Вопрос о возможности трудоустройства без внесения записи в бумажную трудовую книжку актуален как для работодателей, так и для соискателей. Ниже рассмотрены нормативные основания, случаи, когда закон допускает отсутствие записи, последствия такого оформления и практические рекомендации по оформлению отношений.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – общее правило: при приёме на работу работодатель обязан оформить трудовую книжку и внести запись о приёме.
- Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовой книжке» – вводит понятие электронной трудовой книжки (ЭТК) и уточняет случаи, когда бумажный документ не требуется.
- Пояснения Минтруда и соцзащиты (письма от , , , ) – разъясняют, когда запись в бумажную книжку может быть не внесена.
С учётом изменений, внесённых в 2020‑2026 гг., ключевые моменты сводятся к следующему:
- Для лиц, впервые поступающих на работу (с ) ведётся только электронная трудовая книжка; бумажный бланк оформлять не требуется.
- При работе по совместительству, дистанционно или по гражданско‑правовому договору (ГПХ) запись в бумажную книжку может отсутствовать, если иное не предусмотрено трудовым договором.
- Если работник не предоставил трудовую книжку по личным причинам, работодатель обязан по письменному заявлению оформить новую книжку (ЭТК или бумажную) и внести запись о приёме.
Когда закон допускает отсутствие записи в трудовой книжке
Первичное трудоустройство (первый job)
С 2021 года для граждан, которые впервые устраиваются на работу, закон обязывает вести только электронную трудовую книжку. Бумажный экземпляр не выдаётся, поэтому запись в нём отсутствует по умолчанию.
Совместительство
Согласно разъяснениям Минтруда , при приёме на работу по совместительству трудовой договор может быть заключён без записи в бумажную трудовую книжку. При этом работник сохраняет все гарантии ТК РФ (оплата труда, отпуск, больничные и т.д.).
Дистанционная работа
Письмо Минтруда от указывает, что дистанционный работник вправе выбрать, оформлять бумажную трудовую книжку или нет. Если выбор сделан в пользу отсутствия бумажного документа, запись в неё не вносится.
Гражданско‑правовой договор (ГПХ) / фриланс
Органы местного самоуправления (пример из Оренбургской области, ) подтверждают, что при оформлении отношений по ГПХ или в качестве фрилансера запись в трудовую книжку не требуется. Однако такие отношения не подпадают под регулирование ТК РФ, а значит, работник лишается ряда социальных гарантий.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С введением ЭТК (ФЗ‑432) запись в бумажную книжку становится излишней для большинства категорий работников. Работодатель передаёт сведения в ПФР через электронный документооборот, а работник получает выписку из ЭТК по запросу.
Последствия отсутствия записи в бумажной трудовой книжке
Хотя закон в ряде случаев допускает отсутствие записи, важно понимать потенциальные риски:
- Пенсионные права. При отсутствии записи в бумажной книжке (и при непередаче данных в ЭТК) могут возникнуть сложности при подтверждении стажа для назначения пенсии.
- Социальные выплаты. Некоторые пособия (по безработице, по уходу за ребёнком и т.д.) требуют подтверждения трудовой деятельности через запись в трудовой книжке.
- Трудовые споры. При возникновении конфликта с работодателем отсутствие записи может осложнить доказывание факта трудовых отношений.
- Административная ответственность. Если работодатель умышленно не вносит запись, где это обязательно (например, при основном месте работы), он может быть привлечён к штрафу за нарушение трудового законодательства.
Поэтому рекомендуется всегда обеспечивать передачу сведений в электронную трудовую книжку или, при отсутствии возможности, оформлять бумажный документ по требованию работника.
Как правильно оформить отношения без записи в бумажную трудовую книжку
-
Определить тип отношений:
- Основное место работы → обязательна запись (бумажная или ЭТК).
- Совместительство, дистанционная работа, ГПХ → допустимо отсутствие записи в бумажной книжке при условии оформления в ЭТК.
-
Получить письменное согласие работника:
- Если работник не предоставил трудовую книжку, запросите заявление с указанием причины отсутствия (утеря, порча, первый job и т.д.).
- На основании заявления оформите новую трудовую книжку (бумажную или электронную) и внесите запись о приёме.
-
Оформить трудовой договор:
- Указать в договоре, что ведётся электронная трудовая книжка (если применимо) и что запись в бумажную книжку не производится.
- Для совместительства и дистанционной работы прописать режим работы, оплату, отпуск и другие условия, предусмотренные ТК РФ.
-
Передать сведения в ПФР:
- Через электронный документооборот (СЭДО) направить сведения о приёме, переводе, увольнении.
- Сохранить подтверждение отправки (извещение ПФР) в личном деле сотрудника.
-
Выдать работнику выписку из ЭТК:
- По запросу сотрудника предоставить заверенную выписку из электронной трудовой книжки (можно через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя).
Практические советы и образцы документов
Ниже перечислены полезные ресурсы, где можно скачать готовые формы и получить консультацию:
- КонсультантПлюс – разделы «Прием на работу без трудовой книжки» (2026 год) и «Нет записи в трудовой книжке 2025‑2024‑2023 гг.» содержат образцы заявлений, приказов и выписок из ЭТК.
- Система «Гарант» – практические комментарии к ст. 65 ТК РФ и рекомендации по оформлению совместительства.
- ФНС России – инструкции по передаче сведений в ПФР при электронном документообороте.
- Сайт Минтруда РФ – актуальные письма и разъяснения (например, письмо от о дистанционных работниках).
Примерный шаблон заявления работника о отсутствии трудовой книжки:
Заявление о выдаче новой трудовой книжки Я, _______________________ (ФИО), паспорт № ____________, выдан ____________, residing at ____________, прошу выдать мне новую трудовую книжку в связи с ______________________ (утерей/порчей/первым трудоустройством и т.д.). Подпись: _______________
После получения заявления работодатель издаёт приказ о приёме на работу и оформляет новую трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение трёх рабочих дней.
Работа без записи в бумажной трудовой книжке возможна и законна в ряде ситуаций: при первичном трудоустройстве (ЭТК), совместительстве, дистанционной работе, по ГПХ договорам и при отсутствии у работника документа по уважительной причине. Однако работодатель обязан обеспечить корректное ведение электронной трудовой книжки и своевременную передачу сведений в ПФР, а также быть готовым выдать бумажный документ по требованию сотрудника.
Соблюдение указанных требований minimизирует риски для обеих сторон, сохраняет социальные гарантии работника и защищает компанию от возможных штрафов и трудовых споров.
Для более детальной информации рекомендуется обращаться к актуальным нормативным актам, письмам Минтруда и использовать готовые шаблоны документов из систем КонсультантПлюс, Гарант или официальных сайтов государственных органов.