Вопрос о том, в какой день необходимо передать работнику трудовую книжку, когда он находится в отпуске и после его окончания планируется увольнение, часто вызывает недоразумения как у работодателей, так и у сотрудников. Ниже подробно рассмотрены правовые нормы, порядок оформления записей в трудовой книжке и практические рекомендации, которые помогут избежать ошибок.

Правовая база

• Статья 127 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – в части второй указывается, что при увольнении, если работник находится в отпуске, датой прекращения трудовых отношений считается последний день отпуска.
• Пункт 35 и пункт 41 Правил ведения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 589н) – регламентируют порядок проставления печатей и выдачи трудовой книжки.
• Статья 84.1 ТК РФ – определяет срок выдачи трудовой книжки: она должна быть передана работнику не позднее дня увольнения.
• Постановление Правительства РФ № 1022 от (в части электронных трудовых книжек) – устанавливает обязательность сдачи формы ЕФС‑1 в течение следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Как определяется «дата увольнения» в случае отпуска

Если работник находится в ежегодном отпуске и в тот же день (или позже) подаёт заявление об увольнении, то:

1. Дата прекращения трудовых отношений – последний день отпуска, а не последний рабочий день до отпуска.
2. Эта дата фиксируется в трудовой книжке в графе «Дата прекращения трудовых отношений».
3. Запись в книжке выглядит так (пример для 2026 года):

    – последний день отпуска (по части 2 ст. 127 ТК РФ)
    

Пошаговая инструкция для отдела кадров

Шаг 1. Получение заявления работника

• Работник подаёт заявление об увольнении не менее чем за три рабочих дня до желаемой даты увольнения (по ст. 81 ТК РФ).
• Если заявление подано позже, трудовая книжка всё равно должна быть выдана в последний день отпуска.

Шаг 2. Оформление приказа об увольнении

• В приказе указывается дата увольнения – последний день отпуска.
• Указываются основания увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.) и ссылка на ст. 127 ТК РФ.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

• Заполняются три графы:
  1. Дата начала работы.
  2. Дата прекращения трудовых отношений – последний день отпуска (например, ).
  3. Причина прекращения трудовых отношений с указанием нормативного акта (например, «по собственному желанию, часть 2 ст. 127 ТК РФ»).
• Проставляется печать организации на первой странице и на вкладыше (если есть).

Шаг 4. Выдача трудовой книжки

• Трудовая книжка передаётся работнику не позднее последнего дня отпуска, т.е. в тот же день, когда официально прекращаются трудовые отношения.
• Если работник отсутствует в этот день, книжка передаётся в первый рабочий день после его возвращения, но не позже трёх рабочих дней от даты увольнения (см. пункт 35 Правил).

Шаг 5. Оформление сопутствующих документов

• Заполнение формы ЕФС‑1 (раздел 1.1) и передача её в СФР в течение следующего рабочего дня.
• Выдача справки 2‑НДФЛ, расчёт компенсаций за неиспользованный отпуск и другие выплаты.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если работник не пришёл в последний день отпуска?

Согласно пункту 35 Правил, трудовая книжка должна быть передана в течение трёх рабочих дней после даты увольнения. Работодатель может направить книжку заказным письмом с уведомлением о вручении.

Можно ли оформить запись в трудовой книжке датой последнего рабочего дня, а не датой окончания отпуска?

Нет. При отпуске с последующим увольнением закон требует указывать последний день отпуска как дату прекращения трудовых отношений (часть 2 ст. 127 ТК РФ). Иное оформление считается ошибкой и может привести к штрафу за нарушение трудового законодательства.

Как оформить запись, если отпуск был неоплачиваемым?

Для неоплачиваемого отпуска применяется та же норма: дата увольнения – последний день отпуска, независимо от его оплаты. В графе причины указывается «по собственному желанию, часть 2 ст. 127 ТК РФ».

Что делать, если у работника электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Запись в ЭТК вносится автоматически через систему ЕФС‑1. Работодатель обязан загрузить приказ об увольнении в электронный архив не позднее следующего рабочего дня.

Пример заполнения записи в трудовой книжке

Ошибки, которые часто допускают работодатели

• Указание даты последнего рабочего дня вместо даты окончания отпуска. Это приводит к несоответствию законодательству.
• Задержка выдачи трудовой книжки более чем на три рабочих дня. За такое нарушение предусмотрена административная ответственность.
• Отсутствие печати на вкладыше книги. По пункту 41 Правил без печати запись считается недействительной.
• Неоформление формы ЕФС‑1 в срок. Это может стать основанием для штрафов в рамках контроля Фонда социального страхования.

При отпуске с последующим увольнением ключевым моментом является правильное определение даты прекращения трудовых отношений – это последний день отпуска. Запись в трудовой книжке должна отражать эту дату, а сама книжка должна быть выдана работнику не позднее этого дня (или в течение трех рабочих дней, если работник отсутствует). Соблюдение указанных шагов и требований поможет избежать конфликтов, штрафов и обеспечит корректное оформление трудовых отношений.

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на нормах Трудового кодекса РФ, приказе Минтруда России № 589н и практике 2025‑2026 годов.