Вопрос о выдаче трудовой книжки на руки действующему сотруднику — одна из самых частых дилемм в кадровом делопроизводстве․ Многие работники просят документ для предоставления в банк при оформлении кредита, в визовый центр или для подтверждения стажа в других организациях․ Однако с точки зрения закона такая процедура имеет множество нюансов․

Можно ли выдавать трудовую книжку сотруднику, который продолжает работать?

Короткий ответ: нет, нельзя․

Согласно трудовому законодательству РФ, трудовая книжка является документом строгого учета․ Она должна хранится в отделе кадров или в сейфе работодателя и выдается работнику только в двух случаях:

• При увольнении: в последний рабочий день сотрудник должен получить на руки свою трудовую книжку (или справку СТД-Р, если ведется электронная книжка)․
• Временно: для оформления пенсии или получения иных социальных выплат (в этом случае выдача оформляется специальным приказом и распиской)․

Почему опасно выдавать книжку «просто так»?

Если работодатель отдаст трудовую книжку сотруднику по его просьбе (например, для банка), он подвергает себя следующим рискам:

1. Риск утери или порчи документа: Ответственность за сохранность книжки, пока она находится в организации, лежит на работодателе․ Если работник потеряет её, восстанавливать документ придется работодателю, что влечет за собой бюрократические сложности․
2. Риск внесения правок: Сотрудник может попытаться самостоятельно «подправить» стаж или записи, что является подлогом документов․
3. Административный штраф: За нарушение правил хранения и выдачи трудовых книжек работодателю может грозить штраф со стороны трудовой инспекции․

Что делать, если работнику нужно подтвердить стаж?

Если сотруднику требуется подтверждение его трудовой деятельности для внешних организаций, работодатель может предложить следующие законные альтернативы:

Выдача заверенной копии

Работодатель может сделать ксерокопию всех заполненных страниц трудовой книжки, заверить каждую страницу печатью организации и подписью руководителя․ Этого достаточно для большинства банков и консульств․

Справка с места работы

Оформляется стандартная справка на бланке организации, где указывается должность сотрудника, дата приема на работу и размер заработной платы․

Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК)

В условиях цифровизации трудовых отношений (переход на ЭТК), работник может самостоятельно получить сведения о своем стаже:

• Через портал «Госуслуги»: Заказать выписку из формы СТД-Р или СТД-СФР․
• В Социальном фонде России (СФР): Получить официальный документ о стаже․
• Запросить у работодателя: Работодатель обязан выдать справку СТД-Р по запросу сотрудника, если тот перешел на электронный формат․

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек․ Важно помнить следующее:

Бумажные книжки не исчезли: Если работник до 2021 года имел бумажную книжку и не писал заявление о переходе на ЭТК, она продолжает вестись в бумажном виде и хранится у работодателя․

Цифровой след: Электронная книжка исключает необходимость физического перемещения документа․ Все данные передаются работодателем в СФР в цифровом виде, что делает процесс подтверждения стажа прозрачным и быстрым․

Резюме для работодателя и работника

Чтобы избежать конфликтов и юридических рисков, придерживайтесь следующего алгоритма:

Помните: Соблюдение правил хранения трудовых книжек — это залог безопасности и спокойствия как работодателя, так и самого работника․