Вопрос о том, следует ли фиксировать в трудовой книжке периоды, когда сотрудник исполняет обязанности другой должности (временное замещение, замещение руководителя, исполнение функций секретаря и т.п.), остаётся актуальным для кадровых служб и бухгалтеров. Ниже рассмотрены нормативные положения, практические рекомендации и типичные ошибки.
Нормативная база
Основным источником, регулирующим ведение трудовых книжек, является Трудовой кодекс РФ (ст. 66). Согласно этой статье в трудовую книжку вносятся сведения о:
- работе, выполняемой работником;
- переводах на другую постоянную работу;
- увольнении;
- основаниях прекращения трудового договора;
- награждениях за успехи в работе.
Важно отметить, что временное исполнение обязанностей не приравнивается к переводу на другую постоянную работу, если оно не оформлено как перевод по приказу и не связано с изменением штатного расписания.
Когда запись о временном исполнении обязанностей не вносится
Согласно разъяснениям ведомств и практике КонсультантПлюс, запись в трудовую книжку не требуется в следующих ситуациях:
- Сотрудник исполняет обязанности отсутствующего коллеги по внутреннему распоряжению (например, замещает главного бухгалтера во время его отпуска) без оформления перевода.
- Исполнение обязанностей носит временный, краткосрочный характер (до нескольких месяцев) и не связано с изменением должности в штатном расписании.
- Работник принимается на работу по срочному трудовому договору специально для замещения absent‑employee, но в этом случае запись делается не о «исполнении обязанностей», а о приёме на работу и последующем увольнении (см. Журнал «Кадровое дело», 2016‑08‑28).
В этих случаях достаточно оформить внутренний приказ о возложении дополнительных обязанностей и, при необходимости, дополнительное соглашение к трудовому договору (изменение размера заработной платы, сроки исполнения).
Когда запись о временном исполнении обязанностей вносится
Запись в трудовую книжку делается, если:
- Временное исполнение обязанностей оформлено как перевод на другую постоянную работу (изменение штатного расписания, издание приказа о переводе).
- Срок исполнения обязанностей превышает установленный законодательством порог для признания перевода постоянным (например, более 6 месяцев без возврата к прежней должности).
- Работник принимается на работу по срочному трудовому договору специально для замещения absent‑employee; тогда в трудовой книжке фиксируются приём и увольнение по этому договору.
Пример оформления записи (по КонсультантПлюс):
2025‑03‑01 Переведён на должность главного бухгалтера (постоянно) Приказ № 45 от
Если же перевод признан временным, а позже становится постоянным, запись делается в момент признания его постоянным (см. раздел III «Заполнение сведений о работе» КонсультантПлюс).
Практические рекомендации для кадровой службы
- Определите характер замещения: внутреннее распоряжение vs. оформленный перевод.
- Фиксируйте все приказы и соглашения о возложении обязанностей, изменении оплаты и сроках.
- Не вносите запись о временном исполнении обязанностей, если нет приказа о переводе и изменении штатного расписания.
- Вносите запись только при оформлении перевода на постоянную работу или при приёме/увольнении по срочному договору.
- Используйте дополнительные соглашения к трудовому договору для фиксации изменений в оплате труда и продолжительности замещения.
Запись в трудовую книжку об исполнении обязанностей делается исключительно в случаях, когда такое исполнение оформлено как перевод на другую постоянную работу (или при приёме/увольнении по срочному договору). В остальных ситуациях достаточно внутренних приказов и дополнительных соглашений; внесение записи в трудовую книжку будет излишним и может привести к ошибочному отражению трудовой деятельности сотрудника.
Соблюдение указанных правил обеспечит корректное ведение трудовых книжек и minimизирует риски споров с работниками и контролирующими органами.