Вопрос о том, можно ли не вносить запись в трудовую книжку по просьбе работника, часто возникает у руководителей и специалистов по персоналу․ Ответ зависит от законодательных норм, внутренних регламентов организации и обстоятельств, при которых работник просит исключить запись․
Правовая основа
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) чётко регулирует порядок ведения и ведения трудовой книжки․ Согласно ст․ 62 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- выходе из организации;
- изменениях условий труда;
- награждениях, поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
- военной службе и иных обстоятельствах, установленных законодательством․
Эти сведения фиксируются в трудовой книжке (или в электронном виде, если работодатель использует электронный трудовой договор)․
Что говорит Минтруд?
В письме Минтруда России от 20 ноября 2024 г․ (№ 14‑6/10/ООГ) указано, что:
- Внести запись о прохождении военной службы в трудовую книжку необходимо только по требованию работника․
- Если работник отказывается от внесения такой записи, работодатель обязан уважать его желание и не вносить сведения․
- Однако, в случае нарушения условий труда или иных правовых оснований, работодатель может потребовать внесения записи в другие документы (например, в личный кабинет сотрудника)․
Таким образом, по просьбе работника запись в трудовую книжку может быть не произведена, если закон не предписывает её обязательного ввода․
Когда запись может быть исключена?
Согласно практике и разъяснениям Роструда, запись в трудовую книжку может быть пропущена в следующих случаях:
- Отказ от внесения сведений о военной службе – работник может попросить не фиксировать прохождение службы, если это не требуется для выполнения его должностных обязанностей․
- Отказ от записи о наградах или поощрениях – если работник не желает, чтобы такие сведения фиксировались, работодатель не вправе их принудительно вносить․
- Отказ от записи о дисциплинарных взысканиях – если работник не согласен с вынесением дисциплинарного взыскания, он может запросить его не отражать в книжке․
Важно, чтобы такие запросы были письменными и мотивированы․ Работодатель имеет право запросить пояснения, но не может навязать запись против воли сотрудника․
Как оформить отказ?
Для юридической корректности рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Получить письменное заявление от работника, в котором он указывает, какие сведения он не желает вносить в трудовую книжку и причины такого решения․
- Сохранить копию заявления в личном деле сотрудника․
- При необходимости, сообщить в отдел кадров или юридический отдел организации, чтобы оформить соответствующее решение․
- При отсутствии законных обязательных записей, не вносить их в трудовую книжку и зафиксировать в документе, что запись не произведена по просьбе работника․
Последствия для работодателя
Если работодатель игнорирует просьбу сотрудника и всё равно вносит записи, это может привести к:
- Нарушению трудового законодательства․
- Претензиям со стороны работника, который может обратиться в трудовую инспекцию или суд․
- Возможности компенсации морального вреда․
Поэтому обязательно соблюдайте процедуру и фиксируйте все действия в документах․
Примеры из практики
Ниже приведены типичные ситуации, когда работники просили не вносить записи в трудовую книжку:
- Военная служба – сотрудник, прошедший службу по контракту, попросил не фиксировать её в книжке, так как это не влияло на его текущую должность․
- Награды – работник, получивший благодарность, отказался от её отражения в книжке, указав, что это личный вопрос․
- Дисциплинарные взыскания – после вынесения служебного предупреждения сотрудник потребовал не фиксировать это в книжке, мотивируя это желанием сохранить чистый трудовой стаж․
- Письменное заявление работника․
- Требования Минтруда и Роструда․
- Документировать все действия работодателя․
Только при строгом соблюдении этих правил можно избежать юридических рисков и сохранить доверие сотрудников․
Автор статьи: кадровый консультант, специалист по трудовому праву․