Вопрос о том, можно ли иметь две и более трудовые книжки, возникает у работников довольно часто․ Обычно это связано с желанием скрыть факт параллельной работы от основного работодателя, избежать конфликтов при увольнении или просто из-за утери документа․ Однако с точки зрения законодательства и кадрового делопроизводства ситуация не так однозначна․ Давайте разберемся во всех нюансах этого вопроса․
Что говорит закон?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника․ При этом в законе нет прямого запрета на физическое владение двумя бланками трудовой книжки․ Законодательство не содержит уголовной или административной ответственности исключительно за факт наличия у человека двух книжек․
Однако отсутствие прямого запрета не делает это законным․ По правилам ведения трудовых книжек, работник обязан предъявить при трудоустройстве только одну трудовую книжку․ Заведение второй книжки в то время, когда первая не утеряна и не повреждена, является нарушением порядка ведения кадровой документации․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажная: как это работает сейчас?
С 2021 года в России произошел масштабный переход на электронные трудовые книжки․ С этого времени при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки, передавая сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России) в режиме реального времени․
Тем не менее, одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки․ В таком случае:
- Ведется дублирование: работодатель обязан вносить записи как в электронную базу, так и на бумажный бланк․
- Если заявление написано: бумажная книжка выдается на руки работнику, и с этого момента она становится лишь архивом прошлых заслуг, а актуальная информация существует только в цифровом виде․
Важно понимать: даже если вы отказались от бумажного варианта, у вас остается одна электронная трудовая книжка, которая привязана к вашему СНИЛС․ Наличие двух СНИЛС у одного человека незаконно, а значит, и двух электронных трудовых быть не может․
Почему люди заводят вторую трудовую книжку?
Несмотря на правила, на практике работники нередко прибегают к дублированию документа․ Самые частые причины:
- Совместительство: работник хочет устроиться на еще одну полную ставку, а работодатель не одобряет совместительство․
- Конфликт при увольнении: если при увольнении работодатель отказывается возвращать трудовую книжку, работник может пойти на новую работу с «чистым» бланком․
- Сокрытие негативного опыта: увольнение по статье или частая смена работы заставляет соискателей начинать «с чистого листа»․
Чем грозит наличие двух трудовых книжек?
Физическое наличие двух бланков может показаться удобным решением, но это путь, сопряженный с серьезными рисками:
Проблемы с пенсионным стажем
При расчете пенсии учитываются данные, поданные работодателями в Социальный фонд․ Если вы работали в двух местах одновременно, но по одной из книжек работодатель не подавал сведения (или вы скрыли эту работу), могут возникнуть сложности с подтверждением стажа․ Две книжки не сложатся в один непрерывный стаж․
Увольнение за обман
Если работодатель узнает, что вы скрыли от него основное место работы или факт трудоустройства в другой компании (представив «чистую» вторую книжку), он может уволить вас по статье 81 ТК РФ за предоставление подложных документов или однократное грубое нарушение трудовых обязанностей;
Проблемы с налогами и вычетами
Стандартные налоговые вычеты (на детей, на имущество) предоставляются по основному месту работы․ Если у вас две книжки и вы получаете вычеты в двух местах одновременно, это расценивается как незаконное обогащение и сокрытие доходов․ Налоговая инспекция быстро выявит эти несоответствия по вашему ИНН․
Конфликт данных в ЭТК
С внедрением электронных трудовых книжек скрыть параллельную работу стало практически невозможно․ Если вы работаете в двух местах, оба работодателя будут отправлять данные по одному и тому же СНИЛС в фонд․ При попытке получить выписку из ЭТК вы или ваш работодатель увидите все ваши места работы․
Что делать, если первая трудовая книжка утеряна?
Заводить вторую книжку как новую — ошибка․ В случае утери или порчи трудовой книжки закон предписывает:
- Обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата․
- Работодатель обязан собрать информацию о вашем стаже из других организаций и оформить дубликат, в котором будут восстановлены все записи․
Если предыдущий работодатель ликвидирован, дубликат оформляет текущий работодатель на основании ваших официальных документов (справок от прошлых работодателей, выписок из архивов, данных из Социального фонда)․
Как законно работать в нескольких местах?
Вместо того чтобы нарушать правила и заводить вторую трудовую книжку, Трудовой кодекс предлагает легальные пути:
- Внутреннее совместительство: вы договариваетесь со своим основным работодателем о выполнении дополнительной работы в свободное от основной работы время у него же․
- Внешнее совместительство: вы устраиваетесь в другую компанию по совместительству․ Запись о совместительстве может быть внесена в вашу единственную трудовую книжку по основному месту работы на основании справки от второго работодателя․
- Гражданско-правовой договор (ГПХ): если работа не предполагает регулярного выполнения трудовых обязанностей, вы можете заключить договор подряда или оказания услуг․ Трудовая книжка при этом не ведется вообще․
Иметь две трудовые книжки физически можно, но юридически это неправомерно и крайне невыгодно для самого работника․ В эпоху цифровизации и электронного документооборота между ФНС, Социальным фондом и работодателями скрыть двойную занятость или стаж с помощью второго бумажного бланка невозможно․ Риски штрафов, потери работы и проблем с пенсией значительно перевешивают кажущуюся выгоду от такого решения․ Лучший путь — соблюдать закон и использовать легальные механизмы совместительства․