Вопрос о том‚ требуется ли работнику подавать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) при приёме на работу‚ часто возникает у работодателей и соискателей. В этой статье разберём актуальные требования‚ порядок оформления и практические рекомендации‚ как убедиться‚ что кандидат действительно имеет электронную трудовую книжку;

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальное документальное подтверждение трудового стажа работника. Она содержит сведения о всех трудовых договорах‚ должностях‚ отработанных днях и т.д. С 1 июня 2026 г. в России действует переходный период‚ в течение которого работодатели обязаны оформлять трудовые книжки в цифровом виде (с цифрами и словами) и выдавать бумажный экземпляр сотруднику.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ доступный через портал «Госуслуги» и другие официальные сервисы.
• Переход на ЭТК добровольный: работник сам решает‚ хочет ли он перейти.
• Если работник выбирает ЭТК‚ работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления о переходе.

Когда можно подавать заявление?

Согласно статье 5 Кодекса РФ о труде‚ работник‚ который не успел подать заявление до установленного срока‚ может сделать это в любое время‚ подав его работодателю по основному месту работы. При приёме на работу это заявление оформляется в письменной форме.

Что должно содержать заявление?

1. ФИО‚ дата рождения‚ место жительства.
2. Указание желаемой даты перехода на ЭТК.
3. Подтверждение‚ что работник согласен с условиями перехода (например‚ сохранение всех прав и обязанностей).
4. Подпись и дата.

Пример заявления:

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Я‚ Иванов Иван Иванович‚ дата рождения ‚ проживающий по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ 1 подъезд‚ кв. 5‚ прошу перейти на электронную трудовую книжку с г. Считаю‚ что все условия перехода мне понятны и я согласен с ними.
Подпись: ___________ 

Как убедиться‚ что кандидат имеет электронную трудовую книжку?

При приёме на работу работодателю важно проверить наличие у кандидата ЭТК‚ чтобы избежать ошибок в учёте. Ниже – несколько способов проверки:

• Запрос у кандидата: попросите показать копию электронного профиля в «Госуслугах» или предоставить скриншот с подтверждением.
• Проверка через портал «Госуслуги»: если работодатель имеет доступ к системе‚ можно запросить данные о трудовом стаже.
• Проверка в базе Дирекции инспекции труда (если работник ранее работал в другой компании).
• Запрос у предыдущего работодателя: если работник не имеет ЭТК‚ предыдущий работодатель может подтвердить наличие бумажной трудовой книжки.

Процедура приёма на работу с учётом трудовой книжки

1. Проверка документов – удостоверение личности‚ резюме‚ справка о предыдущем месте работы.
2. Проверка трудовой книжки – бумажной или электронной.
3. Оформление записи о приёме – в трудовой книжке (бумажной или в системе ЭТК). Если работник проработал в организации более пяти дней‚ запись обязательна.
4. Выдача бумажной трудовой книжки – если работник выбрал ЭТК‚ работодатель выдаёт бумажный экземпляр с записью о подаче заявления.
5. Подписание трудового договора – с указанием даты начала работы‚ должности‚ зарплаты и прочих условий.

Образец записи о приёме в трудовой книжке

Должность: Менеджер по продажам
Работодатель: ООО «Пример»
Условия: Полный рабочий день‚ 8 часов в день‚ зарплата 50 000 руб.

Обязательные сроки и ответственность

• Срок оформления записи – в течение 5 рабочих дней с даты приёма.
• Ответственность работодателя – нарушение сроков может повлечь штрафы в размере до 10 000 руб. и/или административное наказание.
• Ответственность работника – несвоевременное подача заявления о переходе на ЭТК может привести к задержке в получении электронного стажа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли перейти на ЭТК после приёма? – Да‚ работник может подать заявление в любой момент‚ но при приёме это удобно оформить сразу.
• Нужно ли подавать заявление‚ если я уже имею бумажную трудовую книжку? – Если вы хотите перейти на ЭТК‚ то да‚ заявление необходимо.
• Какой срок действует запись о приёме? – Запись сохраняется в трудовой книжке на весь период трудового договора и после его окончания.
• Можно ли отказаться от ЭТК? – Да‚ работник может отказаться‚ но тогда он будет вести только бумажную трудовую книжку.

Переход на электронную трудовую книжку в 2026 г. – это важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Работодатель обязан:

• Проверить наличие у кандидата ЭТК.
• При приёме оформить письменное заявление о переходе‚ если работник пожелает.
• Выдать бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления.
• Своевременно внести запись о приёме в трудовую книжку.

Следуя этим рекомендациям‚ вы избежите юридических рисков и обеспечите корректный учёт трудового стажа ваших сотрудников.