Вопрос о том, можно ли внести запись о работе самозанятого в трудовую книжку, часто возникает у предпринимателей, которые планируют перейти в штат, а также у работодателей, которые нанимают самозанятых по договору подряда․ В статье разберём, какие правовые нормы регулируют этот процесс, когда запись возможна, и какую пошаговую инструкцию следует выполнить, чтобы оформить её корректно․
Что такое самозанятый?
Самозанятый – это физическое лицо, которое зарегистрировалось в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД) и осуществляет предпринимательскую деятельность без регистрации ИП․ При этом:
- Самозанятый не входит в трудовые отношения с контрагентом;
- Оплата производится по договору оказания услуг или гражданско‑правовому договору;
- Ставка НПД – 4 % (для физических лиц) или 6 % (для юридических лиц);
- Нет обязательных взносов в ПФР, ФСС и др․, если только самозанятый добровольно не оформил их․
Трудовая книжка: назначение и правовая основа
Трудовая книжка (бумажная или цифровая) – это документ, фиксирующий трудовой стаж, периоды работы, должности, основания увольнения и т․д․ Оформление записей регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Приказом Минтруда РФ от № 99н (положения о цифровой трудовой книжке)․
Почему у самозанятых обычно нет записей в трудовой книжке?
Согласно пункту 1 статьи 67 ТК РФ, запись в трудовую книжку вносится только при наличии трудовых отношений․ Самозанятый, работая по НПД, не заключает трудовой договор, а лишь гражданско‑правовой договор․ Поэтому:
- Самозанятый не может самостоятельно внести запись в свою трудовую книжку;
- Работодатель не обязан вести трудовую книжку для исполнителя, оформленного как самозанятый;
- Стаж, полученный в рамках НПД, не учитывается при расчёте пенсионных прав в ПФР․
Когда запись в трудовую книжку возможна?
Запись становится возможной в двух типичных ситуациях:
- Перевод самозанятого в штат – когда работодатель решает оформить сотрудника по трудовому договору (полный/частичный рабочий день, удалёнка и т․п․)․
- Совмещение статуса самозанятого с официальной работой – если человек одновременно работает по трудовому договору у одного работодателя и оказывает услуги как самозанятый другим контрагентам․ В этом случае запись делается только по трудовому договору․
В обоих случаях запись в трудовую книжку делается только работодателем (или уполномоченным лицом организации) после заключения трудового договора․
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить запись в трудовой книжку
Шаг 1․ Подготовка документов
- Трудовой договор (выписка из ТК РФ, условия оплаты, график работы, испытательный срок и т․д․);
- Заявление работника о приёме на работу (по форме § 2 ТК РФ);
- Копия паспорта, СНИЛС, ИНН; при необходимости – медицинская справка о состоянии здоровья․
Шаг 2․ Оформление трудовой книжки
- Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, выдать её (по требованию сотрудника) в соответствии с п․ 2 ст․ 66 ТК РФ․
- Если сотрудник использует цифровую трудовую книжку, запросить у него ЭЦП (электронную цифровую подпись) и добавить запись через портал Госуслуги․
- Внести запись в следующем виде (пример):
Дата начала работы – ;
Должность – Менеджер по продажам;
Основание – Трудовой договор № 123 от ;
Ставка – 40 000 ₽;
Условие – Полный рабочий день․
Шаг 3․ Регистрация в государственных системах
- Подать сведения в ПФР (формы СЗВ‑1, СЗВ‑2) в течение 30 дней после начала работы;
- Внести данные в ФСС (если предусмотрено коллективным страхованием);
- Обновить сведения в Электронном кадровом журнале (если используется)․
Шаг 4․ Информирование сотрудника
Сотруднику необходимо выдать:
- Трудовую книжку (бумажную) – впервые, если её нет;
- Копию трудового договора;
- Справку о постановке на учёт в ПФР (для подтверждения стажа)․
Как оформить запись в цифровую трудовую книжку
С 1 января 2024 года в России полностью перешли на электронный формат трудовой книжки․ Процедура выглядит так:
- Сотрудник регистрируется в Госуслугах и получает доступ к цифровой трудовой книжке․
- Работодатель (или уполномоченный кадровый специалист) получает ЭЦП организации․
- Через портал Госуслуги – Трудовая книжка выбирает пункт «Внести запись»․
- Заполняет форму (дата, должность, основание, ставка) и подписывает её своей ЭЦП․
- Система автоматически отправляет уведомление сотруднику и сохраняет запись в его личном кабинете․
Важно: самозанятый не может подписать запись от имени организации․ Подпись должна быть сделана представителем работодателя․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли самозанятому самостоятельно внести запись в свою трудовую книжку?
Нет․ Трудовая книжка заполняется только работодателем при наличии трудового договора․
Учтётся ли стаж, полученный в статусе самозанятого, при расчёте пенсии?
Стаж по НПД не учитывается в системе обязательного пенсионного страхования․ Для накопления пенсионных прав необходимо оформить трудовые отношения или добровольно платить страховые взносы․
Можно ли одновременно быть самозанятым и работать по трудовому договору?
Да, совмещение допускается, но:
- Трудовая книжка будет вести запись только по трудовому договору;
- НПД и налоги по трудовому договору уплачиваются раздельно;
- Необходимо следить, чтобы общая нагрузка не превышала 40 часов в неделю, если это предусмотрено ТК РФ․
Что делать, если у самозанятого уже есть запись в трудовой книжке от предыдущего места работы?
Записи, сделанные прежними работодателями, остаются в книжке․ При переходе в новый штат запись делается по новому трудовому договору, а предыдущие записи не удаляются․
Нужна ли трудовая книжка, если я планирую работать только как самозанятый?
Нет․ Трудовая книжка нужна только при оформлении трудовых отношений․ Самозанятый может вести учёт своей профессиональной деятельности в виде квитанций и отчётов по НПД․
Запись в трудовой книжке для самозанятого возможна только при оформлении трудового договора․ Самозанятый сам не имеет права вносить данные в свою книжку, а также не получает трудовой стаж по НПД․ При переходе в штат работодатель обязан:
- Подготовить и подписать трудовой договор;
- Внести запись в бумажную или цифровую трудовую книжку;
- Своевременно отчитаться в ПФР и ФСС․
Соблюдая эти шаги, вы гарантируете законность оформления и сохраните права сотрудника на пенсионный и социальный стаж․
Дата публикации: