Вопрос о том, записывается ли в трудовую книжку информация о награждении простой грамотой отдела, часто возникает у руководителей и специалистов по кадровому делу; Ниже подробно разбираются нормы трудового законодательства, порядок внесения сведений о премиях и благодарностях, а также ответы на практические вопросы: как оформить запись, если нет приказа, какие данные указывать в графе 4 и т.д.
Что такое «почетная грамота» и какие виды поощрений фиксируются в трудовой книжке?
Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Положения о трудовых книжках» указано, что в трудовую книжку вносятся сведения о:
- награждении государственными наградами и присвоении государственных почетных званий;
- награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, которые выдаются работодателем;
- других формах материального и нематериального поощрения, предусмотренных внутренними нормативными актами организации.
Таким образом, почетная грамота, даже если она выдана отделом без отдельного приказа, относится к категории наград, которые должны быть отражены в трудовой книжке.
Примеры записей в трудовой книжке
- Граф 3 – указание кем и за какие достижения сотрудник был награжден (например, «За многолетний добросовестный труд – благодарность от руководства отдела»).
- Граф 4 – название документа, на основании которого произведена запись (например, «Приказ № 15‑О от о благодарности»). Если документа нет, указывается «Отсутствует приказ; запись сделана по инициативе руководства».
Делается ли запись о награждении простой грамотой отдела?
Согласно интерпретации Роструда (вопрос 225558 от ), любая форма поощрения, включая благодарность и простую грамоту отдела, должна быть зафиксирована в трудовой книжке, если она оформлена как официальное подтверждение заслуг сотрудника.
Однако важно, чтобы запись соответствовала требованиям:
- Документ, на основании которого производится запись, должен быть подписан и датирован;
- В графе 4 необходимо указать название документа (приказ, решение, протокол) и его номер и дату. Если такой документ отсутствует, следует указать, что запись сделана по инициативе работодателя и приложить копию благодарности.
Что делать, если нет приказа и номера?
Если официального приказа, подписанного руководителем, нет, но есть благодарственное письмо или грамота отдела, то в трудовую книжку можно внести запись, следуя этим шагам:
- Сформировать внутренний документ (например, приказ‑постановление) с датой и номером, даже если он внутренний;
- Подписать документ руководителем организации;
- Сделать копию документа и приложить её к кадровому делу сотрудника;
- В графе 4 указать: «Приказ № X‑О от «дата» (внутренний документ) о благодарности». Если такой документ не оформлен, писать: «Запись сделана по инициативе руководства, подтверждена благодарственным письмом от «дата».
Как правильно оформить запись в графе 4?
Графа 4 предназначена для указания названия документа, на основании которого произведена запись о награждении. Пример оформления:
Граф 4: Приказ № 34‑О от «О благодарности за многолетний добросовестный труд».
Если документа нет, но есть подпись руководителя и дата, можно оформить так:
Граф 4: Благодарственное письмо от руководителя от (подпись: И.И. Иванов).
Важно, чтобы в графе 4 всегда присутствовал номер и дата документа, даже если он внутренний. Это обеспечивает юридическую обоснованность записи.
Примеры готовых записей в трудовой книжке
Пример 1 – Почетная грамота от отдела
Благодарственное письмо от отдела «Маркетинг»:
Граф 3: За многолетний добросовестный труд – благодарность от отдела маркетинга. Граф 4: Благодарственное письмо от руководителя отдела маркетинга от (подпись: С.П. Петрова).
Пример 2 – Почетная грамота с внутренним приказом
Приказ организации:
Граф 3: За выдающиеся результаты работы в 2023 году – благодарность. Граф 4: Приказ № 12‑О от «О благодарности за результаты работы».
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли не заносить в трудовую книжку благодарность, если она не сопровождается наградным знаком?
Ответ: Да, можно. По закону в трудовую книжку вносятся все формы поощрения, включая благодарности и грамоты, если они оформлены официально. - Вопрос: Что делать, если документа, на основании которого производится запись, нет?
Ответ: Сформировать внутренний документ с датой и номером, подписать его руководителем и указать в графе 4 как «внутренний документ» с указанием даты и подписи. - Вопрос: Нужно ли приложить копию благодарственного письма к трудовой книжке?
Ответ: Рекомендуется хранить копию в кадровом деле сотрудника, но в самой книжке достаточно указать сведения, указанные выше.
Итак, почетная грамота и любые другие формы поощрения, включая благодарность от отдела, должны заноситься в трудовую книжку. При отсутствии официального приказа необходимо оформить внутренний документ, подписать его и указать в графе 4 соответствующую информацию. Такой подход гарантирует соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов по ведению трудовых книжек.
Помните, что правильная документация – залог юридической защиты компании и признания заслуг сотрудника.