Вопрос о возможности выдачи новой трудовой книжки часто возникает у работодателей и сотрудников, особенно в условиях изменения законодательства и перехода на электронные формы ведения труда. Ниже собраны актуальные разъяснения, правила оформления и практические рекомендации.

Когда можно оформить новую трудовую книжку?

Согласно современным нормам, новую трудовую книжку можно оформить в следующих случаях:

• Потеря или порча старой книжки;
• Необходимость заполнить новый бланк после изменения места работы;
• Требование сотрудника о выдаче копии или дубликата;
• Первичное трудоустройство, когда у сотрудника нет трудовой книжки вовсе.

В каждом из этих случаев оформление происходит на основании письменного заявления работника, в котором указывается причина обращения.

Потеря или порча оригинала

Если сотрудник потерял или повредил трудовую книжку, он может запросить её дубликат. При этом в 2026 году бумажные формы продолжают использоваться, но только если работодатель имеет бланки, изготовленные до 2026 года. При этом в книжке фиксируются сведения только о текущем работодателе.

Первичное трудоустройство без прежних записей

Для людей, которые никогда не работали, в 2026 году бумажную трудовую книжку не заводят. Вместо этого в Пенсионный фонд вносятся сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Как правильно оформить новую книжку?

Процедура оформления новой трудовой книжки регулируется ТК РФ и постановлением Правительства от № 225. Основные шаги:

1. Получение письменного заявления сотрудника с указанием причины (потеря, порча, первичное трудоустройство и т.д.).
2. Сбор подтверждающих документов: справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР, архивные данные.
3. Заполнение нового бланка (бумажного или электронного) в соответствии с текущими требованиями.
4. Подписание документа работодателем и сотрудником.
5. Внесение сведений в электронный кадровый портал (если используется электронный формат).

Важно помнить, что в 2026 году новые бумажные книжки нельзя заводить, если у работодателя их нет в наличии. Поэтому в большинстве случаев используется электронный вариант.

Электронная трудовая книжка: особенности и преимущества

С 2022 года в России активно внедряется электронный трудовой документ. Его основные характеристики:

• Записи вводятся только с текущего места работы.
• Все сведения хранятся в единой базе данных ПФР и доступны работодателю в режиме онлайн.
• Позволяет быстро восстанавливать информацию в случае потери бумажного экземпляра.
• Не требует печати и хранения физических бланков.

Электронный документ может быть выдан на руки только по письменному запросу сотрудника, но законодательно нет прямых запретов или разрешений на такой формат выдачи.

Возможность выдачи трудовой книжки на руки

Вопрос о выдаче оригинала трудовой книжки работнику в процессе работы (не только при увольнении) остаётся открытым. По мнению Роструда, выдача возможна, если:

• Сотрудник официально запросил её в письменной форме;
• Это не противоречит внутренним нормативным актам организации;
• Не нарушаются требования к хранению и защите персональных данных.

Таким образом, выдача на руки разрешена, но не обязательна.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если сотрудник сообщает о потере, работодатель обязан:

1. Получить от него письменное заявление с указанием причины.
2. Запросить у предыдущего работодателя или в ПФР подтверждающие документы.
3. Оформить новый бланк (бумажный или электронный) в соответствии с действующими правилами.
4. Внести сведения о предыдущем опыте работы, если они доступны.

В случае невозможности собрать всю необходимую информацию, работодатель может вести электронный трудовой документ, где будут зафиксированы только те сведения, которые удалось подтвердить.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить новую бумажную книжку, если у работодателя есть бланки 2003 года? – Да, если они находятся в наличии, их можно продолжать использовать.
• Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году? – Для новых сотрудников без трудовой истории она не требуется; для существующих работников можно продолжать использовать старые бланки.
• Как восстановить трудовую книжку при утере? – Сбор оригиналов справок, выписок из ПФР и официальных данных, затем оформление нового документа.
• Можно ли выдавать трудовую книжку на руки? – Возможность есть, но нет однозначного запрета; решение принимается работодателем.

• Новую трудовую книжку можно оформить только по письменному заявлению сотрудника и при наличии достаточных подтверждающих документов.
• В 2026 году предпочтительно использовать электронный формат, однако бумажные бланки, изготовленные до 2026 года, могут продолжать использоваться.
• Выдача оригинала на руки разрешена, но не обязана быть обязательной.
• При потере или порче книжки работодатель обязан восстановить её, соблюдая требования ТК РФ и нормы ПФР.

Соблюдение этих правил позволяет избежать юридических рисков и обеспечить корректное документальное оформление трудовых отношений.