Вопрос о том, можно ли оформить запись о совместительстве в трудовой книжке задним числом, часто возникает у работодателей и работников, когда необходимо «доустановить» период работы, который был пропущен в документации. Ниже подробно рассмотрены правовые основы, условия допустимости, порядок оформления и типичные ошибки.
Правовая база
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) и Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовлении бланков трудовых книжек и обеспечении ими работодателей» регулируют порядок внесения записей о совместительстве.
- Ст. 67 ТК РФ – определяет понятие совместительства и устанавливает, что запись о совместительстве вносится в трудовую книжку по месту основной работы.
- Пункт 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Пост. 225) – допускает внесение записи о совместительстве, если она подтверждена документами от второй организации.
- Приказ Минтруда РФ № 239н от (в редакции 2023‑2024) – уточняет, что запись может быть сделана задним числом только при наличии надлежащих оснований (приказа, справки, решения суда).
Когда запись задним числом допускается?
Закон допускает откорректировать хронологию трудовой книжки, но только при соблюдении следующих условий:
- Наличие официального документа, подтверждающего факт совместительства. Это может быть:
- приказ о приёме на работу по совместительству (с указанием даты начала);
- договор о совместительстве;
- справка от работодателя‑совместителя, заверённая печатью и подписью.
- Отсутствие конфликтов с другими записями. Запись не должна нарушать хронологический порядок, если только не предусмотрено надлежащее основание (например, исправление ошибки).
- Согласие обеих сторон. Работник и работодатель должны подписать соответствующие документы, подтверждающие согласие на внесение записи задним числом.
- Отсутствие ограничений по законодательству. Если совместительство запрещено (например, в государственных учреждениях), запись невозможна.
Пошаговый порядок внесения записи задним числом
Шаг 1. Сбор подтверждающих документов
Получите от второй организации (работодателя‑совместителя) один из перечисленных выше документов. Важно, чтобы в нём была указана точная дата начала совместительства и, при необходимости, дата окончания.
Шаг 2. Подготовка справки‑пояснения
Если оригинальный приказ отсутствует, составьте справку, в которой указывается:
- ФИО работника;
- Должность и место работы по совместительству;
- Дата начала и (при наличии) окончания совместительства;
- Основание (приказ №, договор и т.д.);
- Подпись руководителя и печать организации.
Шаг 3. Оформление записи в трудовой книжке
Запись вносится в графу 3 (дата начала работы) и графу 4 (дата окончания, если есть) по образцу:
, ООО «Компания‑2», делопроизводитель, совместительство
Обязательно ставьте отметку «по совместительству» (обычно курсивом или в скобках).
Шаг 4. Подпись и печать
Запись подписывается руководителем организации, где ведётся трудовая книжка (основное место работы), и ставится печать. Если запись делается по месту совместительства, подпись ставится в справке, а в книжке делается ссылка на эту справку.
Шаг 5. Прикрепление справки к трудовой книжке
Справка‑пояснение прикладывается к трудовой книжке в виде отдельного листа. Это обязательный элемент, подтверждающий законность внесения записи задним числом.
Примеры типовых записей
Пример 1. Внешнее совместительство (два разных работодателя)
— ООО «СтройТех», инженер‑проектировщик, совместительство
Пример 2. Внутреннее совместительство (одна организация, несколько должностей)
— ОАО «Техно», специалист отдела закупок, совместительство (в свободное от основной работы время)
Пример 3. Запись задним числом с указанием причины исправления
— ООО «Логистика», курьер, совместительство (запись внесена задним числом на основании приказа № 45 от )
Возможные риски и как их избежать
- Нарушение хронологии. Если запись ставится позже уже существующей записи с более ранней датой, это может быть признано нарушением. Решение – оформить справку‑пояснение и указать, что запись является исправлением ошибки.
- Отсутствие подписи руководителя. Без подписи и печати запись считается недействительной.
- Несоответствие данных в справке и в трудовой книжке. Даты, должности и наименования организации должны полностью совпадать.
- Запрет на совместительство. В некоторых отраслях (госслужба, суд) совместительство запрещено. В таких случаях запись невозможна, и следует оформить отдельный документ (справку) без внесения в книжку.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли просто написать «по совместительству» без справки?
Нет. Трудовая книжка – официальный документ, и каждая запись должна быть подтверждена документом от работодателя‑совместителя.
Что делать, если оригинальный приказ утерян?
Составьте справку‑пояснение, подпишите её руководителем второй организации и заверьте печатью. При необходимости можно запросить копию приказа в архиве организации.
Можно ли внести запись задним числом, если совместительство уже закончилось?
Да, при условии наличия подтверждающих документов и согласия обеих сторон. Запись делается с указанием фактических дат начала и окончания.
Влияет ли запись задним числом на расчёт пенсионных баллов?
Пенсионный фонд учитывает фактические даты работы, указанные в трудовой книжке и подтверждающие документы. Поэтому корректно оформленная запись не должна негативно влиять на расчёт пенсии.
Внесение записи о совместительстве в трудовую книжку задним числом допускается российским законодательством, однако только при строгом соблюдении установленных процедур. Ключевые требования – наличие официального подтверждающего документа, подпись и печать руководителя, а также отсутствие конфликтов с другими записями. При правильном оформлении запись не только законна, но и сохраняет права работника на пенсионные и социальные выплаты.
Помните: любые изменения в трудовой книжке должны быть документально подтверждены и согласованы с обеими сторонами. При сомнениях рекомендуется проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.
Дата публикации: