Вопрос о возможности наличия у одного работника нескольких трудовых книжек остаётся актуальным, несмотря на введение электронных трудовых книжек (ЭТК) с 2020 года. Ниже рассматриваются нормативные положения, судебная и административная практика, а также практические рекомендации для работников и работодателей.

Нормативная база

Основным источником регулирования ведения трудовых книжек является Трудовой кодекс РФ (ст. 66). Согласно данной статье:

• Трудовая книжка – документ, подтверждающий трудовую деятельность работника;
• Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней;
• Запрещено оформлять и вести две трудовые книжки одновременно для одного работника.

Однако в ряде источников (КонсультантПлюс, Гарант.РУ, Оперсонале) отмечается, что прямого законодательного запрета на наличие нескольких трудовых книжек у одного человека нет. Запрет касается именно ведения двух книжек одновременно работодателем, а не фактического владения ими работником.

Как возникают ситуации с несколькими трудовыми книжками?

На практике у работника может оказаться две (или более) трудовые книжки по следующим причинам:

1. Утеря оригинала и выдача дубликата. При заявлении об утере трудовой книжки работодатель выдаёт дубликат, который считается заменой оригинала. Если оригинал позже находится, у работника оказывается две книжки.
2. Оформление при приёме на новую работу без предоставления предыдущей книжки. Некоторые работники, желая скрыть прежнее место работы, не предоставляют старую книжку и получают новую.
3. Дублирование по ошибке кадровой службы. При переходе на электронный учёт иногда ошибочно создаётся бумажная копия.
4. Наличие нескольких видов занятости (основная работа + внешнее совместительство). По закону внешнее совместительство не требует ведения отдельной трудовой книжки, но на практике некоторые работники всё же оформляют её.

Влияние электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России введена обязательная система электронных трудовых книжек, реализуемая через ПФР. Основные последствия:

• Все сведения о трудовой деятельности гражданина хранятся в единой информационной системе;
• Бумажная трудовая книжка сохраняет юридическую силу только как документ, подтверждающий факты, внесённые до перехода на ЭТК;
• Наличие второй бумажной книжки после перехода на ЭТК не даёт никаких дополнительных прав и может рассматриваться как попытка фальсификации трудового стажа.

Таким образом, электронный учёт устраняет необходимость ведения нескольких бумажных книжек, но не исключает факта их наличия у работника.

Ответственность за наличие нескольких трудовых книжек

Анализ судебной и административной практики показывает:

• Прямой административный или уголовный штраф за простое наличие двух трудовых книжек отсутствует. Наказание может последовать только в случае, если второй документ используется для получения незаконных выплат, пособий или для сокрытия трудового стажа (ст. 159 УК РФ – мошенничество).
• Работодатель, принявший на работу человека с двумя трудовыми книжками, рискует получить претензии от трудовой инспекции за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Если одна из книжек является дубликатом утраченного оригинала, её юридическая сила считается нулевой, и работодатель обязан принимать только действительный документ.

Рекомендации для работников

Чтобы избежать недоразумений, следует:

1. При утере трудовой книжки немедленно подавать заявление об утере и получать дубликат, а после нахождения оригинала сдавать его работодателю для аннулирования.
2. При приёме на новую работу предоставлять действующую трудовую книжку (или справку о её отсутствии) и не оформлять новую без веской причины.
3. После перехода на электронную трудовую книжку хранить бумажный экземпляр только как архивный документ; не использовать его для подтверждения стажа при устройстве на работу.
4. В случае внешнего совместительства не требовать отдельную трудовую книжку – достаточно трудового договора и приказов о приёме.

Рекомендации для работодателей

Работодателям рекомендуется:

• При приёме на работу проверять подлинность трудовой книжки через сервисы ПФР (запрос сведений о стаже).
• Если у кандидата две книжки, уточнить причину их наличия и потребовать объяснения; при сомнении направлять запрос в ПФР.
• Вести трудовую книжку только в одном экземпляре (бумажном или электронном) и не допускать дублирования записей.
• Обучать кадровых специалистов правилам работы с электронными трудовыми книжками и порядку выдачи дубликатов.