Вопрос об обязательности подписи работника «ознакомлена» в трудовой книжке (ТК) часто вызывает споры среди кадровиков и бухгалтеров. Давайте разберёмся, что говорит закон и практика, а также когда и как должна оформляться такая подпись.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка являеться основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В ней фиксируются все основные события: приём на работу, переводы, увольнения и т.д.
В статье 68 ТК РФ указано, что при приёме на работу работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, а также с коллективным договором.
Однако в самой статье 66 ТК РФ нет прямого указания на необходимость подписи «ознакомлена» в самой трудовой книжке. Это создаёт путаницу.
Где и когда ставится подпись «ознакомлена»?
В личной карточке работника
Согласно пункту 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225), работодатель обязан:
- Повторять в личной карточке (форма Т-2) запись, внесённую в трудовую книжку;
- Ознакомить работника с этой записью под подпись.
Это означает, что каждая запись в трудовой книжке дублируется в личной карточке, и именно там работник ставит подпись «ознакомлена».
В самой трудовой книжке
Подпись «ознакомлена» в самой трудовой книжке
ставится только в одном случае — при внесении записи об увольнении (прекращении трудового договора).
Согласно пункту 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек:
При увольнении работника все записи, внесённые в трудовую книжку за время его работы у данного работодателя, оформляются в установленном порядке и должны быть заверены подписью работника об ознакомлении с каждой записью.
Это единственный случай, когда работник ставит подпись непосредственно в трудовой книжке.
Что делать с другими записями?
Если речь идёт о приёме на работу, переводе на другую должность или других изменениях, то:
- В трудовой книжке, запись вносится без подписи работника;
- В личной карточке — запись дублируется, и работник ставит подпись «ознакомлена».
Таким образом, подпись «ознакомлена» в трудовой книжке не требуется, кроме случая увольнения.
Как подтвердить ознакомление, если работник отказывается подписывать?
Если работник отказывается ставить подпись, работодатель должен:
- Попросить работника письменно объяснить причину отказа (составить акт);
- В акте указать, что работник был ознакомлен с записью, но отказался подписывать;
- Подписать акт с указанием даты и времени;
- При необходимости, привлечь свидетелей.
Такой подход позволяет избежать споров и подтвердить, что работник был ознакомлен с записью.
Примеры и образцы
Образец записи в трудовой книжке при увольнении
| Содержание записи | Подпись работника |
| Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. | Ознакомлен _______________ /Иванов И.И./ |
Образец личной карточки (форма Т-2)
Раздел «Сведения о работе»
| Дата | Сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование документа, на основании которого внесена запись | Подпись работника |
| Принят на должность менеджера по продажам | Приказ № 45 от | Ознакомлен _______________ /Иванов И.И./ |
Ответственность работодателя
Если работодатель не ознакомит работника с записью в трудовой книжке (в личной карточке), это может привести к:
- Спорным ситуациям при проверках трудовой инспекции;
- Возможным трудовым спорам;
- Отказу в признании записи действительной.
Поэтому ознакомление под подпись — это не формальность, а обязанность работодателя.
- Подпись «ознакомлена» в трудовой книжке ставится только при увольнении.
- Во всех остальных случаях (приём, перевод) подпись ставится в личной карточке (форма Т-2).
- Если работник отказывается подписывать, необходимо оформить акт об отказе.
- Ознакомление под подпись — обязанность работодателя, которая помогает избежать споров и подтверждает законность внесённых записей.
Таким образом, не нужно требовать подпись «ознакомлена» в трудовой книжке при приёме на работу или переводе. Достаточно внести запись в трудовую книжку и продублировать её в личной карточке с подписью работника.
Полезные ссылки
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
- Трудовой кодекс РФ (статьи 66, 68)
- Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Дата публикации статьи: 21 мая 2026 года.