Вопрос о том, кто имеет право вносить записи об увольнении в трудовую книжку, волнует многих работодателей и бухгалтеров. Согласно действующему законодательству, бухгалтер не вправе самостоятельно делать записи в трудовой книжке, даже если он оформляет кадровые документы. Это полномочие исключительно кадровой службы или руководителя организации.
Правовые основания
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225), записи в трудовую книжку вносятся:
- Работодателем (руководителем организации или уполномоченным лицом)
- Специалистом кадровой службы
- Другим лицом, ответственным за ведение трудовых книжек
Важно! Бухгалтер не является уполномоченным лицом для внесения записей в трудовую книжку, даже если он оформляет приказ об увольнении. Это прерогатива кадровой службы.
Кто может делать записи?
В соответствии с пунктом 10 Правил ведения трудовых книжек, ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на:
- Руководителя организации (он подписывает приказ об увольнении и непосредственно вносит запись в трудовую книжку)
- Специалиста кадровой службы, уполномоченного приказом руководителя
- Секретаря или другого сотрудника, назначенного приказом, если в организации нет кадровой службы
Бухгалтер, даже если он оформляет приказ об увольнении, не имеет права ставить свою подпись в трудовой книжке. Его подпись может быть только в приказе об увольнении.
Как правильно оформить запись об увольнении?
Запись об увольнении должна содержать:
- Основание увольнения (статья Трудового кодекса)
- Номер и дату приказа об увольнении
- Подпись ответственного лица
- Печать организации (если есть)
Пример записи об увольнении по собственному желанию:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 45″
Подпись: Иванов И.И.
Должность: Директор
В случае увольнения по соглашению сторон запись может выглядеть так:
Пример записи об увольнении по соглашению сторон:
«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 46″
Что делать, если бухгалтер сделал запись?
Если бухгалтер по незнанию или по ошибке внес запись в трудовую книжку, необходимо:
- Признать запись недействительной (внести исправление)
- Оформить дубликат трудовой книжки, если исправление невозможно
- Уведомить работника о допущенной ошибке
- Внести правильную запись в соответствии с законодательством
Важно! Неправильная запись в трудовой книжке может привести к судебным разбирательствам и необходимости восстановления стажа через суд или обращение в Пенсионный фонд.
Электронные трудовые книжки
С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. В этом случае:
- Запись об увольнении вносится в информационную систему Пенсионного фонда
- Бухгалтер может подготовить данные, но запись вносит только уполномоченный сотрудник
- Работник получает выписку из электронной трудовой книжки
Если организация ликвидирована, работник может обратиться в Пенсионный фонд для восстановления записи.
Ответственность за неправильные записи
За неправильные или несанкционированные записи в трудовой книжке предусмотрена:
- Административная ответственность (статья 5.27 КоАП РФ)
- Гражданско-правовая ответственность (возмещение ущерба работнику)
- Уголовная ответственность в случае умышленного искажения записей
- Бухгалтер не имеет права вносить записи в трудовую книжку даже при оформлении приказа об увольнении.
- Записи вносятся только уполномоченными лицами (руководителем, специалистом кадровой службы).
- Неправильные записи должны быть немедленно исправлены через признание их недействительными.
- В случае ошибок работник вправе обратиться в суд или Пенсионный фонд для восстановления стажа.
- В электронных трудовых книжках записи вносятся только через информационную систему ПФР.
Важно! Для предотвращения ошибок рекомендуется:
- Назначать ответственного за ведение трудовых книжек приказом
- Проводить регулярные проверки записей
- Использовать современные системы учета (1С, электронные трудовые)
- Обучать сотрудников, ответственных за кадровый учет
Соблюдение этих правил позволит избежать спорных ситуаций и защитить интересы как работодателя, так и работника.