проверяйте официальные источники: Минтруд России‚ КонсультантПлюс и официальные порталы электронных трудовых книжек.